经常制作带有很多数据的幻灯片，虽然使用表格来存放数据很方便、很有结构性，但是在做演示时对于观众而言数据的含义还是不够直观。能否将如图5-47所示的数据以图形化的方式呈现给观众，让数据含义一目了然？

图5-47 希望以图形化方式呈现的表格数据

1 解决方案

为表格中的数据创建图表，使表格数据视觉化，易于理解。

2 操作方法

使用占位符中的“插入图表”按钮

步骤1 单击占位符中的“插入图表”按钮，如图5-48所示。

图5-48 单击占位符中的“插入图表”按钮

注意：并非所有幻灯片的占位符中都包含“插入图表”按钮。使用占位符中的“插入图表”按钮只适用于新建的幻灯片，此时占位符中还没有添加任何内容。一旦占位符中添加了内容，则不再显示“插入图表”按钮，这时要插入图表就需要使用功能区中的命令来操作了。

步骤2 打开“插入图表”对话框，左侧列表显示了图表大类，右侧显示了在左侧选择某类图表后其包含的图表子类型。这里选择柱形图中的“簇状柱形图”，如图5-49所示。

图5-49 选择柱形图中的“簇状柱形图”

步骤3 单击“确定”按钮，在幻灯片中插入一个默认图表，同时自动启动Excel应用程序，并在Excel工作表中显示图表默认使用的数据，如图5-50所示。

图5-50 自动创建的图表及其默认使用的源数据

步骤4 切换到PowerPoint中包含数据表格的幻灯片，通过鼠标拖动选择表格的所有单元格，然后按【Ctrl+C】组合键。

步骤5 切换到Excel工作表中，右击A1单元格，在弹出菜单中选择“粘贴选项”中的“匹配目标格式”命令，如图5-51所示。

图5-51 将PowerPoint中的表格数据粘贴到Excel工作表中

步骤6 粘贴数据后的Excel工作表如图5-52所示。

图5-52 将实际数据从PowerPoint粘贴到Excel中

步骤7 切换到PowerPoint中，发现已将实际数据绘制到图表中，但多出一个“类别4”，如图5-53所示。

图5-53 将实际数据绘制到图表中

步骤8 切换到Excel工作表中，D5单元格右下角有一个蓝色标记。将鼠标指向该标记，当鼠标变为斜向双箭头时，将标记从D5单元格向上拖动到D4单元格，确保蓝色边框线仅包围A1：D4单元格区域，如图5-54所示。

图5-54 重新调整绘制到图表中的数据范围

步骤9 切换到PowerPoint中，看到图表已经正确显示，步骤7中的“类别4”已经消失不见了，如图5-55所示。

图5-55 正确显示图表

使用功能区中的“图表”命令

选择要插入图表的幻灯片，然后单击功能区中的“插入”→“插图”→“图表”按钮，打开“插入图表”对话框，剩下的操作与上一种方法完全相同。

3 原理分析

制作图表的一般步骤

制作图表的一般步骤如图5-56所示。

图5-56 制作图表的一般步骤

1、分析数据：分析原始数据的逻辑，为下步确定图表类型做准备。

2、确定类型：通过上一步对数据之间的关系的分析，确定哪种类型的图表最适合展示数据。

3、转换数据：创建指定类型的图表并使用真实数据替换图表中的默认数据。

4、设置布局：根据实际需要，添加或删除图表元素，定制图表布局。

5、设置格式：美化图表中各元素的外观，让图表看起来更精致、更专业。

4 知识扩展

PowerPoint 2010中可以创建的图表类型

表5-1列出了在PowerPoint 2010中可以创建的11大类图表的名称、特点、用途以及图表子类型的数量。

表5-1 图表名称、特点、用途以及子类型的数量

图表名称

特点

用途

子类型数量

柱形图

将数据的类别分布在水平轴上，将数值分布在垂直轴上

用于显示一段时间内的数据变化，或显示各项之间的数据比较情况

19个

条形图

轴标签过长或显示的数值是持续型的

用于显示各个项目之间的比较情况

15个

折线图

类别数据沿水平轴分布，值数据沿垂直轴分布

用于显示随时间而变化的连续数据

7个

XY散点图

散点图有两个数值轴，将这些数值合并到单一数据点并以不均匀间隔或簇显示它们

用于显示若干数据系列中各数值之间的关系，或将两组数绘制为xy坐标的一个系列

5个

饼图

饼图中的数据点显示为整个饼图的百分比

用于显示一个数据系列中各项的大小与各项总和的比例

6个

圆环图

与饼图类似，但是可以包含多个数据系列

与饼图类似

2个

面积图

显示所绘制的值的总和，或部分与整体的关系

用于强调数量随时间而变化的程度

6个

曲面图

与地形图类似，颜色和图案表示同数值范围区域

用于找到两组数据之间的最佳组合

4个

气泡图

使用X和Y轴的数据绘制气泡的位置，然后使用第3列数据来表示气泡的大小

气泡图没有分类坐标轴，包含的都是数值坐标轴。用于描绘3类数据之间的关系

2个

股价图

特殊的图表，需要根据股价图的子类型来选择合适的数据区域

用于显示股价的波动，也可用于科学数据

4个

雷达图

每一个分类都有自己的坐标轴

用于显示数据系列相对于中心点以及各数据分类间的变化

3个

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