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考虑到 Microsoft PowerPoint 演示文稿通常伴随着大量图像、GIF、嵌入式视频、图表、图形和其他内容,因此您会得到一些相当大的文件也就不足为奇了。您可以采取以下几个步骤来减小演示文稿的文件大小。
大文件可能很烦人。它们占用了大量宝贵的磁盘空间,降低了播放性能,并且可能由于超出文件大小限值而导致电子邮件退回。您可以通过减小演示文稿的文件大小来防止所有这些事情发生。
我们之前已经提到过,但在考虑减小文件大小时,您首先会想到的是图像——这是有充分理由的。图像文件可能非常大。您可以采取一些步骤来减小大小,例如压缩演示文稿中的图像。如果您怀疑 PowerPoint 文件如此大的原因是由于图像,那么请务必阅读我们撰写的有关如何减小包含图像的 Office 文档大小的文章。
如果您按照这些步骤操作但仍需要减小演示文稿的文件大小,我们确实有一些额外的提示要添加。
将您的演示文稿转换为 PPTX 格式
微软在 Office 2007 中发布了 PPTX 格式。不过,看到 PPT 文件浮动的情况并不少见。那么PPT和PPTX 文件有什么区别呢?PPTX 版本压缩了演示文稿中的所有内容。如果您有一个 PPT 文件并将其转换为 PPTX 文件,您会注意到文件大小有所减小。
转换文件就像按下按钮并选择文件类型一样简单。继续打开您的 PPT 文件,转到“文件”选项卡,然后单击“转换”。
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将出现 Windows 文件资源管理器。您会注意到另存为类型设置为“PowerPoint 演示文稿”。这是 PPTX 文件类型。点击“保存”。
您的 PPT 文件现在将被转换为 PPTX 文件。如您所见,文件的大小已减小。
HTG Presentation 2 是我们的 PPT 文件,HTG Presentation 3 是我们的 PPTX 文件。仅仅转换文件类型就可以减少 335 KB 的大小。
虽然这并不是文件大小的惊人下降,但我们设法将Word 文档文件大小从 6,001 KB 减少到 721 KB。这完全取决于文件中的内容。运气好的话,这将是您需要采取的唯一步骤。如果没有,请继续阅读。
插入图片——不要复制和粘贴
在 PowerPoint 中复制和粘贴图像而不是使用插入功能是很诱人的。如果您不关心文件大小,这将不是问题,但如果您是,请注意复制和粘贴 - 它可能会将您的图像重新格式化为 BMP 或 PNG。为什么这是一个问题?这两种文件格式都比 JPG 大。
您可以在上面的屏幕截图中看到,PNG 文件为 153KB,而同一图像的 JPG 文件为 120KB。每次将 JPG 文件复制并粘贴到 PowerPoint 并将其转换为 PNG 时,您都会在演示文稿中添加一些不必要的文件大小。使用插入功能将确保您的图像按预期插入。
在图像编辑器中进行图像编辑——不在 PowerPoint 中
在 PowerPoint 中插入图像时,最好确保它不需要任何编辑。如果确实需要编辑,最好在图像编辑器中进行。为什么?当您使用 PowerPoint 编辑图像时,它会将所有这些编辑存储为演示文稿的一部分。例如,当您将图像更改为黑白时,PowerPoint 也会保留全彩色图像。这是存储了很多额外的叮咬。
如果您没有图像编辑器(您有)或者您只是必须使用 PowerPoint,请务必告诉 PowerPoint丢弃从编辑器中保存的所有多余数据。它不会像在专用编辑器中工作那样为您节省那么多空间,但它会有所帮助。
压缩演示文稿中的所有图像
您可以一次压缩 PowerPoint 中的图像,也可以一次压缩所有图像。如果你想做后者,这里是如何。
打开您的演示文稿,转到“文件”选项卡,然后在左侧窗格中选择“另存为”。
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接下来,选择“更多选项”,您可以在命名文件的区域下找到它并选择文件类型。
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将出现“另存为”窗口——这一次为您提供了一些额外的选项。在“保存”按钮旁边,单击“工具”。
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在出现的下拉菜单中,选择“压缩图片”。
将出现“压缩图片”窗口。在这里,您可以选择演示文稿中图像的分辨率类型(基于 PPI)。您还会注意到您无法在“压缩选项”组中选择“仅应用于此图片”选项。这是因为,由于我们访问此工具的方式,此选项不可用。
注意:如果您确实要压缩单张图片,请选择它,然后前往图片工具格式 > 压缩图片。
对选择感到满意后,单击“确定”。
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请务必在之后保存您的演示文稿。
不要使用嵌入式字体
我们了解您可能想要嵌入式字体的原因——您可能正在制作以星球大战为主题的演示文稿,因此,与您共享演示文稿的任何人都不太可能拥有这些特殊字体。在演示文稿中嵌入字体可以防止出现问题,但这是以增加文件大小为代价的。
通常,除非您确定需要显示特定字体,否则我们建议关闭字体嵌入。
转到“文件”选项卡,然后选择左侧窗格底部的“选项”。
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在“保存”选项卡上,取消选中“在文件中嵌入字体”复选框,然后单击“确定”。
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我们保存了演示文稿的副本,其中嵌入了所有字体,没有嵌入字体,并且仅嵌入了演示文稿中使用的字体。看看文件大小的区别:
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还信吗?
链接到文件而不是嵌入它们
如果您在演示文稿中嵌入整个 YouTube 视频而不是链接回它,请考虑文件大小的差异。嵌入整个视频将显着增加演示文稿的大小。嵌入文件与链接文件时肯定有一些有价值的好处(例如当收件人可能无法访问互联网来播放视频时),但如果文件大小是一个问题,那就不要这样做。
不要为演示文稿存储缩略图
早在 Office 允许您保存演示文稿的缩略图时,您就可以在文件资源管理器中搜索文件时获得文件的预览。Windows 已经变得更加复杂,因此它不再需要 Office 应用程序的帮助来执行此操作。但是,该选项仍然可用。
我们进行了一些测试,以查看启用和不启用此选项的文件大小差异。结果如下:
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启用缩略图选项后,我们的文件大小为 2,660 KB。在未启用该选项的情况下,文件大小减少到 2,662 KB,总共节省了 7 KB。
这是一个非常小的保存,但是当我们使用 Word 文档对其进行测试时,差异很大,显示未启用该选项时为 721 KB,启用该选项时为 3,247 KB。
虽然这是应用程序之间的巨大差距,而且还不清楚为什么差异如此之大,但它仍然是一个值得探索的选择。要禁用该功能,请打开您的演示文稿,转到“文件”选项卡,然后选择右侧的“属性”,然后选择“高级属性”。
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您现在将位于“属性”窗口的“摘要”选项卡中。在窗口底部,取消选中“保存预览图片”旁边的框,然后单击“确定”。
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从您的演示文稿中删除个人和隐藏信息
Microsoft Office 将在您的演示文稿中存储您的个人信息(例如作者姓名)和隐藏属性。摆脱这些信息可以为您节省一些空间。
打开您的演示文稿,转到“文件”选项卡,选择“检查问题”选项,然后选择“检查文档”。
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将出现“文档检查器”窗口。确保选中“文档属性和个人信息”框,然后单击“检查”。
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在下一个窗口中,选择“全部删除”。现在将删除信息,为您节省几 KB 的空间。
关闭自动恢复
我们不一定建议这样做,它只能作为最后的手段。AutoRecover 是 Office 中必不可少的工具,如果您在保存之前曾经丢失过文档,那么您将准确理解我们的意思。
每次 Office 使用自动恢复时,它都会稍微增加文件的大小。要关闭自动恢复,请转到“文件”选项卡,然后选择左侧窗格底部的“选项”。
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在“选项”窗口的“保存”选项卡中,取消选中“每 xx 分钟保存一次自动恢复信息”旁边的框。
如果您立即保存并退出演示文稿,您将不会注意到差异。但随着时间的推移,随着您继续进行演示,自动恢复功能会将 KB 添加到您的文件中。
将所有内容复制到新的演示文稿中
在您创建演示文稿时,PowerPoint 将在后台保存各种内容以帮助您。我们已经提到了如何关闭很多这些功能,删除 PowerPoint 保存的数据等等,但总有可能漏掉一些东西,并且 PowerPoint 存储了一些你不需要的信息。将您的内容复制到新的演示文稿可能是解决问题的好方法。
这可能有点麻烦,因为使用 PowerPoint,您需要复制和粘贴每张幻灯片(和母版幻灯片)。但是,一旦您这样做了,新的演示文稿将不会有任何以前的背景保存、自动恢复信息或文件的以前版本。因此,您应该会看到文件大小发生了变化。
虽然我们无法确切告诉您这会减少多少文件大小,因为每个演示文稿都会有所不同,但值得一试。
一种可能性:解压缩演示文稿并压缩它
正如我们前面提到的,PPTX 文件是一个压缩文件(这就是为什么它的大小比老式 PPT 文件小得多)。这意味着您可以使用 7-Zip 或 WinRar 等工具打开它,从 PPTX 中提取所有文件,将它们添加到压缩存档中,然后将存档重命名为 PPTX 文件扩展名。
不过,我们在这里遇到了一些问题。
在 Rob 对 Word 文档的测试中,它成功地将文件大小从 721 KB 减小到了 72 KB。但是,它在此过程中损坏了文件。在我对 2,614 KB 文件的测试中,它并没有损坏它,但它只减少到 2,594KB——总共只有 20 KB。我们不确定这里发生了什么,所以如果您想尝试一下,请务必在这样做之前备份您的文件。
这就是我们为减小 PowerPoint 演示文稿大小而获得的所有技巧。我们一直在寻找新的有趣的方法来减小文件的大小,所以如果您有任何提示,请在评论部分告诉我们,我们很乐意对其进行测试!
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