会议管理制度(正式稿)-体系文件范本参考|协调会|议程

注：

1、此份为试运行文件，该流程/制度负责人为精细化管理领导小组组长，主要职责是修改、维护流程/制度的运行、检查、培训指导、问题点收集、处理；

2、若在运行过程中遇到运作不畅等情况时，请及时知悉精细化管理领导小组指导；

3、精细化管理前文件若同本文件有冲突时，一律依本文件执行。

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1.0目的

为提高会议质量和效率，规范与会议有关事项的管理，特制订本管理制度。

2.0适用范围

公司所有会议，包括各部门会议、跨部门会议、公司专题会议、临时会议等。

3.0职责

3.1 会议组织人和主持人

3.1.1确定会议目的；

3.1.2确定会议议程及参会人员，审核会议通知；

3.1.3控制会议节奏与进度，把握会议重点，控制发言人发言时间和内容，不偏离主题；

3.1.4根据《会议通知/签到表》，明确并掌握会议时间，尽量确保会议不超时，视会议情况需要，若需延长会议时间，主持人应至少提前15分钟知会与会人员；

3.1.5确保会议不受干扰，主动处理解决“干扰性”行为，例如：窃窃私语﹑故意刁难﹑逃避责任﹑急于了事和专横自大等；

3.1.6平衡发言，充分发挥与会人员的群体力量；

3.1.7善用群体专长，增加每位与会人员对会议结论的支持；

3.1.8确保会议结束时提出未完成事项，同时责任明晰，明确具体完成期限；

3.1.9会议不能准时召开等其它变故的事前协调；

3.1.10会议纪律的监督执行；

3.1.11会议记录的签核；

3.1.12会议决议或对策实施效果的跟踪、验证；

3.2 会议通知人

3.2.1拟定会议通知（含会议议程）；

3.2.2确保通知到位，每位参会人员必须在会议通知上签名（也可通知部门领导并签名，由部门领导负责转达到位本部门相关参会人员）；

3.2.3异常状况及时告知会议组织人或主持人；

3.2.4会议因故取消或延迟等，应至少提前半小时通知相关人员；

3.3 会议记录人

3.3.1组织与会人员签到；

3.3.2现场记录会议内容和会议决议等重要事项（文字记录）；

3.3.3会议记录（决议）的发放；

3.3.4检查﹑协调和跟进会议决议执行状况；

3.3.5向主持人汇报会议执行状况。

3.4 参会人员

3.4.1会前准备会议的相关资料，并带笔记本做好记录；

3.4.2准时参加会议，遵守会议纪律；

3.4.3会后传达会议精神并进行工作安排，付诸行动；

3.4.4因临时或突发事件导致不能准时参加会议或缺席时，应至少提前半小时告知会议主持人，并办理书面请假手续，经主持人同意后方可请假，并委托职务代理人参加；

3.5.5严禁向他人请假或代请假。

3.5 其他

3.5.1可提前预知需要召开的各部门会议、跨部门会议、公司专题会议等，会议组织人或主持人必须在每周四上午11：00前将下周会议安排及有关事项告知人事部，由人事部统筹安排并协调会议时间和会议室安排，避免会议时间和参会人员冲突，并统一拟定《周工作会议安排表》，每周五上午12：00前下发至相关部门和人员，各部门提前做好工作安排和参会准备；若需临时更改会议时间，会议组织人或主持人应至少提前半小时告知人力事部进行统一协调，确保各项会议的正常召开。

3.5.2若需召开临时会议、紧急会议、生产现场会议等时，会议组织人或主持人在不影响提前安排的正常会议的情况下，可自行组织召开，除通知方式外，其他规定必须按照本文件执行。

4.0 会议纪律规定

4.1纪律规定

4.1.1保证会议不受干扰；

4.1.2会议期间与会人员将手机调为振动或关机状态；

4.1.3会议期间禁止吸烟、交头接耳；

4.1.4会议期间禁止接听电话，与会人员确有紧急事情处理，需要接听电话或遇突发事件急需处理时，必须举手示意征得主持人同意后到会场外的地方接听、处理；

4.1.5会议期间，未经主持人许可，不许处理与会议无关事宜；

4.1.6需要提问或发言时，必须举手示意征得主持人同意后方可发言或在主持人的安排下发言；

4.1.7会议准时开始，会议时间由主持人按议程情况控制；

4.1.8已通知应参会的人员，若因临时或突发事件不能准时参加会议或缺席时，应至少提前半小时告知会议主持人，并办理书面请假手续，经主持人同意后方可请假，并委托职务代理人参加，严禁向他人请假或代请假；

4.1.9与会人员必须提前5－10分钟签到，确保会议准时召开。