得帆云 · 采购管理系统

项目背景

XX公司是一家数字化的工业用品服务平台，致力于工业用品供应链的数字化建设，助力企业采购管理数字化升级。XX公司通过全链条的数字化改造能力，重构中国传统工业用品采销渠道，实现集交易平台、数字化工具、智能化服务于一体的综合数字化供应链。

原公司采购流程复杂且集中于一个系统中，存在以下问题亟需优化：

1.系统功能多，不便于分块管理；

2.流程复杂，难以全程管控；

3.管理翻新，系统适用性降低...

为解决这些问题，并将公司 该业务流程进行迁移和增强，XX公 司选 择了得帆云aPaaS低代码平台来完成搭建新采购管理系统这项重要任务。



本期客户

客户名称：XX有限公司

业务领域：零售采购

使用版本：2.23.0


客户需求

通过得帆云搭建的采购管理系统，需要实现以下目标：

（一）重构采购招投标系统，将原采购招投标功能进行迁移，新增更多功能以增强系统并进行迭代，需要：

  • 满足当前的业务需求，业务流程包含该板块下的所有功能；

  • 适用未来业务发展，充分考虑行业业务的未来发展趋势，延长系统的适用期限。

（二）高效进行相关业务办理，减少流转的时间损耗，降低业务内部时间消耗。

（三）实现包括项目信息及供应商信息等在内的业务基础信息的维护，涵盖从项目确立并发出招标、供应商报名、供应商投标到后续评价等闭环管理目标。


设计理念

基于XX公司的采购管理特点及公司管理需要，兼顾aPaaS平台基础功能，系统流程设计原则如下：

1. 系统层面的先进性

确保系统的设计是先进的。既要满足XX公司的流程现状，又要充分考虑XX公司未来业务的发展需要，能过随着公司的发展而进行优化扩展；

2. 业务层面的可行性

确保系统设计的流程在实际业务中是可行的，系统的可操作性、业务处理的正确性和可靠性、经营管理的连续性都有被充分考虑到；

3. aPaaS层面的可行性

确保设计的流程在aPaaS平台是可行的，包含aPaaS功能实现可行性、XX公司采购管理需求以及在公司实施的可行性等；

4. 整体安全性和高效性

确保系统整体的安全性和高效性。确保系统内部运行足够安全以至于可以在XX公司内部高效运行。


功能介绍

基于XX公司现有业务需求及后续的发展规划，现采购招投标系统可以大致分为如下模块：

1‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍. 基础信息

基础信息是系统使用过程中涉及到的变化较小，但使用频率极高的数据，对基础数据的正确维护是确保业务正常进行的重要前提。本系统中涉及到的数据均有实现信息集中维护、流程管控、搜索查看和编辑权限。

1.1 人员信息

人员信息是系统业务涉及人员的数据。正确且全面的人员信息是在系统的使用过程中是非常重要的一环，同时它更加便捷了人员之间的上下级关系管理和相关信息的维护。

人员信息

1.2 税率

税率是涉及财务的重要数据，在业务流程中很多地方都会涉及到使用其进行计算。税率的极小差异都会导致在财务方面的极大差异，由专业人员维护此类信息，可降低业务使用的人员手动输入发生误差的风险，实现了一人维护全员可用。

税率信息

1.3 消息提醒

消息提醒，将提醒的相关消息维护在一张表中，实现了消息提醒的自定义。用户通过在此表中维护适合本阶段的消息提醒参数，即可设置系统中对应的消息方式。

消息提醒

2. 项目管理

项目管理是指采购招投标基础数据，为与公司原有OA系统进行集成，此处设计为项目数据在OA系统中进行创建并审批，审批通过之后，在得帆云平台中新增项目数据。

项目管理在流程开始时维护项目的基础信息，将后续流程的表单关联在此处，实现了实时跟踪项目在招投标流程中的进度及新产生的相关信息。

项目基础信息

项目关联信息

3. 供应商管理

供应商管理模块作为招投标业务的重要信息，同样在采购系统中进行了详尽的设计。供应商管理功能模块包括供应商类型、供应商列表、供应商联系人等，全面记录供应商的相关信息，便于对供应商信息的查看和是否启用的管理。

3.1 供应商信息

供应商基础信息分为自动维护和手动维护两部分。当供应商报名被审核通过之后，关于供应商本身的基础信息会自动更新或新增。

除供应商自身信息外的其他信息可由采购人员进行维护。既实现了供应商信息维护自动化，又满足了采购人员对供应商状态的可控性。

供应商类型

供应商列表-1

供应商列表-2

供应商联系人

3.2 问题记录

记录与供应商的沟通情况，可做后续业务争论的依据。实现沟通集中线上化管理，便捷用户查看。

问题记录

4. 公开招标

公开招标是实际业务进行的第一步，包括采购人员发出招标公告和供应商看到公告之后的报名。集招标公告和报名途径与一张表格中，简化了供应商报名流程，同时实现了业务流程的先后顺序的管控，便捷了采购人员对此类信息的管理和维护。

4.1 公开招标公告

公开招标公告

4.2 供应商报名登记表

供应商报名登记表记录所有供应商报名的数据信息，实时同步供应商在招标公告中的填写情况，便捷采购人员概览整体报名情况。审批通过的供应商可自动生成相关账号，便捷了后续供应商投标业务的进行。

供应商报名

5. 招投标管理

招投标管理是采购业务的最核心板块，涉及供应商在投标进行过程中动态数据的实时维护、招标方相关权限的控制，保证了整个业务流程进行的及时性和公平性。

5.1 招标文件列表

招标文件列表记录本次及历史招标的具体情况，由采购人员手动维护，邀标供应商由供应商报名通过情况自动生成，采购人员提交后，会给对应的供应商发送邀标邮件通知，简化了采购人员的操作，实现了双方信息同步的及时性。

招标文件 -1

招标文件-2

5.2 供应商投标

供应商投标信息由供应商填写，实现了实时记录供应商的投标进展 、汇总历史项目投标情况等功能，可多层次比较应标供应商的报价等情况，实时更新报价排名，实达到竞价效果，实现最优选择的目标。

供应商投标

6. 评价管理

评价管理由采购人员设计并发放，主要涉及问卷的建立和数据的记录，可征集专业人员对不同供应商的评价，及时跟踪不同供应商在投标轮次中的表现，增强了决策的可靠性。

问卷发放

问卷模板

7. 中标管理

中标管理是业务流程中最后的一步，主要是对已经中标的项目和供应商进行维护，同时会对中标的供应商发出中标邮件通知，对未中标的人发送感谢邮件。

集中所有项目的中标情况记录，方便后续项目的跟进，同时还可对不同供应商的合作程度进行分析，便于后续项目的招标的进行。

中标管理

使用采购管理系统，有效提高业务流转的效率，降低流程内耗时间。系统灵活程度高，支持自定义关键数据，降低了操作难度。对有采购管理需求的用户来说，拥有一个切合自身采购管理需求的系统是十分便利的。

只需引入一个系统，即可实现流程优化、操作简化和管理细化。得帆云期待着能助力所有用户以系统数据为依据，与对接人进行有效率的对话，进而在各个层面上实现自身业务价值。

得帆云（https://www.definesys.cn）致力于通过提供零代码、低代码、aPaaS解决方案，帮助组织快速实现业务和管理的数字化。您可以通过得帆云提供的开箱即用的组件、功能，灵活、快速地搭建组织内部的各类数字化系统（例如：进销存管理、售后服务、CRM、人事管理等），兑现企业的数字化需求，实现组织的降本、增效和快速创新。

您可以是专业的IT技术人员，又可以是非IT技术背景的业务主管、咨询顾问、产品经理，甚至是职场小白，只要您具备数字化意识、产品化思维，均可基于得帆云产品强大的零代码配置能力和低代码特性，即刻配置和交付数字化系统，助力您成为数字极客，为组织赋能的同时，强化自身价值。