公司章程、公司管理制度的制定,为法律风险防控体系的构建奠定了基础,法律风险防控体系不单单是制度的确立,更需要法律事务机构的建立,并与各组织管理机构协调统一,才能形成完善的防控体系。
本文从加强公司法律风险防控制度建设,形成系统的制度体系,健全法律事务机构,强化法律服务职能,重视法律知识培训,提高法律事务及经营管理人员法律素质着手,简要地谈谈法律风险防控体系的构建,以提示公司管理者。
一、法律风险防控体系
法律风险防控体系是一种管理机制,是公司建立的法律事务机构对法律风险进行评估、控制、监控与处理,并协调公司各部门共同参与的系统工程。
法律风险防控实行主动性、前瞻性和计划性,全员参与、全方位防控,规范运营、有效监管,切合实际、动态调整等原则。以事前防范为主、以事中化解和事后补救为辅,结合公司特性,协调各部门合作,制定和实施相应的危机应对措施,增强公司抗击法律风险能力。
完善的法律风险防控机制,将对公司的运营管理和发展起到积极的促进作用,不断提高公司内部运营效率,降低法律风险的发生,保护和提升公司的声誉和形象,增强公司的竞争力。
二、法律风险防控体系的框架构建
(一)内部环境
公司应当根据国家有关法律法规和公司章程,建立规范的公司治理结构和议事规则,以及相关管理制度;应当结合业务特点和内部控制要求设置内部机构;明确决策、执行、监督等方面的职责权限,将权利与责任落实到各责任机构,形成科学有效的职责分工和制衡机制。
公司应当加强文化建设,培育积极向上的价值观和社会责任感,倡导诚实守信、爱岗敬业、开拓创新和团队协作精神,树立现代管理理念,强化风险意识。
公司应当加强法制教育,增强董事、监事、经理及其他高级管理人员和员工的法制观念,严格依法决策、依法办事、依法监督,建立健全法律顾问制度和重大法律纠纷案件备案制度。
(二)风险评估
风险评估是对识别风险发生的可能性、风险发生后可能造成的危害及风险等级进行评估分析,做出评判的过程。风险评估与防控制度的制定是企业构建法律风险防控体系的重点。
公司应当充分吸收专业人员,组成风险评估分析团队。根据设定的控制目标,全面系统、持续地收集相关信息,结合实际情况,及时进行风险评估。采用定性与定量相结合的方法,按照风险发生的可能性及其影响程度等,对识别的风险进行分析和排序,确定关注重点和优先控制的风险。根据风险分析的结果,结合风险承受度,权衡风险与收益,确定风险应对策略。
(三)控制活动
公司应当结合风险评估结果,通过手动控制与自动控制、预防性控制与发现性控制相结合的方法,运用相应的控制措施,将风险控制在可承受度之内。综合运用风险规避、风险降低,风险分担和风险承受等风险应对策略,实现对风险的有效控制。
公司应当建立重大风险预警机制和突发事件应急处理机制,明确风险预警标准,对可能发生的重大风险或突发事件,制定应急预案、明确责任人员、规范处置程序,确保突发事件得到及时妥善处理。
(四)信息与沟通
公司应当建立信息与沟通制度,明确内部控制相关信息的收集、处理和传递程序,确保信息及时沟通,促进内部控制有效运行。如完善的文件报批系统,合同签订、履行在各业务部门的衔接和进展及沟通渠道、过程,与外部关系的联系等控制系统,均需在防控信息采集系统中逐步显示出来,要达到信息收集和沟通渠道的顺畅,才能做到有效的风险监督和防控。
(五)内部监督
公司应当制定内部控制监督制度,明确内部审计机构(或经授权的其他监督机构)和其他内部机构在内部监督中的职责权限,规范内部监督的程序、方法和要求。实施日常监督和专项监督,及时发现法律风险,提示防控部门处理和预防。及时发现内部控制缺陷,分析缺陷的性质和产生的原因,提出整改方案,采取适当的形式及时向董事会、监事会或者经理层报告。
三、构建法律风险防控体系应注意的问题
(一)健全法律事务机构,强化法律服务职能
公司要建立以法律顾问(律师)为核心,法律事务管理部门为专业管理机构,各管理部门骨干参加的法律风险防控机构。形成在法律顾问指导下,法律事务管理部门整体把关,各管理部门分工负责的综合协调性组织机构。
公司法律风险防控涉及专业范围广,法律服务人员的知识面毕竟单一,且法律风险散见于各专业部门,风险防控要做到事先防范、事中处理,必须依靠各专业领域的优秀管理人才参与,并充分发挥专业人员的专业才能,才可有效地防控法律风险。
(二)加强管理制度的建设
公司管理制度是风险防控体系的基础,完善齐备的管理制度是风险防控体系完整的保障。建立健全公司管理制度,完备风险防控体系,使之系统化、标准化、流程化、可实操化,便于遵守和执行。
(三)重视法律知识培训,提高全员法律素质
法律服务人员的知识高低、公司管理者、员工的法律意识及素质,直接影响到法律风险防控的程度。公司应重视对全员的法律培训,分层次、分批次地进行法律培训。公司全员守法守规意识增强,法律风险意识增强,风险识别能力增强,才能使管理制度得以落实,充分发挥法律风险防控体系的作用,有效地防控风险。
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