企业文档管理工具选型，网盘与文档管理软件选哪个？

对于企业而言，文档是企业发展过程中必不可少的重要知识载体。文档的种类众多，包含会议文档、策划文档、设计文档、数据文档等等。文档众多、类型各异，散落存储在员工各个电脑上，企业要管理大量的文档需要便捷有效的管理工具。

网盘与文档管理软件是当下重要的两种文档知识管理工具。两种管理工具都有不同的应用群体，其优劣势也各不相同。那么，两者有什么区别，作为企业管理工具，哪一种更适合企业发展呢？下面，我们从两种文档管理工具的各项功能进行剖析。

1.网盘与文档管理软件的发展历史与功能

网盘是近年比较热门的知识载体，是一种基于网络的在线存储服务。网盘向用户提供文档的存储、共享、访问、备份等文档管理功能。用户可以通过因特网管理、编辑网盘里的文档。

文档管理软件在我国应用有一定的历史基础。在20世纪80年代开始，许多厂商开始开发的文档管理软件，以管理纸质文档为主要功能。这些系统管理记录纸张文档，其中包括印刷、出版的文档、照片和版画等。

后来开发商研发第二类文档管理软件，即电子文档管理，例如老牌文档管理软件绍林科技（现在的会博通品牌）在1988年研发了我国较早的文档一体化软件。最早的电子文档管理软件的管理，由于技术限制，对文档类型和文档数量都做了限制。主要功能集中捕获、存储、索引和检索的文档格式。

发展到2013年，基于B/S架构的文档管理软件出现，通过上传到服务器中进行集中存储，管理起来更加方便，查找更快，而且只要有互联网的地方，就可以通过浏览器直接访问系统。也增加了更多功能，包括文档的权限管理、全文搜索、存储加密、审批流程、文档审计、版本管理、规则应用、在线编辑和统计报表等。

2.网盘与文档管理软件在功能上的差异

1）从文档的采集与录入方式分析

网盘与文档管理软件均支持多种文档类型上传，支持WEB客户端、电脑客户端、手机客户端操作多平台数据同步。

但文档管理软件在文档采集上更精细化一些。例如上文提到的会博通文档管理软件，支持扫描新建、批量上传、对应条目批量上传等多种文档采集方式。支持专业的OCR全文识别，集成OCR引擎，实现对非文本型文档的识别。采集文档后，用户可自定义文档类型、文档属性，为后续文档精细化管理提供基础。

2）从文档的应用层面分析

企业如何选择适合自己的文档管理工具？文档采集录入后，文档的应用功能是重要的参考方向。如果您的企业更偏向于文档的协同，网盘在灵活性上更占优势一些。部分网盘功能可以实现多人协同编辑文档，而且协同编辑后更新的速度会比较快。如果您更重视文档的协同编辑效率与存储空间，而且对后续的文档的精细化管理要求不高，可选择网盘作为文档管理工具。如果您更倾向对文档存储及后续搜索与权限管理等功能，可以选择一款专业的文档管理软件。

接下来分析一下文档管理软件

文档管理软件在同样能实现文档协同管理功能。例如会博通文档管理软件，通过流程邮局等模块，可根据需求发起文档修改流程，对应的文档管理人员则在流程中自由批注、添加意见，确认终稿文档，还可以一体化归档，对文档管理有层级化、流程化、文档与档案一体化管理需求的企业可以选择文档管理软件作为管理工具。

同时，在文档的存储、搜索、借还等功能上，文档管理软件管理更为细粒化。

会博通支持历史版本管理，避免历史文档丢失。系统中任何一条有内容的文档，都可根据系统参数设置版本的记录功能，系统会在更新正文时自动保存先前的历史版本。

利用物联网化的管理，系统的每一条信息，都可实现快速查找、发起借用等操作。

会博通检索功能，支持关键词检索、全文检索、类自然语言搜索、二次搜索等多种检索方式，并且搜索结果是根据工作职能与授权决定的。

3）从文档的权限与安全分析

网盘在权限与安全管理上对比起专业的文档管理软件较薄弱一些。付费型的网盘相对好一些，有一定的权限与安全保障，但免费的网盘权限与安全管理措施比较单一，一般是在访问权限及文档安全上作简单设置，而想要更多的安全及存储量是要付费升级。而付费型的网盘比免费的网盘在权限与系统安全功能上会有所升级，但是要做到更细粒化的文档权限与安全管理，建议选用专业的文档管理软件，尤其是涉密类文档，合同文档，工程文档，科技文档，会议文档等专业文档。

会博通的权限管理体系是针对管理分类授予的，每一个分类都可以单独设置权限，定义的授权对象可访问的文档密级，也可区分阅读条目和阅读内容的权限，也可区分自己创建和他人创建的权限。

在文档安全管理上，会博通支持错密锁定，机器指纹登录、SSL网络加密技术，支持病毒扫描与加密存储、防SQL注入，可自定义设置文档水印，应用操作行为可监控及监控信息统计与分析等。