小薛,28岁,西安交大工商管理硕士,毕业后进入西安一家国际贸易公司工作。小薛在业务一部工作一年了,这一年他发展了3个稳定的下游客户,与领导和同事的关系也很融洽,大家对他的评价是小伙子一表人才,双商在线。公司年终表彰大会上,他还获得了“年度新星”的荣誉称号,外加5000元的现金红包。按说,这样的成绩,小薛在工作上应该是春风得意才对。但是他却有一个苦恼,就是在跨部门工作中,他总觉得阻力重重。其实小薛也明白,其他部门的同事并没有刻意为难,都是按照正常的工作手续办,但过程中却着实耗费了太多的精力和时间。类似的情况普遍存在于各个公司,华为职员就曾写过一篇名为《一次付款的艰难旅程》的文章,当时引发了激烈的讨论。
拿项目立项审批来说吧,作为经手人的小薛要签字,小薛的部门经理要签字,分管小薛部门的会计要签字……行政部还需要签注备案。一个流程走下来可能需要6、7个人签字才算完。若是赶上需要签字的相关人员开会或外出,那可等着吧。类似的跨部门工作每天都在重复,小薛并不抱怨奔走的辛苦,他怕的是等待。等待中小薛被各种电话夺命连环CALL: “合同什么时候能盖章发过来?今天拿不到盖章的合同,明天我们要重新议价的。”“我的车队都等在仓库门口了,什么时候才让拉货?”“你们尾款什么时候付?这么大公司还想赖账?” 每当这个时候,小薛都想撞墙,上天无路,入地无门,一把一把掉头发。
小薛观察到公司里不止他一人有这个苦恼,几乎每一个涉及到跨部门工作的人,即便是在公司待了10多年的老吴,都有或多或少的抓狂。但是,有个人例外,小薛叫她秦姐。秦姐31岁,本科毕业来公司工作一直到现在。她和小薛同属业务一部,日常工作在一个办公室,相处也不错。同样的,秦姐也有很多工作需要跨部门进行,常常看到她轻盈的小跑步,穿梭在各个办公室之间。不同的是,仿佛幸运女神格外偏爱她,她总能以最快的速度完成工作。羡慕的同时,小薛开始留意秦姐如何工作,并无意间发现了一个秘密:秦姐的放货指示副总还没签字,却在行政顺利盖到了公章;秦姐的开具增值税发票审批表上财务总监没签字,她竟然拿到了发票给客户寄走了。不止如此,秦姐的业绩在公司只排在中等,但从进入公司的第一年开始,年年都被评为优秀员工。而且公司里从没听到有人说她不好,都夸她聪明能干,蕙质兰心。
小薛愤怒了,一定有黑幕!她要么是公司领导的亲戚,要么就是有其他背景,否则她凭什么走到哪都平趟,凭什么都给她开绿灯?但是了解后得知,秦姐和小薛一样,都是通过高校毕业招聘进入公司的普通员工。那就奇怪了,大家为什么帮她,难道她给同事施了魔法不成。小薛决定找合适的机会向秦姐虚心请教。很快,一次部门团建晚餐后,小秦主动提出送秦姐回家。在路上,小薛试探性得说:“秦姐,我进公司不久,工作上有很多欠缺,特别是在跨部门合作上总是遇到困难。我看您效率特高,能给我一些建议吗?”秦姐宛然一笑,已心领神会。她说:“小薛,你真是个有心人啊。我给你的建议是:不提无理要求,诚实守信。”
1、不提无理要求,诚实守信
秦姐说:“举个例子,比如给放货指示盖公章这件事,公司规定,此类文件盖公章必须有业务副总的签字。可碰巧副总在高速上不方便签字,怎么办?我们来分析一下,我们和客户签了销售合同,合同是在行政备案过的,客户付来货款,财务也确认入账了,那么这个时候给客户放货是完全正常的,没有任何疑义。所以,我会将收款凭证发给副总,并请副总给行政打个电话或者通过微信,确认同意盖章,回头再补签字。”小薛立马问道:“这没什么特别啊,就算我是新人我想不到,但是公司其他的人难道也想不到吗?”
秦姐笑笑说:“想不想得到是一回事,做不做得到是另一回事。关键在于,你在公司里的个人信用怎么样?无论是副总还是行政,这种变通的方式,其实都担有一定的风险。你传给副总的收款凭证可能是P的,你觉得反正客户已经打款了,迟早会进账的。为了加快速度就先P一个应付一下呗。但试想,客户给你的付款凭证就不可能是P的吗?如果真是这样,货发走了,钱没进账,怎么办?”看着小薛懵懵的,秦姐继续说:“对于行政来说,无论是副总的电话还是微信,只要没有白纸黑字落在实处,都是有可能事后反悔的。所以说所谓的变通,背后都是有风险的。我们站在对方的角度想想,人家凭什么要帮你担风险呢?”
小薛点点头:“明白了,秦姐,也就是说首先在本质上,你的操作都是符合公司规定,符合合同规定的。其次,你所提供的支持信息都是真实的。所以同事基于对你个人的信任,愿意做些变通,先办事后补签。”秦姐又道:“是的,补签也很重要。如果等人追在你屁股后头,催你找领导补签的话,那就没有下一次了。个人信用,需要你在公司一点一滴建立起来。小薛,我看好你哦。”
我们早已习惯于维护自己在银行的个人信用,因为它决定了房贷、车贷、透支限额,与我们的生活密不可分。但职场中的个人信用常常被忽略。事实上,职场个人信用却在悄悄左右一个人晋升的快慢,和事业发展的高度。从现在开始,好好维护职场个人信用吧。
2、乐于助人,低调行事
和秦姐的对话,小薛反复琢磨了多次。特别是最后所说的,一点一滴在公司建立个人信用,做起来真的并不容易。此后,小薛更加关注秦姐,他发现了秦姐更多的秘密。比如秦姐无声无息的给同事帮忙,但却从来没听她主动说起过。众所周知,每到年底就是财务部门的噩梦,做不完的结算、分析报表、查账对账、装订凭证……秦姐都做了什么呢?首先,她会主动完成与她相关客户的账务核对。事实上她每个月都会做一次这样的梳理,所以到年底的时候,这项工作很快就能完成。其次,在公司制度允许内,她会尽量帮她的分管会计分担一些其他客户的账务核对工作。
再有就是重头戏,装订凭证了。小薛和秦姐所在的公司算中型企业,业务既有国际,又有国内,产品种类也多,每个月的凭证都有好几百份,甚至上千。财务部门一般会在年底利用周末的时间来集中装订。秦姐虽然不在财务部门,但每到这个时候也会主动去公司帮忙。装订工作除了费时费力以外,还有个麻烦点就是找凭证。虽说在平时,凭证都会按月度、按编号排好顺序摆放,但总有一些不守规矩的,散落在凭证的星辰大海中。每当发现缺漏的凭证,财务部的人都会习惯性的说:“小秦,小秦,你的拿手活来了。2月的86号,快给找找。”等这一轮高强度的加班结束后,财务部同事会邀请秦姐一起吃个饭以表感谢。秦姐就像财务部的外援,悄悄地来,悄悄地走,挥一挥衣袖,不带走一片云彩。
请记住,伸出去的援手,总会得到回报,但不一定在何时、何地。关键在于,你的初心是自愿帮忙不求回报,还是今天我帮你,明天你就得帮我?不同心态,在职场中的最终结果可能会大相径庭。曾国藩的一句话最应此景:“莫问收获,但问耕耘。”
3、聊天可以,闲话莫传
秦姐的另外一个秘密,是不传闲话。茶水间、走廊里、电梯中,不忙的时候,秦姐乐意和同事闲聊几句家常。孩子上学,超市打折,装修买家具,都是些日常生活的琐碎,时间也就2、3分钟。但秦姐说出嘴的,要么是你怎样,要么是我怎样,一般不会出现不在场的第3位同事,除非是在夸人。在一个公司里,你可能不知道张副总曾经是某高校教授,是业务一部白经理的研究生导师;你可能不知道行政的刘姐和业务四部的王姐是妯娌;你可能不知道供应商冯总是综合部小刘的舅舅。
小薛,就做过一件事后令他头皮发麻的事。一天,他和白经理去银行办事,回来的路上,被通知到公司后就赶紧到大会议室开会,张副总要带大家学习新颁布的公司条例。小薛顺口就说:“哈,又是张副总给开会。我感觉张副总不像是企业的领导,更像是政府机关里的……”话没说完,被白经理的一通来电打断了,这个话题也就没有继续。当1个月后,小薛知道了张副总和白经理的关系,他狠狠抽了自己。
祸从口出,言多必失。如果在职场中前面两点你都做不到,那么请至少做到管住自己的嘴。
小薛庆幸的是,作为新人,他不算晚地学到了3条职场生存的秘密,可以帮他少走很多弯路。今后的路还很长,他能不能做好,如何做好,都要他自己走下去。路漫漫,其修远兮,祝愿小薛和每一位职场新人,都能及早了解更多的职场生存秘籍,一路打怪通关,走向巅峰。
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作者名依諒,乐于倾听他人的故事,并热衷于将这些故事归纳整理得更鲜活,以便讲给有需要的人听。
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