这是吉姆妮第40篇原创

01

说正题之前，我要先讲一个恐怖故事。

我工作的第二年，有一次，直属上司孩子生病，陪着去医院了，临时委派我一个任务：

给公司的几位boss汇报我们组的项目进度。

留给我的准备时间不多，但也算充裕，我用3个小时做了一套自认为漂亮的PPT，端着笔记本电脑，哆嗦着进了会议室。

房间里坐了一桌子的领导——我清清嗓子——按下电脑开机键——电脑不亮——我再次按开机键——还是不亮。

我绝望地狂按了几下，奇迹没有发生。

我的电脑，点不亮了。

我故作镇定：

“啊…呃…电脑有点小问题，暂时无法启动，这样，我口头向各位领导汇报一下我们的项目进度。”

你会问，那后来呢？

后来，我当然是说的颠三倒四，主次不分，一会儿说开发时间线，一会儿说项目质量……

后来我修好了电脑，恢复了文件之后，发现我只汇报了原内容的三分之一！

而那三分之一，还说的颠三倒四，主次不分……

通过这则恐怖故事，我领会了汇报工作的前两个原则：

1.永远不要让自己陷入“没有PPT就不能完美汇报”的境地！
做完PPT，一定要再整理一份浓缩版的汇报内容，牢牢记在心里；
2.永远记得做完PPT要备份到U盘！自己电脑出问题时，可以马上换电脑继续汇报。

后面几年的工作中，我又陆续整理了一些汇报工作的要点，都是你肯定能遇到的常见场景，分享给刚入职场的小宝贝们。

（我这人没别的优点，就是会挨打记着疼，尽量不再犯……）

一、汇报工作之前，我们需要做什么？

准备：分析你的听众

参加这次会议的都有谁？领导？同事？甲方？乙方？还是都有？

不打无准备之仗，是一个职场人的基本素质。

有一次，我们公司的外包商过来汇报工作，我方的高管都在，但是对方只派了几个技术人员——

这倒没什么，关键是，这几个技术人员，说着说着就high了，开始冒出一般人听不懂的技术术语，还时不时抛出一些只有内行人才懂的梗……

可能他们自己觉得很风趣，很幽默，但我们这边不懂技术的高管们，早就开始面露不悦了。

其实，对方只要加一个商务人员，就完全可以解决这个问题。商务人员的情商相对高，更会察言观色，控制局面，说不定还可以挽救这场糟糕的会议。

时间：“10/30法则”

“10/30法则”——这个法则的意思是：

如果在会议安排中你有30分钟的时间，那么用10分钟左右来讲述你的汇报内容，剩下的时间留给同事们进行讨论。

也就是说，如果会议议程上为你安排了半个小时的发言时间，不要想着把这半小时都用来汇报，你在做PPT，准备汇报内容的时候，就当自己只有10-15分钟时间。

原因有二 ↓↓↓

  • 汇报过程中有可能遇到无法令你忽视的提问，必须立刻回答，势必会延误你的汇报时间，所以要提前考虑这个变量；

  • 不论是什么样的汇报，“反馈”都是非常重要的，可以说，是最重要的。如果大家有什么疑问，却没时间提出来，对任何一方都是损失。

二、汇报过程中，人们注意力不集中怎么办？

平时开会的时候，我经常看到一个现象 ↓↓↓

汇报的人在上面巴拉巴拉说，底下的人要么抠手机，要么敲电脑，要么眼神放空根本没在听。

尤其是普通员工，面对高层领导做汇报的时候，这种现象更普遍。

其实也不能完全责怪他们。很多高管已经早早学会“多任务处理”的技能，他们能一边察看手机，一边注视电脑，同时还听着你说的话，所有的一切都是同时进行的。

话虽这么说，我们作为汇报者，还是希望同事们能够把内容听进去，想达到这个目的，有如下几个小建议：

  • 在一开始就阐述并明确这个议题的价值和重要性，然后迅速转移到核心观点，以维持同事的注意力。

  • 提前估算好每个部分的时间，随时进行会议进度检查，保证在规定时间内把重要内容说完。

三、汇报过程中，领导提前离席了怎么办？

为了预防这种情况发生，我们要做的，就是为汇报制作一个电梯游说版本。

即：整理一份汇报内容的高度浓缩版，3-5分钟保证能说清楚。

这样，即使领导要提前走，再争取5分钟时间，把你的重要内容表达清楚即可。

四、最后一条：千万不要把工作汇报当成公共演讲！！！

如果你看过或者听过有关演讲的培训，下面这些技巧你一定不陌生：

  • 开场白要震撼；

  • 讲故事。数据和图表不会直抵人心，但故事可以；

  • 身体语言要适当夸张，吸引别人的注意力；

  • 丰富的多媒体资料，等等。

这些建议都很好，但是……

它们并不适用于公司的工作会议。

因为，在参加充满时间压力的公司会议时，你的汇报最不需要的，就是各种花里胡哨的修饰。

同事们希望的是，你的信息传达能够做到快速、清晰、简洁，这样他们才能以最快的速度做出反馈和决定。