外所合伙人谈如何写好英文邮件和修炼内功

BY Leslie法商学院陈苾

这几天在“国际法商实务英文课”里讲如何写英文邮件，感触颇深。

回忆起自己在低年级律师阶段，每写一封邮件都是战战兢兢，即便是发送给律所内部的邮件，在写完之后也会自导自演一出丰富的内心戏。

比如时常想象合伙人或是高级律师收到我的邮件后，嘴角会不会微微上扬，露出讽刺的讥笑？

经常出现打下每句话的时候都在脑子里琢磨，这样写是否礼貌，但又有点担心显得过分卑微，以至于在鼠标移动到发送键以后，还能再改上三遍。

估计因此阵亡的脑细胞，不亚于参加一场写作考试中牺牲的数量。

读到此处，是不是有朋友脸上不由自主地泛起会心地微笑？

为什么有内心戏?为什么有反复的检查和考量？

究其原因，其实是因为我们对英文内功的修炼还没有到可以随心所欲发力的程度。如同真正的武林高手一定不是见招拆招，如果达到独孤求败，人剑合一的境界，自然能信手拈来，一剑封喉，却也用不着用力过猛。

那怎么修炼英文内功? 是不是真的网上大家常见的7天速成、15天或者一个月速成的方法呢？

答案显而易见：没有！

词汇的储备

我们对每个词的意思都有深刻的理解吗？近义词和同义词之间的细微差距我们理解吗？我们有足够的词汇储备能够取代我们常用的那么一两个词吗？

经常我们以Ithink来开始一个句子。

I think能够表达丰富的意思吗？如果是我确信的事情，我们是不是可以说，I believe? I have no doubt that。如果我不确定，是不是我可以说，I suppose？it seems to me that? 表达我的观点时，我是不是可以说，as far as I am concerned?From my perspective?

最近有一期英文课在讲解近义词的时候，我们讲到了novation和assignment在法律英语中的语义差别。很快就有同学在项目投标评审中遇到了NovationAgreement。他之前觉得novation 这个词比较生僻，没想到立刻在实际工作中就用到了。

法律语言和商务沟通要求我们在有限的载体上，传递最精确和恰当的内容。在写邮件的时候，丰富的词汇储备使我们能快速寻找到最合适的词汇，表达我们沟通的目的，快速传递准确的信息。

语感的培养

什么是语感？这不是玄幻，而是经过反复实践带来的正确的感觉。

优秀的舞者在经过无数次的练习以后，形成了肌肉记忆，在自己肢体的支配下，成就舞感。优秀的鼓手在无数次打击练习之后，也形成了自己的乐感。

语感亦是如此。

大脑在对词汇，语法和句型的构造经过日积月累的训练以后，我们形成了语感。语感使我们能在写完一句话，朗读一遍的时候，直觉地知道我们的表达是否有问题。

语感能让我们熟练使用语法和选择合适的句型机构。让我们即使在朗读的时候，也有语意的停顿和轻重缓急，在写句子的时候，我们自然地了解标点符号的使用。

甚至大学英语四级的语法学习，我们平日里追的美剧，听的英文歌，当年在英语角里和老外的尬聊，无一不是服务于培养语感的。

有的时候，很多人急于掌握技巧，但是只有形成整体的习惯，才是最深刻的记忆和最高超的技巧。

如同高中课本里那位技艺高超的卖油翁的真言：“无他，唯手熟尔”！

对英美语言习惯和文化的了解

内心戏的很大一部分关乎文化。我们不知道对方如何诠释我们传递的信息，所以我们在遣词造句时患得患失。语气的把握是我们写英文邮件的一个主要难点。

中国人说，礼多人不怪，所以我们喜欢在邮件里加上Thank you so much和感叹号；我们习惯性地感谢对方Thank you for yourunderstanding。于是我们经常用力过猛。

过于谦卑和无礼之间的fine line我们还模糊，我们才如此纠结我们的行文语气。

该如何礼貌地反驳对方？怎样才能不伤和气地收回欠款？能不能在有求于对方的时候，还坚持自己的原则？如何表达自己的优势，会被认为是自信而不是傲慢？

我们需要考虑邮件接收方的思维习惯和文化背景，因为信息的处理是接收方的任务。所谓知己知彼，百战不殆。

在不同的场景下，我们如何适用语气表达自己的需求和立场，这是内功里很重要的一部分。

叙述逻辑的设计

我们每天都收到大量的邮件。

如何在海量的邮件里脱颖而出？让阅读者印象深刻，并且有立刻回复你的冲动？

我们要设计邮件的叙述逻辑。

我们要注重邮件的layout。

我们要理解人的阅读习惯。

和做软件需要设计用户友好的界面一样，邮件的逻辑架构也需要设计。点明邮件的主旨，使用段落和副标题，注重细节内容的涵盖（比如日期，金额，附件等细节），突出需求的重点（比如需要对方采取的措施，需要回复的时间要求等）。我们需要保证我们的邮件简洁明了，在没有充分时间阅读的情况下，阅读者也能快速知道邮件的目的和时效性，可以立刻采取相应的行动。

武林高手的差距通常都不在于招式，在于内功是否深厚。可惜这内功通常无法速成，现实中也没有小龙女将自己的内功传给杨过，那怎么办？我没有灵丹妙药，不积跬步无以致千里。

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