告别纸质档案：开灵电子会计档案为企业持续创造价值|会计档案|开灵电子|纸质档案|财务

在当今数字化时代，企业管理的各个方面都在经历深刻变革，会计档案管理也不例外。财政部印发《会计信息化工作规范》和《会计软件基本功能和服务规范》，为会计信息化发展提供了明确的指导，电子会计档案建设迎来新的加速期。

在《会计信息化工作规范》第二章中，29条、30条、31条等内容进一步为企业明确了电子会计档案的管理要求。

除了以上两条新规，近些年相关部门也一直在通过多种举措大力推广乐企试点，深化电子凭证会计数据标准试点。数字化、无纸化、自动化、智能化势必成为未来企业财税管理的重要发展方向。因此，对企业而言，进行财税数字化转型十分必要且紧迫。

一、企业会计档案管理现状

▪ 手工装订归档工作繁琐不堪

在传统的会计档案管理模式下，会计凭证、账簿等资料的装订和归档往往依赖于手工操作。工作人员需要花费大量的时间和精力，将一张张纸质凭证整理、对齐，然后用装订机进行装订。这一过程不仅效率低下，而且容易出现装订错误或遗漏的情况。例如，在处理大量交易凭证时，工作人员可能会因为疲劳而将凭证顺序弄错，导致后续查找和使用的不便。

▪ 纸张长期保管易损坏

纸质会计档案在长期保存过程中，受到环境因素的影响非常大。湿度、温度的变化都可能导致纸张的霉变、褪色和破损。尤其是在一些没有良好档案保存条件的企业，纸质档案的损坏速度更快。例如，南方地区的一些企业，在梅雨季节，如果档案保管环境没有除湿设备，纸质档案很容易受潮发霉，使得重要的会计信息无法辨认，给企业带来潜在的财务风险。

▪ 实体档案搜索借阅极为不便

当企业需要查阅某一特定时期或某一业务相关的会计档案时，在传统的实体档案管理模式下，往往需要工作人员在堆积如山的档案架中逐一查找。这种方式不仅耗时费力，而且准确性难以保证。比如，企业在接受审计时，审计人员需要查看过去几年的某项成本支出凭证，档案管理人员可能需要花费数天时间才能找到相关资料，严重影响了审计工作的进度和效率。

▪ 档案人工管理易丢失

依赖人工进行档案管理，存在着人为失误导致档案丢失的风险。档案管理人员可能会因为疏忽，将档案放错位置，或者在档案的借阅、归还过程中出现记录错误，导致档案丢失。一旦重要的会计档案丢失，企业将无法准确地进行财务核算和决策，甚至可能面临法律风险。

▪ 急需全流程解决方案

企事业单位亟待解决电子会计凭证的安全合规保管问题；财务业务流程复杂，急需安全合规的电子会计凭证归集、报销、入账、归档的全程电子化解决方案。

二、开灵电子会计档案产品能力

1. 支持多类型会计材料归档

▪ 电子档案&纸质档案全面覆盖

开灵电子会计档案系统能够对多种类型的会计资料进行归档处理。无论是原始凭证、记账凭证，还是会计账簿和会计报表，都可以在该系统中实现有序归档。对于电子档案，系统可以直接接收和存储，确保电子数据的完整性和安全性。

对于纸质档案，系统也提供了便捷的数字化转换功能，通过扫描等技术将纸质档案转化为电子格式，实现纸电一体化管理。

例如，企业收到的电子发票可以直接导入系统进行归档，而传统的纸质发票在扫描后也能被系统准确识别和归档，方便企业日后查询和使用。

2.支持多方位档案管理需求

▪ 档案采集：系统可以通过多种方式采集会计档案，包括从企业的财务软件中自动提取数据，以及通过外部接口接收来自其他业务系统的相关档案资料。这确保了档案数据的及时性和准确性。

▪ 元数据管理：对档案的元数据进行精细管理，记录档案的创建时间、创建人、修改记录等重要信息，便于对档案的整个生命周期进行追溯和管理。

▪ 档案分类：根据企业的业务需求和会计核算规则，对档案进行科学合理的分类。例如，可以按照会计科目、业务类型、时间周期等标准进行分类，方便用户快速定位所需档案。

▪ 档案标签：允许用户为档案添加自定义标签，进一步细化档案的标识，提高档案检索的精准度。

▪ 档案借阅：提供规范的档案借阅流程，用户可以在线提交借阅申请，系统自动进行审批和权限管理，确保档案在借阅过程中的安全。

▪ 档案鉴定：定期对档案的价值进行评估，确定哪些档案需要长期保存，哪些档案可以进行销毁，优化企业的档案存储资源。

▪ 档案销毁：按照档案鉴定的结果，在符合法律法规的前提下，对无保存价值的档案进行安全销毁，防止数据泄露。

▪ 档案统计：能够生成各类档案管理统计报表，如档案数量统计、档案借阅频率统计等，为企业的档案管理决策提供数据支持。

三、选择开灵电子会计档案的理由

1. 成本效益与数据价值挖掘

采用开灵电子会计档案系统能够为企业带来显著的成本节约。一方面，减少了纸质档案的使用，降低了纸张、打印、装订和存储设备等方面的费用。另一方面，通过自动化和数字化的管理方式，减少了人工操作成本，提高了工作效率。同时，系统能够对海量的会计档案数据进行深度挖掘，分析企业的财务状况和经营趋势，为企业的财务管理和战略决策提供有价值的数据支持。

2. 发票信息的自动识别验真保障数据准确

开灵电子会计档案系统具备先进的发票信息自动识别验真功能。当企业收到发票时，无论是电子发票还是纸质发票扫描后的电子版本，系统都能够快速提取发票上的关键信息，如发票号码、金额、开票日期、发票代码等，并与税务系统进行比对，验证发票的真实性。这一功能有效地防止了假发票进入企业的财务系统，保障了企业财务数据的准确性和合规性。

3. 建立原始凭证与记账凭证的数据关系确保账务清晰

在该系统中，能够自动建立原始凭证与记账凭证之间的数据关联。当记账凭证生成时，系统可以准确地追溯到对应的原始凭证，反之亦然。这种数据关系的建立使得企业的账务处理更加清晰和透明。例如，在进行财务审计时，审计人员可以通过记账凭证快速找到相关的原始凭证，核实业务的真实性和准确性，提高审计工作的效率和质量。

4. 纸电档案双重管理确保数据安全与完整

开灵电子会计档案系统实现了纸质档案和电子档案的双重管理模式。在日常的会计工作中，电子档案方便快捷地用于财务核算、报表生成等操作。而纸质档案作为电子档案的备份和补充，在某些特定情况下能够发挥重要作用。系统对纸电档案进行统一管理，确保两者的数据一致性和完整性，在保障企业数据安全的同时，也满足了企业在不同业务场景下对会计档案的使用需求。