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案例回顾

2021年12月，广东省东莞市塘厦镇沙湖某公司查看公司账目时，发现公司登记出货的金额高达300万元，却仍是亏损，于是怀疑有人利用职务便利侵占公司货款，公司负责人第一时间向东莞市公安局塘厦分局报警。接报后，民警立即展开侦查，最终掌握充分证据，于近日凌晨成功抓获职务侵占案嫌疑人高某，其同伙刘某。经审讯，嫌疑人高某、刘某对其违法事实供认不讳。

高某为该公司销售员，平日里与仓管员刘某私交较好。之前高某在为客户办理退货时，发现客户退回不良货品后，仓库需重新调配货物给客户，而在这个环节中，高某作为销售员，可以直接下单填写数量，让仓库办理退货产品的接收和发货。于是高某利用该漏洞，虚报客户退还的不良货物数量，在公司补发对应数量的货品时，由仓管员刘某将虚报多出来的货物保管在仓库内。待下一个客户订单时，高某少报数量给公司，由自己截留的货品补上。并使用个人银行账号、微信、支付宝账户，私收客户货款。

用这样的方式，高某伙同刘某侵占公司货物价值高达300余万，目前，塘厦警方已将高某等人职务侵占案成功移送检察院起诉。

素材来源：《襄阳市审计局》官网

案例分析

广东东莞某公司销售员高某利用职务便利，虚报销售不良品退还补发的数量，与库管联手，套出货品暂存仓库，再视情况将后续订单拆单，将“大”订单的部分“私留”以“飞单”的方式，在库管配合下将截留的货物转售，私收客户货款牟利。该案例反映出，该公司至少存在以下内控缺陷亟待解决：

1、销售不良货品退换货管控不严格，高某作为销售员可以直接决策退回不良货品的处理以及补发货数量，且无其他部门或人员参与检验，引起了不良货品退换货失控；

2、公司未定期组织有非库管员参与的盘点，核对实物、实物账、财务账，导致仍留在仓库虚增的“补发货”未被及时发现；

3、销售订单跟踪不到位，过程监管失效，发货缺少有效核对，未与销售订单进行勾稽，造成高某擅自将客户订单拆单后部分做了“飞单”，私收客户货款的情况未被识别；

4、公司与客户未建立独立的对账机制，未能及早发现销售员高某虚报补发货数量与私收客户货款的行为。

基于上述问题，笔者认为公司可以从如下方面进行优化调整：

1确保不相容职务分离，强化关键人员管控

公司应按照不相容职务分离的原则，分别设置销售各环节的职责和权限，做到申请与审批分离、账款货分离等，具体要求包括但不限于：销售下单与审批、发货申请与审批、销售经办与货款收取、销售经办与退货验收与处置等。此外，对于销售员、仓管员等关键岗位人员：入职时应要求其签署廉洁协议，明确岗位廉洁要求，规范其工作行为；定期安排相关岗位人员轮岗和强制休假，防止相关人员在任职期间实施以权谋私的行为；离职时，若有必要还可安排人员对相关人员进行离职审计。

2明确退换货标准，完善销售退换货管理程序

公司首先应该明确公司的退换货标准，满足何种条件时方可为客户办理退换货。实际操作过程中，客户如需办理退换货，销售员应在发起退换货申请时，附上相应的书面证明（如客户反馈的邮件），使得实际退换货情况、数量有迹可循。

其次，应在退换货流程中增加质量管理部门的审核，对退回货品的质量进行检验，确认质量方面是否存在瑕疵属于不良品，检验完成后在销售员发起的退换货申请上填写检验意见。

最后，由满足不相容职务分离原则的相关权限人结合销售反馈和质量管理部门检验意见，对该笔退换货申请是否满足公司不良品退换货标准、是否需要补发货处理等做最终的审批。通过后，仓库方才可在确认货品数量、状态的情况下办理该批退换货产品的接收与补发货。

3定期组织开展存货盘点，确保账实相符、账账相符

公司应定期组织仓库存货的盘点，财务部门将财务账与仓库实物账核对后准备盘点表，派遣财务人员共同参与，依据账面记录对仓库存货进行盘点。盘点时，至少配备一名仓管员和一名财务人员，财务人员负责监盘，严格要求仓管员按照盘点表内容进行逐一盘点，盘点结束后，财务人员进行汇总复核，对于盘点差异的货物，应及时与仓库查明原因，落实相关责任人，按照公司奖惩制度进行处罚，情节严重者，应及时交付司法机关处理。

4规范销售订单下单程序，将销售订单与发货强关联

公司内部生成销售订单时，销售员应以双方签字盖章的订单为依据，将所需产品规格、数量等信息录入系统，并按要求将盖章的订单作为附件上传系统，由符合不相容职务分离的相关权限人在系统中对该订单审核，通过后方可生成正式订单，从而可防止案例中销售员擅自拆单，将一部分订单需求作“飞单”的情况。

销售发货时，销售员应在确认达到约定的发货条件后提出发货申请，经销售、财务等相关权限人审批后生成正式的发货通知单。相关申请除了明确发货产品规格、数量等信息外，还需注明对应的订单信息，包括订单的执行情况，防止多发、重发、漏发。仓管员按照经批准的发货通知单，准备货物，联系合适的物流单位，按照通告单上注明的地址进行发货。仓库发货建议双人双岗，相互核对、相互制约，降低舞弊行为发生的可能性。此外，建议公司对于进入审批阶段的发货申请中注明的关键发货信息不得修改，比如货品规格、发货数量、地址等，确有必要调整的则撤销后重新提出发货申请。

5多维度定期核对销售信息， 关联运营数据引入反舞弊思路

公司销售部门与财务部门每月定期就销售发货情况、回款情况进行核对，双方确认无误后完成内部对账。由财务人员编制内部对账单，并依据结果负责与客户开展外部对账工作，准备书面对账函并统一寄送，对账单回函必须要求客户签名及盖章。财务人员再根据客户对账结果统计编制汇总表，并与公司的运营数据进行核对，确保发货、库存、回款数据相互一致。

另一方面，公司应定期对销售运营情况进行对比分析，分析指标的波动趋势，判断合理性，包括常见的资产产值率、资产收入率、资产周转率、固定资产产值率、存货周转率、应收账款周转率等，同时还应从反舞弊角度，关注某客户周期性订单发生重大波动、销售出库与物流信息的一致性、某销售员退货频次异常、补货数量与金额异常等。

启 示

以上公司销售员勾结仓管员侵占公司货物资产的舞弊行为警示着每一个企业应注重销售过程、发货、退换货环节的管理：确保不相容职务分离，强化关键人员管控，明确退换货标准，完善销售退换货管理程序，规范销售订单下单程序，并将销售订单与发货强关联，从根本上解决案例中“明修栈道，暗度陈仓”行为的发生；定期组织仓库存货盘点，确保账实相符、账账相符，销售数据定期对账，关联运营分析引入反舞弊思路，尽早识别异常与舞弊信号，若发现异常应及时查明原因，不断优化流程，实现全流程的有效管控。

作者：李旭硕

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