国际商会仲裁与ADR委员会工作组最新发布《国际仲裁中信息技术》报告，今日推出报告第四部分“在仲裁任何阶段均可能与当事人和仲裁庭相关的其它具体问题”，该部分从兼容性问题、以电子方式交换证据及其他文件、数据完整性问题、送达证明、保密性和数据安全及知识产权六个方面提供分析和建议。本报告由汇仲律师事务所上海办公室管理合伙人赵芳律师整体汉化。
国际商会上海代表处邀请了科大讯飞法务副总裁兼法律与知识产权部总经理朱静女士录制视频，分享她对本报告的看法，欢迎收看。
3.在仲裁任何阶段可能影响当事人和仲裁庭的其它具体问题
3.1 兼容性问题
Q:当事人、律师和仲裁庭是否配备充分且兼容的软硬件设施？
为实现不同用户间的电子信息共享，用户需要相互兼容的软硬件设施。采用某一信息技术解决方案之前，应当首先解决兼容性和互通性有关的问题，包括但不限于以下方面：
硬件互通性。自工作组2004年发布报告以来，硬件互通性已经得到大幅提升。因此，除非特殊情况导致对专门硬件有特殊需求，硬件互通性通常已不成问题。尽管如此，所有用户均应具备最低限度的数据处理能力、充足的存储空间、具足够带宽的互联网连接以使用标准接口实现通讯。
软件兼容性。操作系统和特定应用程序（如文字处理、电子表格和其它具特殊用途的软件）以及图像扫描格式也应相互兼容。如使用成品标准文件格式（如PDF、TIFF、RTF），每个用户可能并不需要使用相同的程序，自2004年以来，软件间的互通性已得到显著提升，当今律师事务所的常用软件之间也很少出现互通性问题。但工业用途的特殊软件仍可能带来新的挑战。
技术能力胜任。如当事人希望仲裁庭使用特定信息技术，则每位仲裁员均应具备充分技术能力和资源，以发送、接收、访问和使用提交给仲裁庭的信息。
律师及其技术人员也应符合上述要求。通常情况下，律师应当具备或能够获取信息技术（如电子邮件）相关的必要技能以便与仲裁庭和对方律师互动。如一方提议采用某一信息技术解决方案，而仲裁庭和对方律师对该信息技术并不熟悉，因而不得不投入额外的时间和金钱来学习，则仲裁庭很可能不会采用该解决方案。
清晰易懂的文件命名系统。仲裁中如需交换电子文件，则命名系统的重要性不言而喻。例如，文件夹应以证据编号命名（例C-X代表申请人证据，R-X代表被申请人证据），每一具体文件的每一页应设定文件管理编号（“贝茨编码”）。很多文件管理程序（“DMS” ，如Eclipse、 Opus2、Ringtail）能支持自动添加文件管理编号。
数据库可协助实现文件和其它信息的整理和调取功能。律师通常使用数据库来管理仲裁程序中提交的文件和其它信息。如当事人希望使用共享或共用的数据库管理文件，乃至使用数据库在当事人之间或与仲裁庭沟通，则以下问题可能出现：
(i) 通用性。除非当事人可以约定（或经由仲裁庭指令）数据上传所使用的具体协议（例如特定加载文件）、数据结构、数据标识和数据库中的信息应采用的标准格式，否则数据库的访问或搜索功能可能无法实现当事人和仲裁庭所要求的可靠性。
(ii) 控制。在双方处于对抗的状态下，一方当事人通过控制或访问共享数据库以获取战术优势的风险始终存在。如一方当事人设置并控制共享数据库，则当事人和仲裁庭应考虑如何避免因数据库的访问、质量和可靠性而产生争议。
如果由仲裁机构控制数据库，则避免当事人计谋的风险不复存在，但是与质量和可靠性相关的风险仍然存在。
(iii) 保密性和数据安全。不论数据库由哪方设立和控制，仲裁庭和当事人均应对数据库中的信息保密，任何一方不得在未经授权的情况下访问或提取只有对方当事人和仲裁庭应读取的信息，且不得将信息用于信息提供方或仲裁庭授权之外的目的。与此相应，当事人和仲裁庭应同时意识到，特定的个人信息数据可能受一项或多项数据保密法约束，这些法律可能禁止或限制这类数据的跨境传输。其它类型的数据，如专有技术或计算机程序等，则可能受到出口管控。如商业互联网服务提供商（ISP）保存数据的方式违反相关数据保密法和其它法律，则当事方将无法使用该ISP。
但ISP所采用的条款和条件也有可能不符合各方对保密性和数据保护的要求。
(iv) 数据完整性。在共享数据库中联合使用同一组数据意味着将有多个用户有权访问、添加、修改甚至删除数据。这增加了文件被意外修改乃至恶意篡改的风险。数据库软件通常配备工具以检测和防止此类数据损坏。同时，预先就出现数据损坏或疑似损坏情况时应采取的步骤达成一致，也会更为稳妥。
据工作组了解，尽管善意使用共享数据库可以产生显著协同效应，但是，使用共享数据库的情形在实践中似乎并不常见。使用共享数据库所需要的合作精神，似乎与仲裁中普遍存在的对抗性互不兼容。
就描述文件的模板或惯例达成一致。在涉及多个诉请和争议问题的复杂案件中，当事人如能就提交特定信息和文件描述的模板（如电子邮件、数据表、表格）所采用的格式达成一致，则可帮助当事人和仲裁庭更高效地管理特定信息，从而节省时间和费用。
3.2 以电子形式交换证据及其它文件
Q:仲裁程序中，当事人是否愿意以电子形式交换部分或所有证据和其它文件？
上述方式的主要优点是方便、可靠和快捷，特别是在当事人已使用电子格式管理文件的情况下。
Q:仲裁庭是否愿意接受电子格式的证据和文件？
国际仲裁中，仲裁庭接受并使用电子格式的证据和其它文件，即使并非例行操作，也已相当常见。但是，即使仲裁员缺乏必要技术手段查阅和使用电子格式文件，或者他们只是觉得没有纸质文件很不方便，当事人也可以仅在彼此之间以电子形式交换证据和文件，即使仲裁庭仍要求当事人提交纸质证据。无论是否以电子形式交换证据和其它文件，在庭审中可以使用电子文件吗？
下列问题应予考虑：
(i) 在纸质文件外，仲裁庭和当事人是否会同时使用电子版本的证据和其它文件，或以电子版本取代纸质文件？
(ii) 庭审过程中是否会使用特定软件以调取和投射证据影像，或以其它方式展示证据？如是，则该程序是否应满足任何特殊要求？例如，如需播放录制的音频或视频，是否有必要准备便携式扬声器以便在场人员均能听见？
(iii) 如一方当事人完全不希望使用电子版本证据，则另一方当事人是否可以使用？
Q:哪些属于基本要求？
各方当事人和仲裁员均需配备接收、查阅以及存储电子格式证据所需的软硬件。否则，使用电子版本文件的一方可能需要为其他各方和仲裁庭提供纸质文件。
Q:何种类型文件能以电子形式交换？仅包括当事人间交换的文件还是也包括向仲裁庭提交的文件？
文件可能包括：(a) 往来函件（律师之间、仲裁庭和律师或当事人之间、仲裁员之间以及与仲裁机构的通信往来）；(b) 诉状；(c) 证据和经披露的其它文件；以及 (d) 庭审概要、证人证言和其它书面文件。
当事人、仲裁庭和仲裁机构之间使用电子邮件进行沟通已成为惯例。通常情况下，电子邮件不会造成任何技术上困难，除非邮件附件的尺寸较大。
Q:数据交换量较大时会遇到哪些问题？
共享数据的方法包括：
(i) 电子邮件。大多数电子邮件系统对可接收附件的大小设限（如50MB或更小）。实践中，除非附件是分批发送或压缩 成档案文件格式（如ZIP 、TAR 文件），否则电子邮件并不适用于高效共享大量数据。
因此，慎重起见，各方当事人和仲裁员在程序初期就应当确认各自在接收电子邮件和附件大小方面的技术限制。如果确有技术限制，则仲裁庭可在程序令中明确单次信息发送的数据上限。如对能否收到信息存在疑虑，发件人应当采取措施核实收件人是否确实收到所发送的信息。
(ii) 数据载体（如闪存、硬盘、DVD、CD）。用于代替电子邮件传输大量数据，一种快捷、经济的做法是将数据复制到数据载体中，并由一方当事人通过快递将其直接交付给对方律师和仲裁庭。只要选择信誉良好的快递服务（如FedEx、DHL），所运送物品内容泄密的风险较低。但保险起见，可以考虑使用密码保护存储信息，并将密码另行传输。使用存储媒介传输数据不如使用电子邮件或文件共享快捷和价廉，因此尽管该方法在保密性和数据安全方面具有明显优势，却并非部分仲裁人士的首选。
(iii) 文件共享。通过FTP服务器和其它网络协议也可共享大量数据。如果服务器由上传方实际控制，则通常不存在保密性问题。通常情况下，上传信息的律师会向对方律师提供相应链接和密码（提交正式文件时则同时向仲裁庭提供），以便后者将数据下载到其系统中。下载完成后即可从FTP服务器中删除数据。
还有一种方法，即部分当事人使用通用商业文件存储共享服务，如DropBox、Google Docs、Microsoft One Drive、FileSwap.com、hubiC、 AjaXplorer、~okeanos、Box、Firedrive等。这些服务在一定数据存储容量范围内对用户免费开放。尽管这些服务均含有性能安全承诺，但是将商业敏感信息通过互联网存储仍然可能令人担忧：究竟哪些人可以访问这些信息？他人未经授权是否可能访问这些信息（通过黑客手段或是其它方法）？一旦将信息上传至网络，将来能否确保这些信息被彻底删除或以其他方式禁止访问？根据使用条款，服务提供商享有何种权利？使用线上服务是否符合当事人代理人和仲裁员的职业操守规范？如仲裁庭需要创建一个封闭的社交媒体页面（如LinkedIn、Facebook），并使用该页面与当事人沟通或上传、展示信息，上述类似担忧也可能同样产生。因此，如果没有一方当事人可控制的外联网可供使用，使用USB或者其它实物数据载体仍可能是更好的选择。或者，当事人和仲裁庭也可考虑购买安全级别更高的商业文件传输服务（如WeTransfer），只要根据所需传输信息的性质、适用的信息保密要求和其他考虑，该服务足够安全且在其它方面也令人满意。
(iv) 虚拟数据库。在技术上，虚拟数据库与通用商业文件共享服务没有本质区别。但虚拟数据库往往基于法律专业人士的需求而量身定制，因而能提供许多重要功能，例如通过电子邮件自动发送上传和下载通知、复杂的用户管理权限、仅向某些特定用户（如仲裁庭）开放的子空间，以及搜索功能。如条件允许，中立第三方（如仲裁机构）管理的安全虚拟数据库能为当事人提供一个可上传和分享所有案涉文件的平台，包括邮件、诉状、证人证言和其它文件，从而（在仲裁庭允许的情况下）摆脱纸质文件和证据的束缚。在当事人和仲裁员身处不同国家的典型仲裁案中，虚拟数据库可以节省纸质文件相关费用，并且允许所有当事人和仲裁员在材料上传后第一时间内访问文件。如果就证据电子副本的真实性和完整性发生争议，仲裁庭仍可允许当事人核实证据原件或元数据，这和当事人提交纸质证据的情况并无分别。本工作组推荐采用这种信息技术解决方案，因其能够一揽子解决包括中立性和一般使用条款实用性在内的诸多潜在问题。
还有一种做法，即当事人和仲裁庭可以使用商业付费服务（如Box）所提供的安全虚拟数据库。除服务费之外，当事人和仲裁庭还应当考虑数据是否足够安全，以及仲裁结束后数据能否彻底删除，或是通过其他方法确保无法访问数据。
Q:如何整理和命名经传输的数据？
如使用电子形式共享数据，当事人和仲裁庭应当就数据的编号和命名规则达成一致，以确保当事人能高效查找和检索文件。证据文件应设置索引，并且其命名规则通常应包含下列要素：证据编号、日期、描述和贝茨编码范围。
Q:提交文件应采用何种格式？
为保护文件的完整性，当事人和仲裁庭使用的文件格式应当满足下列要求：(i) 能确保原始文件格式不受影响，和 (ii) 含有保护功能，防止数据嗣后遭到修改和/或能对任何改动进行追踪。
无论是通过电子邮件、存储介质或是通过共同访问外联网或网站实现数据交换，上述问题和下文中的传输完整性、送达证明和安全性问题，均应纳入考虑范围。
3.3 数据完整性问题
Q:这些问题与实务有何关联？
据我们所知，仲裁程序中很少出现数据完整性问题，且此类问题通常不会对程序造成实质影响。尽管如此，该问题在信息技术使用中十分关键，用户应当警惕可能发生的风险，而这些风险往往由于信息技术使用过于便利而被轻易忽略。
Q:如何确保电子信息的真实性和完整性？
和纸面信息一样，如不采取预防措施，电子存储信息也会被篡改。事实上，篡改电子记录的难度更低。不过，在大多数案件中，各地都会有同一电子文件的多份副本，因此一旦对证据的真实性和完整性产生怀疑，相互比对可立刻进行，篡改情况将立刻现形。
为确保仲裁程序中已提交信息嗣后不被修改，当事人通常在提交主要信息时使用某种格式使后续修改变得困难，例如使用带有贝茨编码的PDF或者其它图形文件格式， 而避免使用原始格式。对于电子邮件和其它通信文件而言，这个方法十分有效。
如果所提交信息是以Excel或者其它电子表格生成，则用TIFF或PDF格式提交这类信息可能会使其难以辨认从而降低了其效用。这是因为TIFF或PDF格式不具备保持文件原始格式的功能（如公式和互动性）。因此，当事人通常会约定或经仲裁庭指令，直接提交Excel和其它特定文件，可以不提交也可同时提交TIFF或PDF格式文件作为补充。
为了确保所提交信息在出示前不被修改，可以使用商业软件对电子“签名” 进行验证，电子签名能够帮助验证目标作者是否是文件的真正作者，以及含电子签名的文件在签署后是否被修改。
某些情况下，当事人可能希望访问元数据（即数据及其属性中的嵌入数据） ，元数据能显示文件是否和何时被修改等信息。但是，除非数据遭修改是案件中确实存在争议的问题，大多数当事人不会将元数据作为证据一并提交。考虑到时间、费用和相称性，仲裁庭通常也不会要求当事人披露元数据。
相比使用纸质文件，使用未经电子签名而创建的文件和副本，也并不会造成更多问题。例如，纸质文件完全可能是一份经篡改的电子文件的打印件。最终，当事人和仲裁庭都应当有权在文件真实性出现争议时审查原件。
Q:为保护数据完整性仲裁庭应当作出何种指令？
如果所有文件交换都采用纸质文件或用带编号的TIFF或PDF电子文档，则通常不需要作出特别指示以防止文件被修改。
如果当事人提交历史文档的电子图像文件，则应确保该文件的原件随时可供查验，如有合理理由认为电子图像在提交之前已被修改，则更应如此。历史文档如仅以电子图像形式出示，则在整个仲裁程序期间应确保该文档保存完好，并确保各方可以依据仲裁庭指令随时对其进行查验。
如有充分依据可证实信息可能已被篡改并将造成严重后果，则经当事人同意或经由仲裁庭指令，可采用协同操作程序对文件使用电子签名和电子验证，或将这种安排沿用至其他相关方面，例如用于交换可靠的电子证书或电子密钥用于签名和验证。这些安排能使各方识别签名文件的作者（但其未必是内容的作者），并确认数据在电子签署时是完整的。但是，没有任何系统能够做到万无一失。
工作组认为，这类问题在绝大多数案件中并不会出现。正常情况下，基于仲裁庭与当事人之间的相互信赖（或是基于相称性原则），无需就这些额外问题作出指令。
3.4 送达证明
Q:通过电子方式传输信息时，应如何确定和核实文件送达日期？
大多数法系和合同都规定了送达证明应满足的最低要求。电子通讯也逐渐被纳入上述管理范围。相关仲裁规则也可能规定了送达证明应遵守的特殊规则（如《ICC仲裁规则》第3 (2) 条和第3 (3) 条），或仲裁庭也可就送达证明规则作出指令。依据《纽约公约》(1958年) 第五条第1款 (b) 项，这些要求会对当事人执行仲裁裁决的权利产生影响。因此，在使用电子通讯方式送达之前，应核实相关规定。仲裁机构仍然常常会要求当事人以非电子格式提交特定文件。国际商会仲裁中，这些包括，特定份数的仲裁申请书和答辩书正本、特定份数的经签署的审理范围书以及仲裁裁决书正本。
Q:哪些特定文件必须以非电子格式发送？
截至本报告之日，电子仲裁裁决是否可以根据《纽约公约》在成员国申请执行及其执行条件均存在不确定性。原因是，《纽约公约》没有电子裁决“原件”的定义，也没有规定何为可接受的裁决电子“副本”。《公约》内也没有原始电子签名的规定。签名问题尤为重要，因为文件签名的视觉复制品本质上都属于副本。因此，执行裁决时可能需要符合承认与执行地成员国相关法律规定的电子签名。此外，在跨境承认和执行仲裁裁决的相关程序中，如果经签署的仲裁裁决书原件采用特定电子文件格式，但是承认与执行地国家的司法机关没有设备处理基于这类电子文件格式裁决所提出的申请，也会产生实操问题。基于这些原因，目前而言，仲裁裁决书原件可能应当继续以纸质出具并经签署，同时将实物送达当事人。但是，这并不意味着不能以符合相关国家法律要求的方式传送裁决书的电子副本或经电子签署的裁决书正本，或将这些文件用于其他用途。
Q:如何核实电子邮件和文件的接收情况？
电邮程序能够生成收件回执，如开启该功能，程序将把回执以电子途径发回发件人。另外一个简便安排方法是双方均同意手动制作并发送电子收件回执。在线文件存储库/数据资料库也通常具备追踪功能。如果相应的ISP不提供此项功能，则需要另行采用适用的程序。
Q:如何就上述问题达成约定或作出指令？
通常情况下，以电子邮件发送和接收信息并不会引发争议。必要时，可以考虑发布指令采取以下部分或全部预防措施：(1) 定期（例如每天）检查电子邮箱或文件资料库网站；(2) 确认收件时抄送所有人，尤其是仲裁庭；和 (3) 一段时间内如未确认收件的处理办法。
3.5 保密性和数据安全
Q:保密性和数据安全与实务有何关联？
信息技术使用的保密性问题涉及当事人是否采取了充分的保护措施以确保当事人和第三方不会滥用其接收或存储的数据。例如，使用第三方商业服务时，服务提供商的条款和条件可能规定其对所存储的数据享有一定权利，但这是否会与当事人的需求不符？
“数据安全”所涉及的问题是即使当事人和服务提供商尽其最大努力，仍存在数据被非法访问的风险。
从法律角度考虑，由于绝大部分地区均有保密性和数据安全性的相关法律规定，因此仲裁程序中信息技术使用的保密性和数据安全性问题可能至关重要。然而，尽管网络攻击事件日渐频繁，用户却未必认为保密性和数据安全性问题有多重要。与此同时，使用未加密的电子邮件通讯并附带无密码保护的附件也是日常操作惯例，尽管大家都知道这些信息可被轻易截获。如信息被截获，当事人和仲裁员或许无法立即察觉，但这可能在商业上引起重大后果。尽管后果可能非常严重，部分信息技术用户对此似乎不以为意，或许他们对便利性的重视远远超出对安全性的担忧。
Q:如何维护所交换信息的保密性和安全性？
当事人应当约定双方均可接受的最低安全标准，以防止第三方未经授权访问信息。Outlook和其它电邮程序均具备相关功能，通过加密方式对传输中的信息予以保护。使用具有电子签名功能的其他软件也能同样实现目的。如果当事人希望使用虚拟数据库或者商业性数据传输服务，则应当询问相关传输与存储服务是否安全（加密）。 当事人也应当确认能否接受服务提供商条款和条件中与保密性和数据安全性相关的规定。当事人还应当核实，根据这些条款和条件，服务提供商对于用户上传和存储的内容并无无限访问权，并且不具备对上传和存储内容的单方控制权。在任何情况下，这些条款和条件均不应使服务提供商对所存储的数据或数据内嵌信息享有任何版权，或有权对其复制、使用、许可或转让。
当事人应意识到计划外的信息传递或访问所可能带来的风险。当事人如希望确保传送给对方当事人或仲裁庭的信息能持续安全，并希望限制对该信息的访问，则应尽早提出相关考虑。通常情况下，一方应当在首次案件管理会议之前提出相关考虑。对于此类风险，并不存在标准化且万无一失的解决方案。
Q:谁可以访问以电子方式存储的信息？
各方当事人和仲裁员有责任保护其所控制的信息，包括对信息的访问和信息的保密性与安全性。
其他参与者（如专家、第三方虚拟数据库的管理者）可能需要对保密性和数据安全作出适当承诺。
Q:如何就保密性和安全性作出约定或指令？
电子数据可能在存储、传输或读取过程中意外损坏。可以考虑要求收件人在收到电子数据后，立即检查损坏情况，并提供补救措施（例如重新传送）。
Q:如何就数据损坏和病毒问题作出约定或指令？
计算机病毒（恶意软件）可以破坏电子信息和程序，损毁传输中的数据，并使该数据进一步感染收件人系统中的其它数据。因此，当事人或仲裁员如以电子形式传输数据则应充分使用并经常更新杀毒软件。如参与者未在系统上使用最新杀毒软件，则应披露该事实。每位参与者都有责任充分保护系统
3.6 知识产权
Q:谁应承担责任确认数据和计算机程序的传输和使用符合相关版权和许可要求？
第三方知识产权不受制于当事人约定或仲裁庭命令。通常各方当事人和仲裁员应当自行对侵犯第三方知识产权的行为负责。
Q:就该问题应当如何约定或作出何种指令？
关于具体的知识产权，应考虑以下因素：
软件。当事人和仲裁员应当确保所使用的软件已获正式许可。如预见到将来可能需要共享软件，则当事人需讨论并约定由谁签订所需的许可协议以及如何分摊相关费用。
所提交数据/文件。以电子格式传输包含数据或其它信息的文件与提交内容受版权保护的纸质文件并无实质性区别。因此，使用电子材料时也应同样遵守使用纸质材料时应遵守的原则，确保不会侵犯任何第三方知识产权。
也应考虑所交换的信息是否涉及需要保护的知识产权、商业秘密或其它专有技术，无论该保护义务是因第三方许可使用还是因其它原因所产生。在此情况下，一种合适的安排是要求当事人、证人、专家甚至是仲裁庭作出承诺，对信息保密且不会将信息用于仲裁程序以外的目的。
（来源：ICC国际商会）
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