随着时代的进步、科技的发展，访客机的应用也越来越广泛。为什么会这样呢？在企业中，客户与领导间需要拜访，一个良好的访客登记方式不但可以给客户带来更好的拜访体验，还可以增加对企业的初印象，而对于企业而言能够在很大程度上实现内部的科学管理，让访客信息更有序。在学校中教职工人员、家长、学生、外来人员等进出，为了保障校园的秩序也需要经过严格的登记流程，从而保障进出之人不会给学校带来隐患；小区中人员的严格管理也可以增加小区管理水平。
访客机主要是针对进出人员进行管理的，可以更好地识别二代身份证的真假，登记来访的详细信息及拍照等功能，实现局域网内的实时在线通讯，获得批准后才能够进行拜访。
如今，很多场合都在使用访客机作为访客登记的手段，而使用了访客机之后不管是工作人员还是登记的访客都感到很方便，以往前台或者门卫在访客进行手写登记时想要获得尽可能多的信息，但访客却总想简单登记一下，这就导致了两者的冲突，但使用访客机登记后，这种冲突明显变少了。
访客机是采取证件登记的方式的，登记速度较快，访客只需要向前台或门卫提供身份证即可，放在访客机的识别区域，几秒钟即可识别出信息，若无误就可以记录在数据库中。使用访客机进行登记的信息全部是证件识别出来的信息，信息比较真实，不会存在假信息或遗漏情况的发生，在这个登记过程中前台及门卫和访客的交流都比较少，自然也不存在双方发生冲突情况。