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建筑工程项目管理软件解决跨部门信息孤岛和审批流程复杂问题，实现文件共享、项目一体化和在线协作，提升团队协作效率和文件安全保密。以ZohoProjects为例，实现文档管理创新、精细权限管理和自动化审批流程。

一、建筑工程企业面临的困境

建设项目涉及项目施工单位、设计师、建筑企业、监理公司等各个参加者，组织合作难度较大。一般来说，我们会遇到两个个典型的难题：信息孤岛和审批流程复杂。

信息孤岛：主要表现在各项目参与方间的信息沟通障碍，比如大体量文件传输缓慢、内容更新不同步、协作效率低下，影响项目整体进度；其次是沟通、存储平台不一致，导致项目信息分散到各个参与方手中，汇总管理难度大。

审批流程复杂：建筑工程项目审批流程具有跨多部门、审批类型多等特点，在审批环节流转上花费的时间较多。

二、建筑工程项目管理软件的解决方案

针对跨部门信息孤岛和流程审批复杂的问题，项目管理软件给出了解决方案：

1.文件共享

共享是办公中常做的文档管理的常用动作，项目管理软件可以实现一键文件批量共享，简化文件共享过程，减少不必要的工作精力浪费，打造高效文件协作环境。

2.项目一体化

项目与文件有机结合，使用更方便。通过项目管理软件，用户可以直接在项目中各任务下方上传项目任务文件，亦或是直接把文件链接放置在任务下面。相关项目团队人员能够快速获取项目任务相关信息、重要资料。

3.在线协作

项目文档模块通过集成协同办公产品，实现团队成员在线共同编辑文件。无论项目成员身在何处，都可以打破空间桎梏，进行高效团队协作。

内部协作：在项目管理软件中，每个团队文件夹能设五个不同层次的权限，不但可以管理可访问文件的成员，还能够管理团队人员访问文件的权限，确保合作环节中文件的保密安全度。依据项目管理软件的精细权限管理作用，帮大家构建安全有序的文件合作环境。

外部协作：建工项目的完成也是多方协作的过程，除了内部团队的配合，也少不了外部协作。比如当客户需要查看建筑工程的设计图纸或者一些相关文件时，用户可以利用项目管理软件的安全外部链接进行文件共享，通过设置链接的密码及有效期或者允许下载和打印等选项，加强文件安全保障，避免文件外发泄露事件，提高与外部团队的协作效率。

三、建筑工程企业的实际应用

小编以Zoho Projects服务过的客户为例，带你了解该企业解决项目问题的策略。

1.项目文档管理的创新实践

公司建立了项目文档模板，并与Zoho旗下云盘产品WorkDrive集成，项目经理就可以在文档中创建团队文件夹，打破团队协作难的问题。项目中每个任务相关的文件都可以链接到任务下方，方便项目人员随时查找。在权限方面，团队文件夹设置了5个层级权限，确保文件的保密性和安全性。

2.精细化的权限管理策略

在项目文档的管理中，保护敏感信息的安全至关重要。X公司深知这一点，因而在Zoho Projects的团队文件夹中增加了五个层次的权限，从只阅读访问到控制权限，每个层次都有一个明确的权限类型。这类分层次的权限设置保证了仅有受权人员才能访问敏感文档，从而保障了项目文件的安全。

3.自动化审批流程的运用

通过使用Zoho Projects任务流程自动化，企业的项目经理可以拆解出建工项目的一系列关键节点，建立自动化审批流程。根据项目实际需求，设置不同的审批层级以及审批条件。高效的团队信息流转，可视透明化的审批流程，让项目经理快速获取项目的进展状况，从而及时调整项目规划和资源分配。