在传统档案管理深陷困境之时，RFID 技术犹如一颗璀璨的新星，照亮了档案管理领域前行的道路。RFID，即无线射频识别（Radio Frequency Identification）技术 ，作为一种非接触式的自动识别技术，它通过射频信号自动识别目标对象并获取相关数据，识别过程无需人工干预，并且能够在各种复杂恶劣的环境中稳定工作。这一特性使其在众多领域展现出独特优势，尤其在档案管理方面，更是发挥出了巨大的革新作用。

RFID 技术的工作原理基于电磁场的相互作用。一个基本的 RFID 系统主要由电子标签（Tag）、阅读器（Reader）和天线（Antenna）三大部分构成。电子标签，也被称作应答器或智能标签，是一种微型的无线收发器，它由耦合元件与芯片组成，每个标签都被赋予了全球专属的电子编码，就如同人类的身份证一般，成为了档案专属的标识。这些标签可以被巧妙地嵌入档案袋、档案盒，甚至直接附着在单页档案上 。当档案被贴上电子标签后，便具备了独特的 “电子身份”。

阅读器则是用于读取（在某些情况下还可以写入）标签信息的设备，它可以根据实际需求设计为手持式或者固定式。当天线发射出射频信号，电子标签进入到该信号的有效作用范围时，便会接收解读器发出的射频信号。对于无源标签来说，它凭借感应电流所获得的能量发送出存储在芯片中的档案信息；而有源标签则会主动发送某一频率的信号。阅读器在接收到标签反馈的信号后，将其读取并解码，随后把这些信息传输至中央信息系统进行进一步的数据处理和分析 。

在实际的档案管理场景中，RFID 技术的应用为档案管理带来了诸多便利。以档案的快速识别为例，在传统管理模式下，工作人员若要识别一份档案，需要手动翻阅档案封面、查找编号等，过程繁琐且耗时。而借助 RFID 技术，工作人员只需手持 RFID 阅读器在一定范围内轻轻一扫，阅读器便能瞬间识别出多个档案标签的信息，快速筛选出目标档案，大大提高了识别效率。在一个拥有数千份档案的档案室中，使用 RFID 技术进行档案识别，原本可能需要数小时才能完成的工作，现在仅需短短几分钟即可完成 。

在档案定位方面，RFID 技术同样表现出色。传统档案管理中，由于档案存放位置的记录可能不够精确，一旦档案被误放，查找起来犹如大海捞针。而在 RFID 技术构建的管理体系下，每个档案的位置信息都会被实时记录在系统中。通过与档案库房的布局相结合，系统能够准确地定位到每份档案所在的具体区域、货架以及层数等信息 。例如，某大型企业的档案室通过应用 RFID 技术，工作人员在查找一份重要合同档案时，只需在系统中输入相关关键词，系统便能迅速反馈出该档案位于档案室的第几排货架、第几层，以及具体的坐标位置，使得档案的查找变得精准而高效，极大地缩短了查找时间，提高了工作效率 。