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本文作者：明镜在心

本文编辑：竺兰

大家好，这里是秋叶编辑部~

在之前的文章中，我们介绍过很多处理数据表格的技巧。

今天再给大家介绍一些实用的技巧，无论数据量多少，都可以使用。

提高工作效率那是杠杠的。

一起来看看吧！

巧设单元格格式

有的时候，我们从系统软件导出来的数据，需要经过加工处理之后，再复制粘贴到指定网站上。

比如：从公司 OA 系统或者财务软件导出来的数据，需要按规定填写到税务部门或者政府各个统计网站上。

可以看出，某些数据（比如前三个）只显示保留了一位小数，无法看出第二位小数是 0 值还是非 0 值。

这个时候，千万不要直接复制粘贴！

因为这样很有可能导致最终的运算结果出现尾差。

那么该怎么办呢？

我们可以先选中【B列】，然后点击【开始】选项卡中的【增加小数位数】。

为什么没有效果？？？

别慌！这不是表格 BUG，其实是因为 Excel 会根据活动单元格的数据类型判断整列格式。

若活动单元格为文本（如空单元格或非数字内容），设置小数位数将失效，需先定位到数字单元格再操作。

解决的方法就是：

选中【B 列】之后，将活动单元格定位在 B5（数字）单元格，然后再设置【增加小数位数】即可。

结果很明显：第二位小数不为 0 值。

之前显示只保留一位小数，是由第二位四舍五入的方法进位而来的。

看看，有多可怕。

差之毫厘，就有可能让你花费半天功夫。

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快速填充数据

一般情况，快速填充数据，我们可以双击单元格右下角的填充柄。

如下图：我们想把金额列用公式四舍五入保留显示为万元。

同时我们并不想紧邻数据区域添加公式列，而是想隔两列添加公式列。

如下图：

但是写完公式后双击右下角填充柄进行快速填充数据，完全不起作用……

如何解决这个问题呢？

其实，Excel 的快速填充功能依赖连续数据区域识别，若中间存在空列，系统会误判为两个独立区域，填充时将跳过空白部分。

通过填充备用列或空格，可强制 Excel 识别为连续区域。

比如：在【C4:D4】两个单元格中填写上「备用列」等字样。

这时再双击公式单元格右下角的填充柄就可以快速填充数据了。

或者输入一个空格，也可以达到同样的效果。

今天和大家分享了两个实用的小技巧。

❶巧设单元格格式

在设置【增加小数位数】的时候，Excel 对于活动单元格的数据类型有一定要求。

如果是文本，此功能将无效；如果是数字就可以。

所以大家在设置的时候，先检查下是哪一类数据类型。

❷快速填充数据

Excel 对于数据区域是否连续，要求非常严格。

不管是本文介绍的双击快速填充数据，或全选单元格所在区域，还是插入透视表的时候自动带出默认区域，都是要求区域连续，不能存在空行或者空列。

你掌握了这两个技巧，不仅能避免因数据格式导致的微小误差，还能大幅提升批量操作效率，尤其适合处理大型报表！

掌握更多 Excel 技巧，处理数据才能又快又好！

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