任何制度的施行都需要通过设立国家行政管理机构来予以具体化，宾礼作为古代礼制的一个重要内容，当然有相应的国家行政管理机构，礼部和理藩院。
礼部负责朝廷祭祖祭天等、科举考试等一系列重要礼制活动，关于宾礼规定的接待外宾、朝贡事务，由专门机构主客清吏司、会同四译馆专门负责，它们都归属于礼部。
另一个特殊的宾礼制度掌管机构则是理藩院，负责管理蒙古、西藏等少数民族地区事务，由于俄国与蒙古毗邻，对俄的外交事宜也由理藩院负责。鸿胪寺则是主管宾礼礼仪仪式中的引领和监督。
因此，清代宾礼的管理机构有主客清吏司、会同四译馆、理藩院和鸿胪寺。
管理机构的设置
其一，主客清吏司。
主客清吏司隶属于礼部。《清史稿》记载：“主客掌宾礼。凡蕃使朝贡，馆饩赐予，辨其贡道远迹、贡使多寡、贡物丰约以定。”
主客清吏司主要掌管宾礼中朝贡及接待外宾事务。在康熙《大清会典》中对主客清吏司的人员构成进行了叙述，主客清吏司由郎中、员外郎、主事组成，用以掌管诸国朝贡、接待、封赏之事。
此外，主客清吏司与会同四译馆相互配合，来管理贡使到京后的贸易、禁令等一系列事宜。主客清吏司设有主要官员郎中、员外郎、主事，由于清代民族混合的特殊性，要求满族、蒙族、汉族以及宗室都有人选在列。
在主客清吏司中设有赏赐科、四译科、芽茶科以及火房都分别办理其所负责的各项事务。在清代宾礼体制内，主客清吏司负责主要的职能有三项，首先是对各属国前来朝贡是否遵循了清朝廷在宾礼规范中所规定的具有强制性的程序性要求，属国进贡礼物若有问题，会责令重新补进。
其次其还要负责组织管理对朝贡属国的大型封赏典礼，主客司官会负责将赐物颁给贡使及随从。
另一项职能还涉及到对朝贡国贡使赴京之后，贡使一行在京的款待、食宿安排等服务性事项也均有主客清吏司核对供应，《礼部则例》“廪饩”中记述：“刍秣，薪炭付主客司行工部支取其雇夫牧养，拨官兵防护等事，仍系主客司职掌。”
其二，会同四译馆。清代的会同四译馆是在乾隆十三年（1748），将会同馆和四译馆两个合并而成的，是礼部下设的专职部门。
在清代初期会同馆只是住宿的接待场所，主要是接待外国贡使以及进京朝贡的官员住宿的馆舍，并不是人们日常办公的衙署，更符合一个接待机构的特征。
关于会同馆，《大清会典则例》载：“顺治初设会同馆以待外国贡使，主客司满汉主事各一人，提督馆事。”
会同馆的主要职能包括，外国贡使来华的食宿安排、表文的呈递、贡物的请点盘查、联系协调相关主管部门、监督避免贡物私自交易。
而四译馆初期用于为外国贡使来京后提供翻译，后乾隆十三年（1748）时，有大臣上奏认为四译馆以今视之，实为废冗闲曹无所事事，不如裁之为便。上奏后皇帝准将四译馆归并礼部会同馆于礼部。
会同馆设大使、朝鲜通官、书吏、皂隶、馆夫。馆舍原有御河桥、安定门大街，正阳门外。会同四译馆衙门设立后，将四译馆中所有册籍、番书收于其中妥善存储。
会同四译馆成立后，其主要只能相较于会同馆、四译馆并没有变化，而是基本承接了两馆的职能，将贡使接待事务以及翻译事项合并处理，本质上并没有改变，更类似于机构的精简整合，提高办事效率。
在接待贡使方面以外国贡使来京后的一应馆舍事务为例，对此雍正二年（1724）规定，会同馆的馆舍的居住规则，采取先到者现居住的原则，并且设有备用馆舍干鱼胡同官房、御河桥官房。
后因俄罗斯人于会同馆内设有庙宇，他国使臣便不能再住于四译馆内。当然四译馆的职能也全部承接，翻译贡使呈递的表文，并且负责培育更多能够承担翻译工作的馆员。
其三，理藩院。清代最为特殊的宾礼管理机构则是，在礼部之外设立理藩院，其不同于前朝的宾礼掌管机构设置，清代特殊设立理藩院，其目的在于加强对于周边藩属国的管理，执掌其政令，自然而然的藩属国等少数民族地区的宾礼礼仪事项也都归属于理藩院管理。
理藩院设尚书、左右侍郎，“掌内外藩蒙古、回部及诸番部封授、朝觐、疆索、贡献、黜陟、征发之政令，控驭抚绥，以固邦翰”。
理藩院除掌管少数民族的宾礼朝贡事宜外，还负责处理与俄国的对外交往事务，这样的外交事宜当然也属于宾礼制度规范的范畴，也足以见得理藩院同样是清代掌管宾礼规范的主要机构之一。
理藩院的具体职能则更是涉猎广泛，其具体负责了少数民族地区一切的军政大事、民刑纠纷、宗教礼仪，涉及到宾礼制度范畴的则主要包括了朝贡管理、对俄外交两个方面。
以其主要的直属机构六司为例，其中涉及到宾礼规范的职能主要表现为，旗籍清吏司负责王会清吏司负责朝觐、朝仪、叙次、贡物、贡道；典属清吏司负责喇嘛进贡；徕远清吏司负责朝觐外藩朝贡。
与此同时，理藩院除掌管蒙古、西藏等藩部的事宜，如前文所述，理藩院也管辖清廷与俄罗斯的往来事宜，典属清吏司中也有俄罗斯互市的内容，为此，理藩院下辖俄罗斯馆，专门负责管理与俄罗斯的贸易往来。
其四，鸿胪寺。鸿胪寺于顺治元年（1644）设立，掌管朝会、国家宴会赞导礼仪工作，设卿满、少卿满，满、汉各一人。
贡使来京后，先由礼部进行知会朝拜及觐见时间，再由鸿胪寺的官员进行教习，到达时间后，由鸿胪寺的官员引领拜礼，《钦定大清会典则例》表述为：“凡习仪，新进士传胪习仪于礼部，外国贡使入朝习仪于本寺，均委鸣赞序班教以升降拜跪之仪。”若鸿胪寺的司宾序班员缺席，则由礼部移交主客清吏司进行辅助。
鸿胪寺作为一个专门的礼仪掌管与教习机构，其主要职能包括两个方面。首先是负责朝会、燕飨礼节，清代朝会期间，文武百官都需要向皇帝皇后行礼恭贺，并且即便是日常朝仪也有相应详尽的宾礼礼仪规范要求，各官员都需要严格遵守，鸿胪寺作为掌管朝会礼节的机构，由其负责通知各部，按照规定时间、明确的班次向皇帝皇后行礼。
清代宾礼管理机构的职能
其一，朝贡程序的检查监督。
清代宾礼中的“朝贡礼”是非常重要的部分，因而清廷对于朝贡礼仪仪式和朝贡程序都有着严格的规范，包括贡期、贡道、贡物等等方面，如在乾隆《大清会典》中，对于贡期，朝贡国应该按照其时间规定进行定期来清廷朝贡，特此另外注明了西洋、缅甸路途遥远，可以不特别规定贡期。
贡使前来朝贡时，朝贡国各自遵守其贡道的路线前来朝贡，并且需要有督抚凑请，并有礼部核准，才能够入京。而对于上述情况不符合标准都要决议后统一汇报给皇帝，并由皇帝最后决定。
对于朝贡中贡使来京后的行礼仪式要求，《钦定礼部则例》中所载：“外国贡使在西班后另为班次以朝鲜国领班，谨按乾隆四十五年（1780），万寿圣节，皇帝驻热河朝鲜国遣使臣庆贺奉。
附于二三品大臣之末行礼，乾隆四十七年（1782），元旦令节朝鲜琉球南掌暹罗四国使臣在京奉，即入于百官之末行礼四十八年。元旦合节朝鲜使臣在京礼部奏准入于百官之末。其二，封赏仪式的组织。
凡册封属国，出使官员的选任皆由主客清吏司依据定制管理。同时，凡赏赐各国，主客司官将赐物授予贡使。主客司官随后立，御史、鸿胪寺鸣赞，序班夹御道左右，东西面立，咸朝服。
此时序班就引领贡使从北面序立行三跪九叩礼，进行礼仪之后就可以将贡物赐予国王。“朝廷给赐内外官员，及外国番彝人等，或出自特恩，或定有成例。除户部、理藩院掌行者，分见各衙门外，其事隶主客司者，具列于后。”
对于贡使的到来之后的一些规矩，对皇帝要有崇高的敬意，进行一系列的仪式之后才可以先行告退。
其三，外国来使的接待。外国来使的接待主要由会同四译馆负责，会同四译馆是负责清代朝贡及对外贸易的具体管理部门，主要负责贡使来京后的住宿和饮食等一系列接待工作，第一，承担贡使翻译工作。
设立四译馆的目的就是翻译少数民族和外国贡使的语言和文字，“外国表文贡使到馆后赴部恭进，仪制司接表送内阁翻译。”
第二，监督在会同馆内贸易活动，严禁私自交易。第三，清点贡使人数，转呈朝贡表文。康熙《大清会典》记载“凡贡使来京........移付精膳清吏司照例支送饮食等物。”
朝贡国派贡使前来朝贡，在进京之后，提督官根据该督抚上报的表文进行查验和清点人数，并且准备移交精膳清吏司安排食物。其次朝贡国的表文等由会同馆进行转呈。
第三，赐宴。“凡贡使来京，赐宴于礼部。令本部堂官待宴，其朝鲜国陪臣入贡，一次宴于礼部，一次宴于会同馆，本部堂官待宴。”
可以看出，清廷建立了分工负责相互配合的宾礼管理体系，通过主客清吏司来负责宾礼中的所有礼仪仪式，包括册封仪式、封赏仪式和朝贡仪式。
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