内审经验——合同付款流程，应该由哪个部门发起？

ID：内审师修行与实战

理论上来说，合同付款申请由供货方或服务商发起，最为合适。

但在实际操作中，我们不会或很少将外部单位纳入到自家公司的签批流程中来的。

一方面线上发起人或审核人的权限大，外部人进入本公司系统内影响信息安全；另一方面，外部公司的人也催不动内部审核人。

对企业内部的人来说，谁负责发起付款流程，谁对供应商的控制或影响相对就大！

或许很多人认为这只是一个申请发起的程序，没啥工作量。

事实上工作量还真不少，各类验收文件、各现场或外部参与人的验收与复核、扣款因素、合同条款与付款进度信息都需要整理，花费时间和精力还是比较多的。

小编见过三种不同的内部付款“发起人”

1.合同执行部门，作为付款发起人

这是最常见的操作，因为他们负责合同履行，进行现场对接与控制，负责追究违约责任，也朝夕相处。

让合同执行部门发起付款，对现场管控力度有利。

哪做错了？哪里没做到位？不服从安排了？等等，执行部门可以通过不付款或扣款来逼迫对方做到位，从而提升进度和质量。

这种模式下，供应商的服从性就会很高，与合同执行部门的关系维系的也好。

但是，正因为双方关系铁，执行部门权力又大，吃拿卡要现象就很难禁止。

更甚至，一旦出现行贿和串谋，质量问题、进度问题、信誉问题给公司造成极大损失。

2.招标采购部门，作为付款发起人

招采部门一般都是老板极度信任的人。

对于大多数老板来说，合同执行层次的人，基本上都是外人。

所以，将“付款发起手续”放在外人手上，并没有放到自己人手上放心。

虽然合同执行部门仍旧需要出具验收手续，他们不签字款也无法支付款项，也可以通过验收来控制供应商。

但是，执行部门的权力已经小很多了：如果对方合规合理，就不怕你刁难。

尤其是一些小事上，相处态度上，出现争议时就不会那么服帖了。

但是，由招采部门负责发起付款，也有一大弊端：如果招采人员不可信，那舞弊漏洞就大了！

负责采购又负责付款，大权在握，那么，供应商只要交好招采部门，基本上万事无忧了。

作为执行层面的合同执行人，很难影响到招采部门，招采人员的舞弊风险就会被放大数倍。

所以，如果不是对采购人员的绝对信任，就不要有如此操作。

3.财务部门，作为发起人

如果你们的信息化管理足够成熟，业务控制也足够完善，那就不需要专业部门发起付款流程了。

所有的采购、验收、各类单据都是线上操作。

付款时，财务只要根据系统设置的程序，参考资金计划，直接发起付款申请就行了。

这种模式并不适合大多数企业，它更适合信息化完善，内控措施有效，对运营效率要求极高，员工素质普遍较高的企业。

比如，一些科技大厂！

结语

谁作为付款的发起人？并没有绝对正确的答案，它需要与公司发展模式相匹配！

我们审计所在做的是，了解不同模式下的风险和漏洞，知道怎么去识别、评估和确认，且知道哪里容易出现舞弊。

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