人人都吐槽，项目进度汇报怎么做？|工作量|甘特图|项目管理

在项目管理中，有一件事，不管是项目成员还是项目经理都逃不开，那就是进度汇报：项目成员负责具体项目任务的执行，对项目经理负责，需要向项目经理定期汇报其工作成果和进度；项目经理负责一个或几个项目的全生命周期管理，对高层领导负责，需要向高层领导汇报项目的阶段结果和进度。

但在实际的运作过程中，由于各种原因，进度汇报总是被质疑，认为既浪费时间精力，又无法产生实质的效果。

一、为什么大家不爱汇报项目进度

吐槽项目进度汇报的人有很多，理由也各有差别，但总结起来，可以归结为以下三类：

1.认为是形式主义的作秀

汇报进度，一般都是向比自己高级别的人汇报，有些人会下意识地将汇报的内容美化，希望领导可以从中认可自己的努力和能力。但也有些人不屑于此，觉得自己勤勤恳恳工作，领导没理由看不见，不需要自己通过汇报去“争功劳”。

2.不知道汇报什么

对于底层的项目执行人员来说，他们每天的工作都很零碎，要做的事情很多，但真要他们一条一条罗列出来，好像又没有什么实际产出，实在不知道要汇报什么。对于项目经理来说，他们手上掌握着很多项目执行人员汇报上来的项目进度数据和信息，但不可能全部都汇报给高层领导，应该展示给高层领导什么内容是最头疼的。

3.没时间汇报

高节奏、多项目的工作状态让大家的工作时间很紧张，工作执行之余花时间整理所做的任务情况成了额外的负担。

二、为什么进度汇报很重要

虽然人人吐槽，但是基本每个领导都会要求员工汇报项目进度，为什么呢？

我们都知道，项目管理是在有限的资源、时间里完成项目从启动到结束的过程，为了能够在限制下保质保量完成，项目管理就必须要关注进度。而项目进度的推进，就需要具体的交付物、实际的数据来支撑，这些来源于各层级的进度汇报。项目的进度数据对于管理层来说非常重要，他们对项目起监督作用，将实际的进度数据与计划中的数据进行对比分析，相关人员就能从中识别到相应的项目风险并及时解决，从而减少项目的延误，提高项目的成功率和客户满意度。

对于执行层来说，他们不负责项目管理层面的东西，只负责具体任务的执行，进度汇报好像除了增加工作量，并没有什么好处。但实际上，一个优秀的员工是懂得总结的，定期总结和盘点自己的工作内容，有利于自我提升，对执行人员的个人成长是非常有好处的。

三、如何高效、轻松的汇报进度

当然，汇报项目进度的确是一件枯燥、耗时的工作，如果企业想要提高员工汇报的意愿，让进度汇报真正真实有用，最好还是借助于一些高效的协作工具。在项目管理上，借助于专业的项目管理工具，把进度汇报流程化，可以减少相关人员的工作量，让进度汇报更加高效、轻松、科学。

1.制定面向高层领导的里程碑计划

高层领导要管理多个项目，没有精力去看每个项目的具体执行计划和进度，所以项目经理汇报工作时，需要展示的是项目在重要阶段的进度状态和交付物质量，而不是某个员工做了什么、进度怎么样。

这种进度汇报可以用“里程碑计划”来实现，里程碑计划即在项目的重要阶段设置里程碑，项目经理可以在相应的阶段时间内上传交付物和更新进度状态，方便高层领导评审项目和交付物，每个阶段需要产出哪些交付物，在做项目计划的时候确定，并通过阶段评审的方式检查交付物的完成情况和质量。如图，每个里程碑下面都可以上传交付物附件：

2.制定详细的执行计划，并回收实际执行数据

想要提高执行人员的汇报积极性，需要分两步走，其一，项目经理要让项目的执行计划尽可能的完善，减少执行人员计划外的任务，以保证执行人员“知道自己要做什么”；其二，项目执行人员的进度汇报步骤最好越简单越好，减轻执行人员的工作量，降低其抵触心理。

在项目计划方面，借助WBS、甘特图等图表制定项目分解计划，指定每个任务的工期和责任人，然后通过系统通知下发到具体人员，项目成员就能清晰的知道自己在某个项目上的任务安排和工期限制，从而有序地推进项目进度，如图是某个项目的甘特图计划：

在进度汇报方面，执行人员一般通过填报工时单汇报工作，工时单如果是一个类似Excel的手动输入系统，执行人员的汇报工作会很繁琐、耗时；如果工时单汇报可以在线汇报，且与项目计划挂钩，可以一键导入项目任务，不仅可以提高执行人员的汇报效率，还能直接将工时数据汇总后传输到项目经理处，形成进度状态，减少项目经理的工作量。如图的工时单，点击“导入本周任务”，项目计划中属于本周应完成的任务就会自动导入到首页，执行人员只需要填写具体花费的时间即可：