哈喽，大家好

我是远洋

我们在PPT的时候，难免会遇到这种情况：

页面文字巨多，领导要求只能放一页，还不能删字，我们应该怎么办？

在这个时候，我们就需要用到PPT的文字排版技巧了。

今天的内容，我会用一个案例，带大家实现多文字的排版。

首先，让我们看一下今天要进行设计的页面：

案例文字摘自百度百科

上面的案例是不是文字很多很乱？当真是让人头秃了。

别急！Let's get it~

今天会按照6个步骤来讲解正文的文字排版：

01. 字体选择与字号设置

02. 文字间距

03. 文字行

04. 分组提炼小标题

05. 层级区分

06. 对齐方式

有时候页面的文字看起来多的原因，和选择的字体和字号也是有关系的。

如果要做多文字排版的话，首先我们先要确定字体和字号。

01字体选择与字号设置

字体

常见的字体按照西文字体的划分标准，分为衬线体和非衬线体。

衬线体（serif）：在笔画的开始和结束中有衬线的装饰，具有横细竖粗的特征。

例如宋体就是一种标准的衬线字体，具有古典、传统的感觉。

非衬线体（sans serif）：横竖笔画粗细统一，结构简单的字体。

例如，我们常用的微软雅黑、思源黑体等，更具有现代感，在小字号的情况下，笔画细节更加清晰，可以提高识别率和阅读效率。

所以在PPT的正文中，会较多使用非衬线字体。

（类似中国风这种风格一般会使用衬线体）

这次就拿非衬线体中的思源黑体来进行今天的讲解。

有人会好奇原字体微软雅黑也是非衬线体，为什么不直接用呢？

这就涉及到字体商用的问题，微软雅黑字体属于方正字库，方正授权微软只能用于电脑显示，拿出来商用需要得到方正授权。

而思源黑体和阿里巴巴普惠体这些字体是免费可商用字体，就避免字体版权问题。

现在字体选择好了，我们又面临另外一个问题：类似于思源黑体、阿里巴巴普惠体这种字体家族，会有多种字重，我们该如何选择字重呢？

字重

所谓字重，其实就是一种字体的粗细程度。

例如，思源黑体就分为了7种字重：ExtraLight、Light、 Normal、Regular、Medium、Bold和Heavy。

字重小会给人纤细、轻快、现代的感觉，字重大会给人带来一种稳重、强硬和厚重感。

在正文中使用大字重的文字，会给人一种压迫感，而小字重的文字笔画较细，笔画会更加分明。

所以在正文，我们一般使用较小字重的文字，比较常用的是Regular、Medium。

看回今天的案例，首先我们把原来的微软雅黑替换成思源黑体 CN Regular，于是得到现在的页面。

替换成 CN Regular的页面

调整好字体和字重之后，接下来我们再调整下文字的字号。

字号

字号简而言之就是文字的大小。

文字小虽然可以给人精致的感觉，但是我们在做PPT的时候，要考虑到观众的阅读性，因此不能将文字设计的过小。

演讲型PPT中正文的字号一般在14-18，小标题一般会在正文字号的基础上加4个字号。

（具体使用的字号要结合演讲屏幕、听众、场地距离来具体设定）

今天的案例是属于文字多的阅读型PPT，由于文字较多，所以我们就把正文的字号调整为12号。

字号缩小后，整体文字看起来就没那么乱了，和标题的层次也更加清晰了。

但是目前看起来每段的文字都很紧凑，缺少呼吸感，所以接下来我们再来调整下文字间距。

02文字间距

字符间距

PPT中的字符间距分为：很紧、紧密、常规、稀疏、很松和其他自定义间距，一般情况下我们都会默认使用常规。

在一些提示性的文字中会使用紧密，在一些装饰性的文字中会使用稀疏。

应用到本次案例中，我们将正文字间距设置为常规，标题处增加的英文修饰的字间距设为稀疏。

行间距

行间距就是一行文字到下一行文字的距离。

在PPT中一般常用的行距是1.1-1.3，在某些情况下会使用1.5和2倍行距。

本次我们将行间距设定为1.2，效果如下：

调整行间距后，行与行的距离不再像之前那样紧密，阅读体验也变得更好了。

段间距

段间距顾名思义就是段与段的间距，目的是为了让段落间的区分更加清晰和富有层次感。

PPT中的段间距会分为段前和段后，我一般的设置就是段前和段后各4磅。

其实还有一种比较快捷的方式：用回车敲一个空行来作为段间距。

（小Tips：使用这种方式，如果想调整段间距，就把空行的字号调大或调小。）

在本案例中，我将原有三段文字，拆分成了四段，第一段和第二段我采用了空一行的方式，调整过后的效果如下：

调整完段间距是不是整体更加规整了呢？

目前看起来文字的行尾会存在把词组拆开的情况，比如第三段中把人口拆分成两行。

这样在阅读起来是会影响阅读效率的，接下来我们就来解决下这种问题。

03文字行

行长

行长即一行中文字的字数。

在PPT中没有规定具体的行长限制，但一行中的字数过多，会使阅读效率降低，让阅读变得困难。

一般来说，一行中字数在15-35字左右是比较合适的，尽量不超过40字。

段落行数

一个段落如果分成过多行，会让段落显得字数很多，让人产生不愿阅读的感觉。

一般来说，PPT一个段落有3-5行是比较合适的。

换行

文字换行时，尽量不要拆分词组，这样会让文字的阅读变得不连贯。

比较快速的做法是按照标点来换行，这样可以保证不拆分句子，让阅读变得连贯且高效。

标点

文字中的标点符号需注意不能放在行首。

接下来，我们按照上述内容来调整下文字行。

案例中均以标点符号为结尾，一行中的文字数尽量减少。

文字行调整后，整体的阅读效率已经大大提升了。

但是目前一眼看去还是不能快速知道文字讲的要点，这时就需要为段落提炼小标题。

04分组提炼小标题

当页面不能删除文字时，分组提炼小标题是比较好的一种方式。

这样可以使文字的含义更加精炼，提升文字的阅读效率。

在本案例中，我们可以把第三段提炼为华为排名，第四段提炼为华为认证。

提炼后小标题后，我们可以一眼看出段落要讲的主要内容了。

但目前小标题和段落正文的区分并不明显，整体缺少层次感，那么接下来我们来解决这个问题。

05层级区分

理解文案

要进行层级区分之前，首先需要理解文案的层级关系，明确重点要表达的内容。

案例的标题为华为简介，其中第一和第二段即为简介，第三和第四段为附加的介绍信息，我们将其修改为比黑色浅一点的灰色。

（不同甲方的要求可能不尽相同，有些可能会重点强调第三和第四段。）

文字本身区分

层级的区分可以依靠文字本身的颜色、粗细、字号大小和行间距来进行区分。

我们将案例中的标题、小标题和强调文字的字重改为Bold，并把强调文字的颜色改为右图中的红色。

添加元素区分

层级的区分也可以通过添加色块和线条来进行区分。

在这个案例中，我们在第二段和第三段中间加一个线条，用来区分两部分的内容。

华为排名和华为认证加上色块，让小标题和正文形成层级对比。

现在基本的样式就差不多了，接下来我们规整下页面。

06对齐方式

文本框内对齐

文本框内的对齐方式分为左对齐，右对齐，居中对齐，两端对齐和分散对齐，我们要根据不同的场景使用不同的对齐方式。

本案例中由于文字都居于左侧，所以文本框内的对齐方式统一为左对齐。

不同文字框的对齐

文本框对齐一般分为左对齐，右对齐和居中对齐。

本案例为左右布局，所以将文本框统统靠左对齐。

到现在为止，文字部分的优化就差不多啦。

在这个时候，我们可以看到页面还是稍微有点空。

这个时候，我们再放上一张地图和华为logo，再优化下其他的小细节，这个页面就完成啦~

到这里我们的操作就结束啦，让我们再来对比下前后的页面吧~

怎么样，经过我们的一番处理后，是不是感觉多文字也可以很干净整齐了呢？

（滑至文末获取案例源文件）

除了案例中的长段落排版，文字排版还有其他方面的应用，接下来再为大家补充4个排版应用。

07文字排版的其他应用

标题组

由多文本框、形状等元素组合成一个标题组。

放大数字

很多情况下为了强调数字或关键词，会将数字和关键词进行放大处理，明显区分与正文的层级关系，起到强调和突出的作用。

例如下面的案例：

表格文字

表格文字除了注意上述规则外，另外需要注意的是需要在文字和表格边框间要留出一定的间距。

设置方法：选中表格-布局-单元格边距

修饰英文

很多时候，我们在PPT页面中可以增加上一些英文，来对页面进行一定的修饰。

文字的排版有很多应用，受限于篇幅这里只列举了4个。

最后

好啦，以上就是我们今天的多文字排版内容啦~

让我们来回顾下今天讲的内容吧：

你还怕多文字排版吗？让领导们放马过来吧~

我们下期再见。