服务流程标准化、体系化、细致化,应是公司一体化管理型律所的应有之意。笔者根据律所诉讼案件流程管理规定,结合律所律师与律助实际工作情况以及自身的办案经验,引入清单工作法,以实现办案流程的标准化、体系化、细致化,供律界同仁参考。
根据广东康浩律师事务所《诉讼案件流程管理及办案职责规定(试行)》规定,项目团队成员虽然各司其职,但项目团队成员应互相协助,及时补位。案件的流程管理由主办律师负责,项目团队成员对文书送达、起草、审核的责任依次递补,共同负责。
为更好地实现律师与律助团结协作、合作共赢,实现律所办案流程标准化、体系化、细致化,笔者尝试引入清单工作法,如下图所示:
清单工作法,是在广东康浩律师事务所《诉讼案件流程管理及办案职责规定(试行)》规定的基础上,更加细化列明①收案收项阶段(44项);②立案或应诉阶段(67项);③庭前准备及参加庭审阶段(51项);④庭后工作阶段(15项);⑤结案结项汇报阶段(14项);⑥结案结项归档阶段(12项)共六个办案阶段(暂合计203项)所要办理的工作及每项工作的办事指引或注意事项,律师可根据案件/项目具体情况增补或删减工作事项。
清单工作法的执行步骤:律师增列或删减工作事项→律师指定每项工作的完成期限→律助在指定期限完成并注明完成情况→律师进行检查复核并注明复核情况→律师可对律助工作情况进行意见反馈,或律助根据复核情况补充完善工作,或备注其他事项。
清单工作法各阶段工作示例,详见下图所示:
通过以上清单工作法示例可以看出,清单工作法的好处主要有以下几个方面:
第一,清单工作法,指令明确,任务具体,提供办案指引或注意事项,便于律助执行。
清单工作法列明每一案件/项目所要办理的工作及办事指引或注意事项,给新人一定的指引,让新人不会束手无措、无从下手,便于律助开展工作,让律助对未来工作有一定预期,也便于自身时间管理。
第二,清单工作法体现服务流程标准化、体系化、细致化,便于日后案件/项目总结汇报,提升客户体验。
清单工作法,六个阶段、203步,案件/项目从收案/收项到结案/结项归档整个流程,帮助团队提供标准化、体系化、细致化服务,让工作内容、工作进展一目了然,为日后案件代理工作报告/项目工作情况报告的撰写提供依据,便于律师律助向客户汇报时更加体现工作的细致、量化,提升客户的服务体验,为之后的工作提供便利,节约时间成本。
第三,清单工作法使工作量化,律师及时反馈意见,提升律助工作积极性、成就感。
为什么人对游戏总是容易上瘾?游戏最大的特点就是给玩家及时反馈——玩家能够闯关,能够获得金币,能够升级装备等,这都给玩家带来成就感、征服感。
清单工作法将工作事项拆分,律助每完成一项工作,都觉得自己在进步成长。因工作得到量化,律助在回顾自身工作时,会发现自己完成了很多任务,还能及时得到律师对工作情况的点评或意见,可以及时改进。这就像玩家玩游戏打怪升级,给人带来收获感和成就感。清单工作法能大大提高工作积极性、参与感、体验感。
第四,清单工作法便于律师更科学地为律助安排工作,更具针对性地对律助工作进行指导;方便律助复盘,更好地提升自我。
对于律师来说,清单工作法对律助能让其对律助工作的完成情况一目了然,律师能清楚知道律助在哪些方面的工作完成得较好,在哪些方面还待改进,并对其给予更多的指导及锻炼机会,帮助律助达标。根据完成情况,律师也可科学合理地给律助安排更具挑战性的工作。
对于律助来说,清单工作法方便其复盘,律助能知道自己哪里做得不足,哪里做得较好,让律助更具针对性地完善自我。
清单工作法六个阶段工作全面完整展示,详见下图所示。
一、收案收项阶段
二、立案或应诉阶段
三、庭前准备及参加庭审阶段
四、庭后工作阶段
五、结案结项汇报阶段
六、结案结项归档阶段
以上,为笔者就清单工作法的思考,清单的内容可视案件的复杂程度增删,并非一成不变。当然,每个人都有自身的工作习惯,本文谨供探讨,如有不当之处,欢迎拍砖指正!
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