大家每天都能按时下班吗？

突如其来的会议，临时加码的项目，紧急拉练的复盘......

每天都会有不同的任务来打乱我们的计划，亦或是即使有着正常的工作节奏，时间不够，不能高效处理的任务也会一天天堆积，让人不自觉加班，更让人压力山大。

那么，有没有一种好方法，能够让我们即使每天事务缠身，也能够按时完成工作；即时内心焦灼，也能够头脑清醒、轻松自如地控制和处理一切？

让时间有序，让下班自由，摆脱低效率忙碌，建议可以试试——「GTD」清单任务管理法。

时间管理的最强法则之一

在开始应用这一时间管理最强法则之一的「GTD」时，我们先来了解一下它是什么？

1.什么是「GTD」

「GTD」即Getting Things Done，字面来看，就是把事情做成。

它的核心理念是将所有任务和想法从大脑中转移到外部系统中，然后通过一系列步骤来组织、回顾和执行这些任务。（有些类似“第二大脑”的理念对不对？）

这种方法可以帮助我们给大脑减轻负荷，让被杂事占满的脑内CUP可以灵活运转起来，提高工作效率，掌握你自己的时间。

它拥有5个核心步骤，分别是：收集、整理、组织、回顾、执行。

  • 收集：记录所有任务、想法、项目和任何需要你注意的事情；

  • 整理：对收集到的信息进行整理，看看哪些事情是可以马上做的，哪些事情是暂时没办法做的等等，做好分类；

  • 组织：将任务和项目组织成可操作的列表，包括项目清单、任务清单、日程安排等。确保每个任务都有明确的下一步行动；

  • 回顾：定期回顾任务列表和项目，评估进度和优先级；

  • 执行：根据当前的情况和优先级，选择并执行任务。

看完以上步骤，有些象亲可能也会有一些疑惑：为什么“回顾”在“执行”之前？难道不是执行之后回顾复盘吗？

2.「回顾」为什么先于「执行」

在「GTD」任务管理法中，回顾并非我们常说的总结回顾，在这个任务管理体系中，它一般是为了为执行任务提供必要的准备和决策支持，确保你能够以最高效率和最佳状态来处理任务的步骤。

比如，可以有以下好处：

  • 更新信息：帮助你更新任务列表和项目状态，确保所有信息都是最新的；

  • 确保任务优先级：可以让你重新评估哪些任务最重要，哪些可以推迟，哪些可以委托给他人。这有助于你更有效地分配时间和资源；

  • 清晰任务情况：可以清晰地看到所有待办事项和项目的整体情况，这有助于你更全面地了解当前的工作状态，避免在执行任务时出现盲目性；

  • 查漏补缺：可以确保你不会遗漏任何重要的任务或截止日期，这对于保持工作进度和避免压力至关重要；

这样一以来，在执行之前先回顾，就可以提高我们的决策质量，让执行少走弯路，拥有更高的行动力和应对变化的能力，也让我们拥有最佳状态。

实践「GTD」清单任务管理法

最好的任务处理方式之一就是做清单，无论哪种任务管理法都十分适用。因此，在实践「GTD」时，不妨从每个步骤，将它与清单任务高效结合起来。

1.收集：清空大脑，明确任务待办

每天，我们都会有很多任务需要完成，也会有上万种念头闪过，要想将这一切捕捉，保证完成该完成的任务，又能将大脑清空保证它的高效，就需要一个“容器”。

这个容器就可以是「待办事项」。

在收集这步，将你每天的工作任务或者一些想去完成的想法任务写下来，做成一个待办清单，将大脑中的焦虑和信息转移到你的待办中去。

这样不仅能保证你的大脑不再负荷过多，更能让任务与想法不被遗漏。

我一般会直接打开「印象笔记」的清单功能，进入「待整理」，随手写上每日/每周/每月要做的事情或者当下的一些想法尝试；

有时候遇到笔记中的一些突发奇想，也会直接选中内容右键转为待办，并能跟该笔记自动进行关联。

/选中右键

/创建的任务归到待办中是与笔记关联的

这样，在收集环节就达成了高效，每天大脑的任务与焦虑也都被清空，转移保存到了「印象笔记」这个“第二大脑”中。

2.整理：任务分类，执行不盲目

当我们把所有的任务都装进了「待办事项」后，即收集到了我们所需的信息。这时我们就要进行下一步的整理。

一般可以分为三个基本板块：

  • 行动任务：需要你亲自执行的任务——哪些任务是可以马上做的。如果可以马上做，请按照2分钟原则，立即去做！

  • 等待任务：依赖于他人完成的任务——自己暂时无法完成的任务，看看是否可以委托他人来进行。

  • 垃圾任务：不再需要跟进或执行的任务——没意义，不需要再做的任务，就果断舍弃吧。

这样分类完，就可以确保任务列表是有序的、更新的，也能让我们更专注于当前的任务。

因此，到了这一步，我会用「印象笔记」按照这个分类做3个清单，将「待整理」中的任务，一键移动，分类十分便捷。

最后，所有的待整理任务都能被分类得明明白白。

Tips：你也可以分类得更加详细，参考ABCDE工作法。几个分类，就做几个清单哦～

3.组织：拆解任务，区分优先级

当整理完所有任务，明确哪些任务是需要我们做的后，就要聚焦于如何能让任务能够顺利完成。这时候，在「GTD」的组织这步，我们就可以进行以下步骤：

拆解任务

整理后的一些任务其实是不够清晰、很大的。

比如：“写1篇热点文章”。

看起来任务很明确对不对？但是这篇文章的：热点选题、目的、内容逻辑、完成时间等等都是不明确的，大任务中也包含了很多任务。

  • 我知道怎么完成这个任务时：直接在「印象笔记」的清单内、该任务下，写下任务注意事项的备注，设定好提醒时间，或者与已有的笔记资料相关连就可以了；

/直接写备注

/设置提醒时间

  • 我不知道怎么完成这个任务时：我会唤醒「印象AI」，用它的智能清单能力，帮助我拆解任务，只需要根据我的实际情况修改即可。

区分优先级

有大就有小。对于一些比较简单、直接的任务。通常将它直接区分优先级是最为方便的：

  • 高优先级——重要且紧急

  • 中优先级——重要不紧急

  • 低优先级——不重要但紧急

  • 无优先级——不重要不紧急

这一点，我通常完成得非常迅速，因为「印象笔记」就有四象限功能，直接为任务选择优先级即可，还能在四象限视图中直观查看。

总之，这一步的目的是为了确保我们的任务管理既系统化又灵活，能够让我们清晰地知道自己下一步该干什么，能高效地做好什么，以让我们能够适应不断变化的工作需求和环境。

4.回顾：关注任务，即时更新

但要真正让我们的任务管理系统能够达成让我们更好执行的目的。还是需要回顾。

在前文我们就说过，为什么要在执行前先回顾——为了为执行任务提供必要的准备和决策支持，确保你能够以最高效率和最佳状态来处理任务的步骤。

“计划总是赶不上变化的”。这一步就是为了让我们的计划及时能赶上变化。

因此，在这一步，就需要我们每周或每天花一些时间来回顾任务列表和项目进度，确保我们能调整优先级，让重要任务得到足够的关注。

这时，待办任务整理在「印象笔记」中的好处就来了：我可以直接在我的清单中进行删减和时间调整。

5.执行：选择行动，把事做完

当完成了以上几步，我们的「GTD」任务管理系统其实就已经成型了，这时候我们也会拥有一份非常优秀的清单计划。根据这份清单计划，认真执行即可。

  • 使用番茄工作法：可以使用番茄工作法来提高专注度和效率，比如工作25分钟，然后休息5分钟；

  • 记录进展：在执行过程中，记录任务的进展和任何需要后续跟进的事项。（直接用「印象笔记」记录即可，免去资料导来导去遗失问题）；

  • 完成任务：一旦任务完成，直接将「印象笔记」中的待办打勾，及时记录；

  • 处理后续任务：如果任务的完成触发了其他任务或行动，立即将它们添加到你的任务列表中；

  • 保持动力：可以通过设定小目标和奖励自己来保持动力；

方法有很多，选择适合自己的即可～

「GTD」是一种很全面管理时间的方法，对于刚刚接触时间管理的象亲来说，可能看上去过于繁杂。

建议大家可以从以上的步骤中，优化出更适合自己的时间管理法。

毕竟能坚持下去的方法才能更有效的实现管理时间的目标～

希望大家都成为时间的主人，高效做好时间管理，让任务完成井井有条。