会博通综合档案管理系统资深产品经理指出：集中统一、分级负责管理人事档案既是人事档案的管理原则，也是人事档案的管理体制。“集中统一”是指人事档案必须集中由组织、人事、劳动部门统一管理，具体业务工作由直属的人事档案部门负责，其他任何部门或个人不得私自保存人事档案，严禁任何个人保存他人的人事档案材料，违反者要受到追究。
《干部档案工作条例》指出：干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。《干部档案工作条例》第30条还明确规定：严禁任何个人私自保存他人的档案。对利用档案材料营私舞弊的，应视情节轻重，予以严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》的，要依法处理。这就明确规定了公共部门人事档案材料的所有权属于国家，并由国家授权由组织、人事、劳动部门统一管理。这一管理原则，便于加强对人事档案工作的领导，促进这些单位的领导人把人事档案工作纳入议事日程。
“分级管理”是指全国人事档案工作，由各级组织人事部门根据其管理权限负责某一级人员的人事档案材料，并对人事档案工作进行指导、检查与监督。一般来讲，工人档案由所在单位的劳动（人力资源）部门管理，学生档案由所在学校的教务或学生工作部门管理，干部档案是按干部管理权限由各级组织、人事部门分级管理，即管哪级干部，就管哪一级干部档案，使人员管理与档案管理的范围一致。这种管人与管档案相统一的管理体制，使人事档案工作与人事工作的关系非常密切，有利于各级组织、人事部门对人事工作的领导，也可以为人事档案的管理与利用提供组织保障。
在市场经济条件下，应注意级别不要分得太细。一旦级别分级过细，过分强调管人与管档完全一致，势必导致分散多头管理、管档单位与兼职人员过多等问题，因而实行适度分级即可。由于党政机构与企事业单位及其他机构的工作性质、职能任务不同，其人事档案的管理级别应区别对待。首先，党政机构人事档案管理应适度分级。由于我国传统上把人才人为地分成中央、部委、市属、部门和民营等几大块管理，所以我国人事档案所在机构和人事档案形成者历来存在级别之差，且分得过细。从人事档案所在行政机构的级别上说，有中央级、省级、市级、县级、乡镇级等；从党政机构人事档案形成者的行政级别来说，有一般科员级、副科级、正科级、副处级、正处级、副厅级、正厅级、副省级、正省级、副部级、正部级等。由于各级别的人事档案形成者所处的地位与身份不同，从事的工作性质不同，对国家所作贡献有大小之分，其档案的保存价值、保密范围也必然存在一定差异，因此，过去人事档案管理所分的级别很细，不同级别由不同机构保存，这对于重要人物档案的保管和保密具有有利的一面，但分得过细，则不便保管和利用。特别是社会主义市场经济条件下，民主化程度提高、透明度增强、各类人员级别变化较大，各类人员工作单位和工作性质不像计划经济时期那样稳定，而是具有较大的灵活性，可以进行合理流动和自由择业，政府机构人员也面临着分流、下岗的问题，现有近一半的机关干部将被精简，被精简下来的机关干部将向企业集团、监督机构、中介组织、个体企业等领域分流，一些国家公务员可能转化为企业干部或职工，一些普通干部也有可能被提拔为官员。因此，人事档案管理的级别不宜像过去那样实行过细过严的等级体制，而采取适度分级较为合理。如省级党政机构的人事档案分为两个级别即可，副厅级以上官员的人事档案由省委组织部档案机构管理，副厅级以下官员及国家公务员由人事档案部门管理。市县级党政机构更不宜分级过细。
其次，企事业单位人事档案管理可以不分级。对于企业事业单位的人事档案来说，可以不分级别，由各单位人事档案部门、人力资源部或综合性档案机构集中统一管理。因为这类机构的人员中从事党政领导工作的人数较少，大多从事科研、教学、生产、开发等工作，了解、使用这类人员主要看业绩和贡献，各种级别的人事档案内容大体相同，其保密程度不存在大的差别，不需要像党政机关分级别分别保管，完全可以由所在单位人事部门或综合性档案机构统一管理，这样可以防止一个单位的人事档案分散在几个部门保管或一个人的档案分别由不同部门保管。同时，此类机构的“干部本位”观念将逐渐淡薄，如国有企业同行政级别逐渐脱钩，企业、厂长经理实行自我推荐民主选举，企业干部处于动态之中，企业干部级别变动频繁，企业干部级别不像党政机构官员和国家公务员相对稳定，企业干部级别有时很难确定，所以企业的人事档案没有必要实行严格的等级管理。高校的校长、书记及有关领导也大多是专业人才、专家，校长一职并不是终身制，不当校长后仍从事自己的专业教学与科研活动。至于普通教师虽然有讲师、副教授、教授等各种等级，但每个人处于变化之中，现在是讲师，一段时间后可能是副教授、教授，而且这些职称在聘任制下也不是终身制，因此，更没有必要分级别管理其人事档案。
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