榆北小保当公司掘进区：自动化办公系统让管理实现“精细化”|163

发了微信，想知道对方是否已查收怎么办？

每月各类学习内容太多，职工找不到怎么办？

家里有急事，需要请假，签不了假条怎么办？

纸质版工程质量验收、工作量记录不能随时公布怎么办？

区队人员多，班组多，每班填写纸质A卡、到月底算分太繁琐怎么办？

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以前，榆北小保当公司掘进区日常管理中也一直被上述问题所困扰。

为了响应公司智慧化矿山建设的号召，满足精细化管理的要求，该区队于2019年9月引入了公软件自动化系统，从此，一部手机，一款APP，即可解决所有以上困扰。

让内部沟通更加顺畅

启用办公自动化系统之前，该区队将微信作为内部沟通工作的平台，员工之间要想沟通工作需互加好友后才可以完成。

群里发的通知，通过微信发消息并不能清楚对方有没有看到消息，往往会跟上一片“收到”“好的”，究竟谁收到谁没收到，要一个个统计，导致办公效率极低。

通讯录，人员信息更“透明”。该系统手机端APP通讯录的组织架构层级分明、人员信息清晰，管理员只需在软件后台将每个人的姓名、岗位、电话、宿舍号等详细信息录入进去，区队内部职工仅需检索姓名，便可以快速定位查询到这些信息。

群通知，“人以群分”。办公自动化APP完全可以将工作与生活自然区分开来，通过通讯录可以快速建立班组群、跨班组业务群，群成员全部实名制，群发出去的内容，不需要大家回复收到，谁浏览了谁没有浏览，发送者一目了然，对于没有浏览内容的职工，还可以提醒浏览，通知效率大大提升。

让信息精准传达

启用办公自动化之前，区队所有消息在微信群中通知，某些重要通知容易被其他各类消息“淹没”。微信群里分享的各类作业规程、安全措施、规章制度等文件长时间未保存往往会过期，即使保存了，时间久了也可能不小心被清理。

公告，重要通知精准传达。办公自动化公告，不限时不限量，公告可按特定班组、人员灵活设置传阅范围，支持图片、附件等多种内容上传，有效的避免了群通知被“淹没”的现象发生。

会议文件盘，打造区队内部知识共享平台。管理员通过后台建立党建类、技术类、安全类、机电设备类、制度类等文件夹，将对应的文件上传文件盘，供员工随时随地学习和下载。利用文件盘，真正让小保当公司无纸化办公走向一个新的起点，不仅节省纸张，更减少了工作量。

让业务流程数据化

员工用纸质版的请假条时，需分别经班组长、区长或书记签完字后整个审批流程才算走完。每当要轮休，轮休人员都要拿着请假条到处寻找领导的“足迹”。

以前，员工只有在班前会通过值班人员汇报，才可了解工作面进展情况，休长假的员工归队后有可能并不能清除井下具体情况，“糊里糊涂”就入井，存在着一定的安全隐患。

线上审批，员工无需到处跑。如今，利用办公自动化APP审批模块，职工公出或者轮休，可以通过软件，将申请单分级推送到指定审阅人手机上，使审阅人随时随地都可以进行查看、审批，审批流程更简单、更便捷。本来可能需要一个上午才能审批完的流程，现在几分钟就能完成。

工作量汇报，区队工作进展透明化。班组长、验收员在每班结束后利用工作量汇报模块，将本班的工作量和验收结果汇总进行汇报，区队所有员工可通过该模块第一时间查看井下工作进度及相应状况，从而让区队工作进展透明化，有助于提高工作效率。

智能A卡，让算分不再是一项“工作”。自从在办公自动化系统中开发出智能A卡模块后，班组长在升井途中就可以给班组人员打分，大大缩短了班后会的时间，月底导出excel打分表，用公式就可以算出班组人员个人得分。相比以前班组长月底需专门抽出时间来算分这一情况，智能A卡的启用，提高了效率，也能让个人得分更准确。