干货 | 给教授的邮件该怎么写？|163

出国读书，永远绕不开的一件事就是“给教授写邮件”。无论是在留学申请阶段跟教授联络、套磁，还是入学后交作业、和教授沟通学术问题，统统都需要先写邮件。但发给教授的邮件到底应该怎么写？有些“雷”恐怕你踩了都不自知。小智今天就带着大家聊聊给教授写邮件这个技术活！

写邮件常见雷区

我们先来看看下面这封邮件：

Title：HELP!!!!!

To:

Mr. Tom

Time:

2019-09-04 22:37:02

Greeting Sir,

Hope to c u soon.

Love,

Jerry

(注：idk=I don't know)

简单来说，这个邮件踩的雷包括：

邮件表述不正式

内容失当

没有问候

字里行间满满的错误拼写

语气颐指气使

……

这个案例当然十分夸张，但大家却可能在不经意间犯和上面邮件一样的错误，甚至不自知。

这些问题都反映出学生并不知道如何和教师进行有效的邮件沟通。

如何正确地写邮件

1.邮件主题

邮件主题是要最先确定的，外国人喜欢的邮件主题重点在于一定要“简单明了直切核心”，在15个单词以下说明白你是要干嘛。

比如说这封邮件，主题就可以叫

“WeekX Homework &

Questions about Mid-term Exam”

加标点8个词搞定，确保一行可以显示出来。

有同学可能觉得主题要先打个招呼，小智这里告诉你可千万别！很多垃圾广告邮件都是“Hi this is XXX …”作为主题的，教授可能一晃眼看都不看直接删了…

另外，有些同学或因匆忙而忘记填写邮件标题，但是邮件主题空着不填也是教授的重要雷点。

2.邮件开头称呼

和在国内写信一样，邮件第一行肯定是称呼，这个原则其实很简单—教授喜欢就好。

一些学生邮件的正文开头就是“Hi”,却没有“您好”或“下午好”的基本问候，显得礼貌不足。

一般来说，有两种情况：

教授比较喜欢严肃正式的称呼

这种情况下一定要写“Dear Professor + 教授的姓”，比如

“Dear Professor Jefferson”

如果教授的头衔不是Professor，而是Dr. 啦，Dean啦啥的，就要相应把Professor替换一下。，头衔可以在学校官网查。如果教授是女士，也可以使用“Ms. /Mr.” 需要强调的是前者只适合已婚女士，如果不确定婚姻状况最好选后者。然后看教授回复的落款是啥头衔，接下来写的邮件就用什么头衔就好啦！

教授比较有亲和力

这种情况下，一般你写过第一封很正式称呼的邮件后，教授可能会回复你说以后叫他XXX就行了，那么你以后写就可以直接“Dear XXX”或者“Hi XXX”，轻松愉快。不过第一封邮件千万不要贸然直接用教授的名哟，不管怎么样，都先假定没有接触过的教授是喜欢严肃正式风格的，这样比较保险。

3.邮件正文

关于真正要说事情的邮件正文，小智的个人建议是，不管你要说的事情有多么麻烦，正文都不要超过三段！

第一段

打招呼问好自我介绍，然后直切主题告诉教授今天你写邮件的目的。作为学生的我们，语法不用太复杂，写的随和礼貌客气就好！比如可以先打招呼说

“Good morning”

然后自我介绍

“My name is XXX and I am from XXX class”

接下来直切主题说

“I am writing to hand in my week X homework and I have some questions about our Mid-term exam ”

第二段

详细介绍你想做的事情，想问的问题，不管是背景也好，理由也好，解释也好，任何想仔细说说的细节都放在第二段。比如今天除了交作业，还要问期中考什么时候以及有什么学习建议，那么我们就可以说

“May I know when will we have our Mid-term exam?

And if possible, could I have some advice from you about the exam preparation?”

切记多用礼貌的问句，提出任何请求的时候都决不能用“I want”，一定要用 “May I” “Could I” “Would it be possible” “I was wondering if” 这种超温柔的语气！

最后一段

用来客气，表达感谢啦，提醒邮件有附件啦，不好意思占了教授时间啦，表达如果教授需要，自己可以提供更多信息啦，还有如果是比较麻烦的请求可以给个台阶说知道教授忙，没空也没关系什么的。没啥太复杂的要感谢，简单结尾先说

“Please find the attached file for my homework”

然后说

“Looking forward to hearing from you”

和

“Thank you very much”

就行啦！

三段的长度已经足够长了！小智相信同学们都很了解“太长不看”是种很正常的心态！

4.邮件落款

落款相对来说就很简单了，可以选择用：

Best Regards, Regards,

Sincerely, Thanks

然后加上中文名（英文名）中文姓

比如：

Regards,

Xiaohong (Lily) Wang

注意!!不要把系统自动的“邮件从iPhone发出”当成邮件结尾，一定要写上自己的名字或者设置邮件前面，结尾不要忘记祝福语。

这里给你介绍的都是最最基本的表达方式，给同学们一个不会出错的开头，但是写邮件是门学问，平时多观察别人的邮件，不断的积累会对邮件语句的多样性有质的提高哦！

最后附上一些写邮件的小Tips

有效的写作表达需要根据阅读对象、写作目的和写作类型来调整语言表述。给朋友发emoji表情、缩略语当然没问题，但对教授来说就非常不合适。

教授们都很忙的，邮件如果秒回那肯定是超nice，但是如果没有秒回，千万不要接二连三发着催哟！耐心等几天，比如5天之后还没回音就再礼貌追加询问一下，但不要鲁莽的直接问“你收到我上封邮件了吗”，要委婉的提起“您最近好嘛，在上周的邮件里提到的问题我还是很希望得到您的建议”之类的。

每一封邮件发出去都要多检查几遍！语法错误和拼写错误实在是太减印象分啦。

一些学生给教授写邮件时，全篇都是正事：课程大纲、成绩、缺课、作业...无法面对面交流的情况下，只谈正事容易让人感觉冷冰冰。

写邮件要有“人性”并不是指拍教授的马屁，但可以在邮件中提到教授在课堂上讲到某一部分很有帮助，或者分享一些你认为与课程有关的新闻链接。借由这种形式也能够逐渐与教授建立良好的关系。

如果发邮件问教授的内容，是自己很容易就能查得到的内容，就显得很不走心。但是如果在写邮件时提到自己以及查过课程大纲、问过同学，才来找教授询问，就显得自己非常负责。提问前先思考这个问题自己能不能得到答案，不要做“伸手党”，教授都喜欢聪明勤奋的学生！

如果得到了教授的邮件回复，或者是教授发了什么材料给你，最好都要写个简单的邮件表达“谢谢”，很多同学可能觉得没必要，但是其实这是一种很好的和教授逐步建立关系的方式哟！

简洁！简洁！简洁！太长真的没人看！但是尽量不要用缩写哦。

看到“idk what 2 rite about in my paper can you help??”，教授可能会觉得火星文一样莫名其妙，“I am writing to ask about the topics you suggested in class yesterday.” 就更让教授感到舒适。对于留学生而言，语法和拼写更容易出错，也容易出现词不达意的现象，发邮件前要注意检查。

联系教授一定要用学校邮箱而不是私人邮箱哦！

很多教授觉得现在学生提要求时过度理直气壮。

比如学生想要立刻获得帮助、希望消掉缺课记录或认为迟交作业的理由应该被教授接受而不受惩罚，但这些在教授看来恐怕都是不负责任的行为。

试想一下，教授打开邮件后看到这样的内容会是什么心情：“抱歉我今天缺课了，因为我喝多了，发邮件就是确认下我没错过什么重要内容吧？？”

如果真的做错了，就需要主动承担，首先要做的是在邮件中承认自己的错误或不足：“我没有充分安排好时间，我接受您对迟交作业的任何惩罚。”在此基础上，在结合一些理由为自己求情，会比直接为自己开脱好看一些。

一旦教授回复邮件，一定要再次回复，表达感谢或已经收到邮件。

智友留学正式开始线上微信群运营工作啦~

我们会在微信群里帮大家答疑解惑

并每周会围绕一个留学申请的小话题开展一次小讲座!

内容干货、回复即时，帮你解决大量碎片化问题

欢迎感兴趣的小伙伴加入!

进群方式：