【裁判要旨】

“以一定形式记录、保存”，是政府信息可以公开的前提。行政机关只提供已经存在的信息，不因为申请人的请求而负担为其制作信息的义务。政府信息不存在，既是政府信息公开法通常规定的拒绝公开的一个法定理由，也是行政机关非常乐于使用的一个借口。又由于政府信息实际为行政机关掌握，这种信息的不对称导致政府信息事实上存在不存在的判断成为一个世界性难题。以国际通行做法来看，当行政机关主张政府信息不存在时，必须证明其已经尽到勤勉的检索义务。

【裁判文书】

（2016）最高法行申1842号

北京京康律师事务所主任、西北政法大学物权与土地研究所联席所长史西宁律师提醒各位朋友们：在司法实践中，政府机关在作出政府信息不存在的判断之后，法院是要求政府机关能够提出相应的证明，也就是所谓的检索记录。

检索记录的具体表现形式：

1、有电子档案的或者电子公文系统，可以对电脑查找的网页进行截图或录像；

2、如果是纸质档案，可以对相关目录进行拍照；

3、还可以是要求具体职能部门提供进行过查找但没有找到相关信息的书面说明或工作记录

总之就是需要向法院证明行政机关在档案中进行过查找，最终没有找到相关政府信息。

但是注意以下几点：

1、不能局限于申请人提出的关键词，申请人对于所要申请的信息有时候不能够准确描述，需要行政机关在理解基础上积极检索。

2、进行检索义务仅仅是证明信息不存在的一个过程，其前提是行政机关有责任去制作或者获取信息。