本文来自微信公众号:盖雅学苑,作者:周婧婧,头图来自:AI生成
一、那些书面表达能力强的人,都具备金字塔结构思维
“干活的累死累活,有成果那又如何,到头来干不过写PPT的,要问他业绩如何,他从来都不直说,掏出那PPT一顿胡扯……”这是之前新东方一次年会上对PPT的痛批。
当时,视频公开后,也引发了一阵“批判PPT潮”,认为它是粉饰结果、形式主义、不干实事。
可是,作为书面表达的一种重要方式,PPT本没有错,PPT的出发点是清晰,终点是高效。错的是“听PPT的人”,和无形熏染着这个人的企业文化。
在工作场景中,书面表达无处不在;在流行远程办公的当下,书面表达更是越来越重要。你能够想到很多很多书面表达时刻:写一封邮件、写一份绩效自评、草拟一份合同、写团建活动策划方案、写一份设计对接需求文档、写一本公司员工手册、写年度工作总结和工作计划、写一份新员工入职培训PPT、写企业文化内刊的员工案例……
所以,说书面表达能力是职场入门基本功毫不为过。
但并非所有人对它游刃有余,实际上不少人在职场摸爬滚打了很多年,需要书面表达时也老是觉得头疼。这种痛点,可以从主体(写的人)和客体(看的人)角度,概括为三点:
1.写得慢:根本无从下笔;终于下笔了,写着写着就写不下去了;终于写好了,但总觉得不对劲,反复修改不得要领。
2.写不清楚:你的内容是写出来了,但别人根本没有欲望看下去;有些因为刚需(比如你写给你老板的策划方案、工作总结),人家不得不看,但得花费很多脑细胞才能看明白。
3.写得没说服力:你写的东西,别人看懂是看懂了,但并不能被感染或说服。
前面我们提到,PPT的出发点是清晰,终点是高效,工作中任何形式的书面表达都是如此。
但近期却常有论调,认为工作周报、总结、会议记录、PPT等书面表达,反而降低了工作效率降低了。
我认为一个重要的原因其实是:对于太多人来说书面表达太难,完成它需要耗费过多的精力;太多人产出的书面表达,并没有达到“清晰”,所以自然达不到高效。
所以,有没有什么思维和工具,可以让我们进行书面表达时,能像呼吸一样自然和简单呢?能做到写得快、写得清楚、写得有说服力呢?能真正达到高效沟通的目的呢?
掌握了金字塔结构思维,一定能提升书面表达能力。
二、什么是结构?
金字塔结构,首先也是一种结构。
我们可以这样定义结构:将信息做分类、串逻辑、再用有美感的形式展现出来。你能够想象到的万事万物都会呈现出一种结构、都可以被归纳成一种结构,比如:建筑装修、物质分子式、HR们喜欢的各种模型、一本书的目录……
人们天然需要结构,这是因为:
大脑能同时处理的信息数量有限。有个说法是神奇的数字“7±2”,说的就是人脑只能同时记住“7±2”范围的数字。
大脑喜欢自动将发现的所有事物按某种秩序组织。比如很久以前,人们就抬头看星星时,就联想到了各种星座。
那么,一个能够清晰呈现和表达的结构,需要具备什么要求呢?我总结了三点:
分类:分类要符合MECE原则(各自独立、完全穷尽);类与类之间要有一定的隔离感(比如排版时小标题间的留白);不同类别的形式要呈现一致性(比如字数、句式一致);你在书面表达时要用“有序或无序”的符号区分它们。
逻辑:分好类的信息一定是要具备某种逻辑,或是并列、或是递进。而这种逻辑的呈现,或是通过一种简洁的组合,或是生动的形象。
形式:如何让结构的形式更具美感?我们一般认为表优于文字,而图优于表;极简主义、对称/对齐往往会让形式更美;另外在很多情况下,大就是美。
把这三个维度的要求,带入到写邮件、写方案、写工作总结、写PPT等任何形式的书面表达场景中,一定能够帮助你做到更清晰的呈现。
一眼看去,就能明了;因为清晰,所以高效。
三、什么是金字塔结构?
金字塔结构也是一种结构,而且是所有结构中“最清晰”的一种结构。
它作为一种非常经典的模型,也被用在了众多的书面表达时刻,成为麦肯锡等顶级咨询公司汇报和呈现的经典方法。
为什么说金字塔结构是所有结构中“最清晰”的呢?我们来看下图:所谓金字塔结构,把最核心的结论置于最顶部,下一层是支撑核心结论的关键句,再下层是支撑关键句的种种论点,如此类推。
这样有两个好处:1. 受众第一时间就能获得最重要的结论和观点。即使没有足够的时间看完,也不会错过最重要的关键信息;2. 受众可以非常清晰地纵览全貌。你可以这样生动地想象金字塔结构:“用指尖轻轻捏住一个点,就能拎起了文章的骨架”,而且拎起来的都是闪亮亮的金句。
所以,金字塔结构的书面表达,一定也是阅读体验最佳的结构方式。
四、金字塔结构的书面表达
符合金字塔结构的书面表达是什么样子呢?
从纵向看,有自上而下、逻辑递进、提炼关键句三点要求;从横向看,有归类和排序两点要求。但很多时候,在进行一些较长篇幅的书面表达时,比如深度写作、比如PPT汇报、活动策划案等,我们常常还需要写一段序言或导语。
好导语,只说受众心中已有的信息
导语说什么?《金字塔原理》认为要说与核心结论相关的“背景-冲突-疑问” 。
导语要起到什么作用?《金字塔原理》认为要“唤起共鸣,实现点题”。
什么样的导语最好?《金字塔原理》认为你需要从“受众心中已经存在的信息”切入,而不是一个全新的陌生概念。
我们来看一个例子。以下两段文字,为一篇文章修改前后的标题和序言:
示例1:
高效团队文化秘籍:要合作,先“示弱” 在《好的公司,鼓励员工暴露缺点”》一文中,提及DDO型组织/团队,鼓励员工暴露缺点。但鼓励是一回事,能否共享脆弱,或是暴露缺点是另外一回事。 员工是否能够真实地暴露自己,还是选择有所保留?这取决于其在团队氛围中的心理安全感。这也是接下来我们要分享的内容——作为leader,如何助力团队安全感的建立?
示例2:
管理者必须无所不能?偶尔共享脆弱,团队更高效 很多管理者都被困在“无所不能”的魔咒里。 战略方向不清?你需要承担责任;团队业绩不好?你需要承担责任;过于授权导致出错?你需要承担责任;不擅授权导致成员没有成长?你需要承担责任;团队氛围不佳?你需要承担责任。成员欠缺责任心,你需要承担责任。 正如德鲁克所说,“管理首先是一种责任,而不是权力”“承担责任”是管理者角色的天然任务,这本没错。但如果管理者因此陷入“我得对所有事负责,所以我必须无所不能”的陷阱中,情况往往是自己身心俱疲,团队状态却适得其反。 管理者偶尔共享脆弱,反而容易打造高绩效的团队。
首先感受下前后两版的标题:
好的标题是神来之笔,它决定受众愿不愿意点击这篇文章,尤其在一些非刚需类的书面表达中。
前一个标题做到了对文章主旨的精准概括。但后者不仅精准概括主旨,还更具吸引力——它先揭示了受众心中已有的一个信息——“管理者必须无所不能”,然后再给出了一个很新颖的立意——“偶尔共享脆弱,团队更高效”。
再来感受下两个版本引言的差异:
前者从一篇过往文章谈起,继而点出主旨。但从受众的角度,很多人对这篇过往文章是陌生的,他必须得先领会和理解上一篇文章的主旨,才能与这篇文章的主旨达成共鸣。
后者则从很多管理者的已有痛点切入——“管理者必须无所不能”,进一步阐述读者心中已有的背景(管理者需要为很多场景承担责任)和冲突(管理者陷入“我必须无所不能”的陷阱中,团队效能却适得其反),最后点出主题(管理者偶尔共享脆弱,反而容易打造高绩效的团队)。
纵向看,金字塔结构要做好3点
从纵向看金字塔结构,你能够看到的是不同层级的核心结论(如下图)。围绕核心结论本身及它们间的关系,一个完美的金字塔结构书面表达需要做好三个方面:
1. 自上而下。
也叫结论先行。即你要在最上层,说清核心观点和结论,而非层层铺垫到最后才说。
比如给别人写一封邮件,你需要在开头就开门见山、提纲挈领地说明邮件事由(什么时间在什么地点有一个什么活动,你希望对方做什么),然后再去描述详细补充信息。
2. 逻辑递进。
不同层级的核心结论之间,是存在明显逻辑关系的。逻辑一般有两种,演绎推理和归纳推理。
演绎是一种线性的推理方式,因为A、所以B、所以C的“因此”逻辑;而归纳推理则是将一组具有共同点的事实、思想或观点归类分组,并概括其共同性或论点(参见下图)。
从受众理解的角度,归纳要优于演绎。所以金字塔结构中的逻辑关系,一般都是归纳逻辑。
3. 提炼关键句。
即金字塔结构提炼出来的不同结论的核心结论(即下图黄框内的描述),一定得是具有“思想”的句子,而不是一种“缺乏思想的概括性描述”。这一点非常重要。
什么叫“缺乏思想的概括性描述”?这在众多书面表达中比比皆是:该公司应当确立3个目标、该公司存在2个问题、我们建议进行5项改革……这样的句子并没有概括出下一层思想的精华,只是说明了将要讨论的思想属于哪一类。
它之所以普遍存在,根本原因还是我们没有思考透彻,并企图用这种泛泛的概括性描述,来掩盖思考不充分的事实。
那么,什么是“具有思想的句子”呢?“该公司需要更多的领域授权”就比“该公司存在两个组织问题”更具思想。这样的句子往往拥有更清晰的主谓宾,更加具体,也更加靠近本质和真相。
横向看,金字塔结构要做好2点
从横向看金字塔结构,你能够看到的是并列的关键句或支撑关键句的论点。那么,这些并行的关键句和论点之间,需要做好什么呢?
1. 归类
关于归类,金字塔结构有一个非常重要的原则:MECE。
MECE分析法,全称Mutually Exclusive Collectively Exhaustive,中文意为“相互独立,完全穷尽”,也就是说这些归类的关键句之间能够做到不重叠、不遗漏。除了表层的不重叠、不遗漏,MECE分析法的另一个重要作用是逼迫你思考全面和透彻,从而找到更加接近本质的答案。
MECE在金字塔结构的书面表达中无处不在。最简单的例子是,你写一份活动策划方面,就一定要写清时间、地点、受众、分工、费用预算等所有“相互独立,完全穷尽”的要素。
2. 排序
做了关键句的归类了,那么这些关键句哪个在前、哪个在后?怎么去排序呢?一般有三种排序方法:
按时间排序,就是发生时间的先后顺序:
快乐的第一步:让员工能融入;
快乐的第二步:让员工有能力;
快乐的第三步:让员工有成长。
按程度排序,就是重要或难易程度的顺序:
面试判断的第一境界:靠直觉;
面试评价的第二境界:靠逻辑;
面试评价的第三境界:靠逻辑。
按结构排序,即你思想表述的顺序:
印象:生态与人文完美融合的智能工厂;
缘起:创始人的经历和情怀;
落地:敏实人对“全人健康”的理解;
深化:员工社会角色变化的必然选择;
共赢:企业与员工共同发展的理想。
最后总结一下,书面表达中用好金字塔结构需要掌握:
写好序言:通过回答受众心中已有的问题,通过描述“背景-冲突-疑问”,来达到共鸣和点出主题。
纵向掌握三点:自上而下、逻辑递进、找出关键句。
横向掌握两点:用MECE原则做归类,用时间程度结构顺序做排序。
五、四个步骤、一个案例,看金字塔结构构思过程
读完前面的内容,我们应该基本可以清楚理解从最终呈现的角度,一个金字塔结构的书面表达是什么样的。
但实际上,金字塔结构的构思过程依然是很艰苦的,尤其当你要写出一份非常详尽、深度的内容时。因为:
想法是点状的,而金字塔呈现是结构化的;
思考是自下而上的,而金字塔呈现要自上而下;
大脑习惯演绎逻辑,而金字塔呈现最好是归纳逻辑。
我把金字塔结构的产生和构思过程,分为四个步骤;并用一篇文章构思过程的案例,来说明这四个步骤。
1. 信息罗列。
自上而下的金字塔结构的表达呈现,需要从自下而上的碎片化、点状思考开始。所以不用试图一开始就列好一个无懈可击、完美的金字塔结构,先把你能想到的碎片信息罗列出来再说。
2. 找出共性。
列出各种碎片化信息后,再去掉这些信息的修饰性信息,保留核心的主语或谓语后,你就能够发现这些信息的共性,并检查它们之间是不是做到了MECE。
如果不符合MECE原则,一定说明你并没有分类合理或思考全面。
3.发现洞见和逻辑
如此分类后,我发现了3个问题:
提炼出的3个关键句是“没有思想的概括性描述”;
这3个关键句之间缺少一定的逻辑关系;
提炼出的三个关键句似乎并没有做到MECE(相互独立,又完全穷尽)。
这一次我改用表格来列提纲,将经过反复进一步思索出来的主旨、关键句,和具体的表现、解决思路罗列了出来。到了这一版,它和前面完全不一样了,是非常清晰完整的结构呈现、而且还似乎稍微有那么点“洞见”的思想火花了。
4.下笔如有神
思考充分了,提纲清晰了,提炼的关键句闪烁着思想的火花,就可以动笔去写了。
这篇文章的写作速度极快,且几乎零修改,当然得益于我前面花费了大量时间,将自下而上的思考,转化为自上而下的金字塔提纲。
最后再分享一个小贴士。用表格列提纲,要优于用文本列提纲,因为:
纵向的列是看问题的思路,这是一种逻辑。
横向的行是纬度和变量,也是一种逻辑,可以是平行的,也可以是纵深的。
内部的分点列表,也可以作为一种MECE的思考。
本文来自微信公众号:盖雅学苑,作者:周婧婧
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