决定做事效率的并非时间,而是对事情所处形势的认知、对事情的重视程度,做事情的习惯和方法。
现在的人工作都挺忙,在公司忙了一整天,工作完成不了,时不时还需要加个班,一天24小时似乎不够用,被工作所淹没,自己也没有得到进步和提升。
这样的现象,是“帕金森定律怪圈现象”之一。
什么是帕金森定律, 帕金森定律是官僚主义或官僚主义现象的一种别称,也可称之为“官场病”、“组织麻痹病”或者“大企业病”。
它源于英国著名历史学家诺斯古德·帕金森1958年出版的《帕金森定律》一书,“帕金森定律”与“墨菲定律”和“彼德定律”并称为二十世纪西方文化三大发现。
帕金森经过多年调查研究发现,一个人做一件事所耗费的时间差别如此之大。
特别是在工作中,工作会自动地膨胀,占满一个人所有可用的时间,如果时间充裕,他就会放慢工作节奏或是增添其他项目以便用掉所有的时间。
帕金森定律表明:只要还有时间,工作就会不断扩展,直到用完所有的时间。
在徐志晶著写的这本《帕金森定律》里,就将工作事情处理不完的现象,称为帕金森定律怪圈现象之一。
作者在帕金森定律之时间法则这一章,就给出建议,帮助我们如何有效管理时间,从而提升自己工作效率。
一 利用好碎片化时间
同样是24小时,不同的人却做了不同的事,取得了不同的效果,原因就在于对那些看似不起眼的碎片化时间的利用不同。
因此我们回忆一下每天的事,分析哪些时间可以利用起来。
不要小看了碎片时间,每天累积起来的时间也不少了。
比如坐车时,喜欢玩手机,刷游戏,不妨改成听一听能提升个人能力的节目,类似外语,他人的心得,学习他人的经验;
或者随身携带书,利用电子书,有空闲时看一看;
利用空余时间,处理一些不太重要,不太紧急的事情,例如回个电话,发个邮件等;工作空隙,可以做做拉伸,小小的运动。
这些只是举例,怎么利用碎片化时间,每个人情况不同,可以按自己情况来安排。
二 科学管理时间
从心理学原理来说,管理时间的实质,其实就是管理自己。科学管理时间,就是利用人们心理对时间的感知来安排事情,从而提升效率。
利用好闹钟或提醒,设置好工作的节奏,避免浪费时间。
比如打游戏,就是一种浪费时间的行为,为了防止自己沉浸其中忘了时间,设定闹钟和提醒很有必要,一旦设置的时间到了,马上停止。
将手中的事情进行适当的融合和编排。
将不同类型的事情,相互穿插进行,不要一直做某单一类型的事情。这样反而效率更高
将喜欢的事,与不喜欢的事,穿插搭配
做喜欢的事,时间会过得快,不喜欢的事会觉得时间较慢,如果两者交叉搭配,做事会更有效率。
三 时间管理原则
时间管理的原则,就是会安排做事的顺序和方法,先从重要的事做起。
比尔盖茨的原则就是“抓大事,放小事;抓正事,放杂事;抓要事,放闲事”。
我们普通人虽然没有比尔盖茨那么忙,但事情多起来也是手忙脚乱,要学会按照事情的大小、轻重缓急来安排事情的顺序。
作者分享了这样的经验:
1. 在一张白纸上写下明天要做的六件最重要的事;
2. 按事情对于自己的重要性进行排序,并依次标上阿拉伯数字;
3. 第二天,先做最重要的那件事,直至达到自己预期的目标;
4. 随后按同样的顺序和方法做第二件事、第三件事......
5. 坚持每天这样做,直至养成习惯
很多时候,我们做事没有效率,让时间悄悄流逝,就是我们没有管理时间的原则。学会管理时间的原则,学习提高自己的工作效率。
四 合理计划,科学设限
做任何事情,最好有一个合理规划,我们才能按照预定路线,一步一步走向目标。
一项关于消费心理学的研究表明,目标越明确,越容易实现目标。合理计划能让我们明确目标。
列出工作事项
1. 在笔记本空白面中间画上一条竖线,从上到下标出一天的时间轴。然后在左侧区域列出当天的计划,主要的目标事件不要超过三个,要聚焦关键目标。右边留白,用于填写第二天的总结。
2. 按所列计划,有序开展一天的行动
3. 按照计划和进度,在时间轴右边写下完成情况。
4. 对比分析,确定影响效率的因素
5. 将左右两边的数据进行对比,找出实际与计划不符的地方,并分析原因。
6. 针对总结分析原因,针对原因,调整自己的计划。
有了规划,我们才能知道走了多远,距离目标还有多远,才能根据情况调整计划。
五 重视拖延成本
每个人都会或多或少的拖延毛病。拖延背后有一定的心理原因:自我价值感不足、做事情信心不足、做事情分心、得到反馈的时间延迟。
不管哪种原因,我们都不想拖延,不想浪费时间。作者进行给出了三个方法建议,来避免拖延
1时间统计法
将自己的行程和安排,放进手机日历,或者记录在工作本上,借助工具来提醒自己。同时对自己每天,每月的时间安排进行清算。看看我们是否有效的利用了时间。
2 具体目标设定法
将每个目标,分解成一个一个的小目标,这样会觉得任务比较简单,每完成一个小目标,可以增加自信心,避免信心不足带来的拖延。
3 时间限定法
为事情按照一个明确的时间界限,比如九点到十点做某事,这样明确的时间划分,会让工作比较专心,工作内容更具体,减少分心。
拖延会让人产生极度焦虑,我们不如正视它,督促自己将事情尽快处理掉,这样才是最好的解决办法。
在以上的时间管理之外,我们还要注意被我们忽视的,随意浪费的时间,譬如发呆、聊天等,工作桌面和环境的杂乱也影响工作的效率,这些都要注意。
决定做事效率的并非时间,而是对事情所处形势的认知、对事情的重视程度,做事情的习惯和方法。
作者给出的这些时间管理办法,可以帮助提升工作效率,跳出“帕金森定律怪圈的时间管理现象”,让工作效率最大化。
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