外贸客户一句“Please send me PI”，新手常懵：形式发票到底长啥样？别急，用Zoho Books三步就能把报价单秒变标准PI。下面手把手演示，从录入客户、选币种、填HS编码到多语言输出，全程5分钟搞定，助你第一时间拿下信用证申请与预付款。
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一、形式发票（PI）的作用
形式发票虽然不是正式发票，但在外贸流程中扮演着关键角色：
1、明确交易细节：PI详细列出货物的名称、规格、数量、单价和总价，帮助客户确认交易内容。
2、协助客户申请信用证：客户可凭PI向银行申请开立信用证，确保交易资金的安全。
3、简化清关流程：部分国家的海关要求客户提供PI作为报关和清关的参考文件。
二、如何用Zoho Books生成形式发票（PI）
Zoho Books是一款专为外贸企业设计的智能管理软件，支持多语言、多币种和自动化流程，能快速生成标准化的PI。以下是具体操作步骤：
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1、创建客户档案
- 登录Zoho Books账号，如果没有，可以先创建一个，然后进入“客户”模块，填写客户名称、地址、联系方式和结算货币等信息。
2、添加产品/服务
- 在“产品与服务”模块中录入商品的SKU、描述、单价和税率。
3、生成报价单（Quotation）
- 点击“销售”>“报价单”，选择客户并添加商品，系统自动计算总价。
- 设置报价单的有效期、付款方式和附加条款（如运输方式、交货周期）。
4、转换为形式发票（PI）
- 在已接受的报价单页面，点击“invoice发票”，将报价单转换为PI。
- 完善交易条款（如Incoterms、装运港和目的港）和银行信息。
- 填写商品的海关编码（HS编码），以便客户清关。
5、多语言输出
- 根据客户所在国家切换语言版本（如英文、西班牙文），确保沟通顺畅。
6、审核与发送
- 预览PI并核对信息，确保无误后通过邮件或链接发送给客户。
三、Zoho Books的优势
1、多语言和多币种支持：支持22种语言和180多种货币，自动更新汇率，避免手动计算错误。
2、自动化流程：从报价到PI生成的全链路跟踪，减少重复性操作。
3、合规性保障：自动适配不同国家的发票格式和税务规则，确保符合国际标准。
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4、协作透明化：客户可在门户查看单据状态并留言，减少沟通成本。
总结
别让一张PI拖慢订单节奏。立即免费试用Zoho Books，14天体验“报价→PI→装箱单”一键流转、180+币种自动汇率、客户门户实时查看；正式版按需订阅，最低每天不到一杯咖啡钱。用Zoho Books把形式发票做成国际化、标准化、秒生成的外贸收款利器，让全球买家付款更快、更安心！
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