会议,在团队和组织中的作用毋庸置疑——交流信息、制定计划、讨论方案、解决问题、复盘成效,这些都是会议无可取代的功能与意义。

然而,对于管理者和员工来说,由于立场的不同,对待会议价值的看法往往也并不相同。

多数情况下,管理者都比员工更热衷于开会,这是因为他们总是处于发号施令的那一方。而相反,后者对待会议却往往抱着一种抗拒的心态,原因同样很简单——与他们有关的会议,意味着可能会分配更多的工作任务,而与他们无关的会议,则不可避免地将占据他们原本的工作时间,从而导致他们不得不以加班的方式,来对冲掉会议对工作进度造成的影响。

更何况,无论管理者愿不愿意承认,事实上大部分的会议,都是低效能的会议,并不能真正帮助管理者解决目标问题,反而还会浪费更多的金钱与时间,以及造成与会人员及相关人员的精神耗损。

那么,怎样才能召开高效率、办实事的会议呢?

在《开会的革命》一书里,作者介绍了一种“互动开会法”。他们认为,成功的会议实际上都拥有一些共同特点:具有共同的“内容注意点”和“过程注意点”,有人负责维持一个开放而平衡的会议环境,与会者角色分配明确、责任清楚。

具体来看,一个好的管理者,在会议的组织上应当注重以下几个细节:

一、时长

为了避免上述问题的发生,从而保证会议对管理者和普通职员的效能都最大化,很重要的一点是要控制会议时长。管理者应当按照“宜短不宜长”的原则来组织会议,例如:平时60分钟的会议可以尝试缩短到45分钟;30分钟可以缩短到20分钟;15分钟的会议可以缩短至10分钟以内,或者是将一个原本30分钟的会议,拆分成2个15分钟的会议或3个10分钟的会议,通过对会议节奏及议程的把控,来减少参会人员对会议的疲惫感,并营造出相对紧张的氛围感,这样也有利于引导不同人员对会议内容达到相同的高度专注。

二 规模

规模是影响会议效果的重要因素之一,尤其对于大型企业而言,动辄召开中层及以上乃至全体员工的大会可能是家常便饭,表面上,这类一贯多级的会议,的确可以起到层层传达落实的作用,但实际上,站在员工的角度而言,会议的范围越大、层级越广,自己在其中的参与感与获得感也就越小。对此,管理者应当少开大会,多开小会,这样可以让员工的参与感更强,从而激发他们集思广益的主观能动性。

三、议程

议程关乎着参会人员的体验。一个议程较多的会议,可能由于“前摇”时间过长而消耗员工太多的耐心,导致到了真正关键的环节,员工也很难及时把精神重新聚焦回来。因此,管理者要对议程进行充分的筛选,本着为所有与会者的时间与体验负责的态度,来决定要讨论哪些内容,并将重要的内容放在前面,将次要的内容依次延后。

当然了,除了上述三项重要维度之外,管理者也可以借助高效开会的“神器”,来帮助会议达成最大化的质量与效果。

辟如被誉为AI办公新势力的成者科技所推出的成者StarryHub会议星,后者作为一款智能会议投影一体机,集120°广角AI摄像头、专业会议拾音器、大功率会议音响、手写电子白板等硬件于一身。管理者无需提前对其做任何设置,随时随地、一键开机即可开始会议,可以有效帮助管理者缩短会议时间,营造更快捷更高效的会议氛围。

而依托成者StarryHub会议星内置的自研会议软件——StarryMeeting,管理者还可以直接管理通讯录并直接呼叫用户加入会议,以便精准控制参会人员规模,从此,再也不用担心“小会”开成“大会”了。

为了确保各项会议议程能够在会后得到充分的贯彻落实,成者StarryHub会议星还支持高品质收录音功能,管理者只需要安心开会即可,一切都可通过成者StarryHub会议星进行记录,不仅可以将录音随时分享至手机,也可以直接进行会议录音转写,帮助产出会议纪要,进一步提升各类商务办公会议的效率——让开会不再是一件头疼事,而是能够真正体现出思维碰撞与管理优势的全部价值。