备案单证不仅是办理出口退税业务的必要材料，也是税务机关查处企业骗取出口退税的重要突破口。企业在出口退税业务中，应当如何进行单证保管备案？

国家税务总局对于单证备案规定了明确的责任和义务条款，企业未按规定保管、提供备案单证或者提供虚假备案单证时，将面临相应行政处罚措施，甚至可能被追究骗取出口退税刑事责任。企业对此务必加以注意，在办理出口退税业务过程中，要严格遵守备案单证相关规定，防范涉税风险。建议应从以下几方面入手：

熟悉备案单证的范围

根据《国家税务总局关于发布<出口货物劳务增值税和消费税管理办法>的公告(一)》（[2012] 24号文）规定，出口企业和其他单位办理出口退税时，应当提交办理出口退税相关原始凭证。包括：增值税专用发票等抵扣凭证，增值税专用发票、出口货物报关单、其他备案单证。

其中，其他备案单证是指出口企业办理出口退税需要留存，以备主管税务机关核查有关单据。包括：外贸企业购货合同、生产企业收购非自产货物出口的购货合同（包含一笔购销合同下签订的补充合同等）、出口货物装货单、出口货物运输单据（海运提单、航空运单、铁路运单、货物承运单据、邮政收据等承运人出具的货物单据，以及出口企业承付运费的国内运输单证）。若有无法取得此类原始单证，出口企业可用具有相似内容或作用的其他单证进行单证备案。除另有规定外，备案单证由出口企业存放和保管，不得擅自损毁，保存期为5年。

熟悉备案单证的相关法律规定

《国家税务总局关于发布<出口货物劳务增值税和消费税管理办法>的公告》（[2012] 24号文）第十三条第一款第二项规定，未按规定装订、存放和保管备案单证时，主管税务机关应按照《中华人民共和国税收征收管理法》第六十条（由税务机关责令限期改正，可以处二千元以下的罚款；情节严重的，处二千元以上一万元以下罚款）规定予以处罚；第三款规定，出口企业提供虚假备案单证，主管税务机关应按照《中华人民共和国税收征收管理法》第七十条（由税务机关责令改正，可以处一万元以下的罚款;情节严重的，处一万元以上五万元以下的罚款）规定处罚。

《关于出口货物劳务增值税和消费税政策的通知》（[2012]39号文）第七条第一款第四目规定，下列出口货物劳务，不适用增值税退（免）税和免税政策，按下列规定及视同内销货物征税的其他规定征收增值税：出口企业或其他单位提供虚假备案单证货物。第九条第二款第五目规定，发生增值税、消费税不应退税或免税但已实际退税或免税的，出口企业和其他单位应当补缴已退或已免税款。

《国家税务总局关于<出口货物劳务增值税和消费税管理办法>有关问题的公告》（[2013]12号文）第五条第八款规定，出口企业或其他单位未按规定进行单证备案（因出口货物的成交方式特性，企业没有有关备案单证的情况除外）的出口货物，不得申报退（免）税，适用免税政策。已申报退（免）税的，应用负数申报冲减原申报。

熟悉备案单证检查方法

备案单证制度是将备案单证作为企业办理出口退税的一项必备材料，并规定企业应当存放和保管。这有利于税务机关在日常管理、纳税评估、税务稽查过程中，通过调取企业备案单证，验证出口货物国内采购、物流、出口的真实性，为税务机关防范和打击骗取出口退税违法行为起到了积极作用。

以往税务稽查部门发现出口企业涉嫌骗税之时，会先检查上游企业是否虚开发票，再查下游企业是否虚报出口。以查虚开为前提，以查发票为主线，通过到企业查账查单或发函协查等方式取得相关证据。但随着骗税分子反稽查能力提高，采取短期暴力虚开，迅速注销、走逃的情况下，税务机关往往难以取得虚开证据，或者即使取得了虚开证据，也难以采集到完整的骗税证据。针对此种情况，税务机关转变稽查思路，采用“逆查法”，即从备案单证入手，检查有无备案单证及备案单证的真实性，判断企业出口业务具体情况，从而锁定企业假出口骗税证据，并检查上游开票企业，确定虚开情况，由此形成骗取出口退税的完整证据链条。

在实践中，排除部分犯罪分子故意造假行为，还存在企业无法取得部分备案单证情况。如出口企业与外商签订常年供货的框架协议，平时根据外商订单进行出口，并没有单独合同，但是为了满足税务机关备案单证要求，不得不人为“制造”出口合同；在海关实行无纸化通关之后，出口企业可能无法取得出口货物装货单；陆运单据大多手工填写，存在随意填写、涂改的情况，甚至存在单证内容与其他出口单证内容不一致等。企业如果用以上单证进行备案，可能被税务机关认定备案单证虚假，从而存在不能退税的风险。因此，企业应当及时报告税务机关处理并保留相应证据，在税务机关日常检查和税务稽查时，抓住机会进行充分沟通和陈述申辩，并运用行政救济手段充分维护自身合法权益。

2018年5月29日，海关总署公布了《海关总署关于修改部分规章的决定》（海关总署令第240号）和《海关总署关于废止部分规章的决定》（海关总署令第241号），修改或者废止了84部现行规章，大幅精简海关单证。随着海关单证精简，未来企业出口退税备案单证也会逐步向无纸化方向发展，备案单证制度的相关规定也将面临修订。企业在办理出口退税业务过程中，要不断关注最新政策变化，及时更新相关税收知识。

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本文内容资料来源于：外贸单证中心、海运网等

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