大家都知道，许多企业都清楚要大量的宣传策划一家公司，才可以获得更多订单量，仅有一小部分懂行公司才能抓住时机，大量举行记者招待会，新产品发布会，参加一些展览会等，这时候如果可以邀请去当地权威性的记者媒体到现场报道和后期适度的报道，定可以起到事半功倍功效。
一、明确活动详情
给予准确的活动详情，这个时候一定要精准到时候，例如2023年11月4日早上09:30，那样媒体记者内心有数量，会结合实际情况提早出发到达当场，不会发生迟到状况，有的人为了让记者不晚到，把精力报提早30分乃至1小时，这完全没有必要，一般媒体记者都会先20分钟到现场，时长彻底充裕。
二、明确主题活动详细地址
给予详尽的主题活动详细地址，地址要具体到某某酒店餐厅或是某某展台，例如西安会展中心A区1.2馆J19，那样媒体记者能直接到主会场干活儿，而非到一个地方之后再打给连接人，有时连接人一忙，或是手机调降噪无法联系，媒体记者仅有苦等，那样就会有可能会迟到，最先这样对于媒体记者蔑视，次之还有可能危害活动成效。
三、给予通稿
因为是商务活动，记者不负责任写稿，假如邀请互联网媒体或是报刊媒体，必须招标方准备充分靠谱合法合规通稿。互联网媒体（如，新浪新闻）新闻通稿篇幅一般1000多字，可以配1-3张照片，平面图媒体（如，南方都市）一般200-300多字。假如邀请视频媒体（如，腾讯官方视频）或是电视台节目（如，西安电视台），必须招标方准备充分配声外挂字幕稿也有关键人物名称和职位。
四、给予媒体邀请函
媒体邀请函能是图片和视频，H5方式，甚至文本形式，假如是自主邀请得话，媒体邀请函对记者是不是来参与活动是至关重要的，但现在我们讲述了根据媒体公关策划公司邀请记者，假如以上三点都带来了，那样媒体邀请函无关紧要，由于媒体公关策划公司吃技术专业饭的，彻底有这个关系与能力替你邀请到有关记者，当然前提是你主题活动务必靠谱合理合法。
五、拟邀请媒体
说出你想邀请的媒体种类（电视台节目，报刊杂志，视频媒体，互联网媒体，网络主播，KOL），想邀请的媒体总数，让公关策划公司替你明确。你要是不了解有什么媒体，不清楚邀请是多少适宜，你能给一个大致的预算和主题活动规模总数，媒体公关人员会凭经验和具体情况做最理想的配对以确保活动成效。
六、明确协作媒体
之上信息提供给公关策划公司之后，一般当日就可确认好什么媒体想要参与活动然后进行报道，这时候就要招标方结合实际情况走合同书转款明确媒体记者了，一般提前一周较为适宜，由于媒体记者每天的日常全是提早设计好的，假如临时性明确，极有可能记者早已被其他公司订了而无法答应活动。
七、活动方案连接
这一步骤一定要提前让记者了解，最好是记者在场以后给一份流程图给记者，由于媒体记者不容易全过程待在活动现场，或者是有必须采访环节的还要注意，采访时间不必安排到主题活动最终，由于记者采集到需要素材内容以后就会离去，以防找不着记者访谈。此外，访谈还要招标方提早给予采访稿，以防止记者提问的问题受访人无法回答的窘境境遇。
八、媒体在场招待
要不是尤其大规模新品发布会主题活动，媒体公关人员不容易亲身在场，但是也会特定一个记者做为带头人领着别的媒体记者一并在场，招标方最好专业派一个承担招待得人彼此存到联系电话便于主动沟通。彼此见面后，若有别的交待能够现场商议，现场应是媒体记者分配坐位和生活用水，媒体记者提前准备离去的时候可以会有一份婚礼伴手礼以增强好感度，有益于后期宣传协作。
九、主题活动报道
活动之后，媒体记者回家正常情况下是依据招标方提前准备好的通稿在相对应的媒体中进行报道（电视台播放，报刊杂志发表，视频提交，网络媒体发表文章），却也可能会有一部分媒体参与活动之后感觉具体内容或是标题和具体主题活动不符，会进行相应的改动和优化并不能提前通知。此外，如招标方想要用自己拍的照片放到通稿里，需提前通知公关策划公司和记者商议。
十、协作意见反馈报告
主题活动报道以后，媒体公关会让此次邀请的媒体开展报道的数据进行整理汇总给招标方。电视台播放会提前告知招标方播出时间，让招标方留意观看，有一部分电视台节目有互联网播放链接可以提供，视频媒体给予连接，互联网媒体给予新连接和百度收录截屏，报刊/杂志期刊媒体有一部分有网络连接给予，并且还会寄最少一份样报/杂志期刊给招标方，直播网红给予回看连接，KOL给予宣传策划连接。
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