对企业单位而言,印章管理一直是风控、案防的重中之重。随着近年来内外部形势不断变化,传统印章管理模式因存在用印流程缺乏有效监管、用印材料无从追溯等问题,已不能很好地满足现代企业单位管理的要求,科技化、信息化管章模式势在必行。
企业单位公章违规使用案例
2013年4月16日，工大首创关联方天津市九策高科技产业园有限公司（简称“天津九策”）与中国建筑第四工程局有限公司（以下简称“中建四局”）签订《工程款债务偿还协议书》，约定天津九策欠付中建四局的天津九策高科技产业园基地一期工程款9.47亿元的清偿问题，同时约定由工大首创作为担保方之一向天津九策提供保证担保。
原工大首创法定代表人、董事长兼总经理龚东升未按照《哈工大首创科技股份有限公司（股份本级）印章使用管理制度》的规定履行公章使用审批流程，且未经董事会、股东大会审议通过的情况下，向中建四局出具一份盖有工大首创公章及其本人签名的《担保函》，主要内容为：工大首创自愿为关联方天津九策的履约行为向中建四局提供保证担保，担保范围为天津九策基于《工程款债务偿还协议书》所负全部义务，担保方式为不可撤销的连带责任保证，保证期间为“《担保函》发生法律效力之日起，截止于协议书履行期限届满之日起两年”。涉及担保金额（不含利息）占工大首创2012年度经审计后的净资产的179.87%。
2013年至2016年4月11日，龚东升违规出具《担保函》后未告知董事会及其他董事、监事、高级管理人员相关担保事项，致使工大首创未及时披露该担保事项，导致后续的宁波中百2013年至2015年年度报告一直未披露该担保事项，存在重大遗漏。
2016年4月12日，宁波中百收到中建四局邮寄的《关于敦促贵司承担担保责任的函》。2016年4月18日，宁波中百首次公告了中建四局向其发送要求履行担保责任函件的相关事项。2016年6月27日，中建四局就与宁波中百的保证合同纠纷向广州仲裁委员会提起仲裁申请，广州仲裁委员会受理了该仲裁事项。
2017年9月20日，广州仲裁委员会作出〔（2016）穗仲案字第5753号〕《裁决书》。仲裁庭裁决如下：宁波中百就天津九策欠付的全部债务5.27亿元向中建四局承担连带清偿责任；该案仲裁费355.13万元由宁波中百承担。2017年9月22日，宁波中百收到《裁决书》后予以披露。
信息化公章管理和用章流程方案
用印管控难？用智能印章管理系统，信息化智能印管理系统，实现企业单位的印章分权管理，每次用章用印人员必须先经过指纹解锁登入系统提交盖章申请，审核人员手机APP远程审核授权，之后由智能印章机自动对文件盖章，双向操作，一人无法单独完成盖章操作，智能设备代替人员保管印章，有效地避免了个别人员违规操作使用印章的可能。
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