记录控制程序

1.目的

对记录进行有效控制以提供产品符合要求和管理体系有效运行的证据。

2.适用范围

适用于管理体系相关的所有记录。

3.职责

3.1办公室负责各种记录、图表的备案、登记、标识和样本的归档管理。为本程序的归口责任部门。

3.2各部门负责本部门所归口的记录表格的填写、整理保管。

4.工作程序

4.1记录表格的设计

记录表格由办公室组织使用部一同设计并指导运用；

4.2记录、表格、图表填写要求

所有的记录要求数据=事实，填写应真实、准确、完整、清晰，不得随意涂改。不能填写的栏目，应说明理由，并将该栏目用单线划去。表格、记录应有名称、编号、序号，填写日期，填写后应由填写人签名，有部门主管审批签名。

4.3记录的标识

4.3.1记录表格左上方应标识该表格的编号，一种表格只能用同一名称、同一编号，注意标识的唯一性。

4.3.2记录表格右上方或其它空白处标识该表格的序号，每张表格只能填写一个序号，应避免重填或漏填。

4.4记录的修改

记录表格如因笔误或计算错误等原因需要修改原记录、数据、字符的，执行《文件控制程序》。

4.5表格设计修改及新增

4.5.1表格设计式样需修改换版的，重新设计新的表格，应经原设计部门负责人批准后到办公室登记备案后方可使用。修改换版后的表格编号不变，新表格启用后，在各使用现场撤出旧

表格，执行《文件控制程序》。

4.5.2各部门需新增记录表格，应先设计出表格，由部门主管批准后到办公室登记备案后方可使用。执行《文件控制程序》。

4.6记录的建档与标识

各部门的记录应按项目分类，装订成册归档，并在封面上标识记录名称、编号、序号、页码、时段、装订日期、装订人、主管签字。

4.7记录的检索

办公室应编制本公司〈记录清单〉，便于检索、查阅，若记录表格有变更，也应相应变更〈记录清单〉。

4.8记录的保存期

4.8.1各部门的各种记录表格每月汇集一次，进行整理、装订、编目后存档。

4.8.2各种记录表格保存期见〈记录清单〉，有合同约定或法律规定的，按合同或法律规定执行。

4.9记录的贮存维护

4.9.1记录存放处应通风干燥，并定期检查，防止变质或遗失。

4.9.2保管人员发现字迹不清、受损、腐蚀、霉变、遗失时应立即采取措施予以恢复。

4.9.3办公室应不定期检查各部门的记录的整理、归档、保存情况。

4.10记录的处置

4.10.1记录的借阅、查阅、复制由记录所在部门主管批准。借阅人、保管人在借阅、查阅、复制、保管时，不得擅自涂改、污损、拆散或丢失。

4.10.2记录超过保存期或因其他原因需要销毁的，执行《文件控制程序》。

5.相关文件

《文件控制程序》

6.相关记录

资料获取

本文件名：11记录控制程序

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