北京时间2001年4月1日下午3时许，在中美南海“撞机事件”发生6小时后，美军太平洋总部便发表简短声明，要求中国政府保持美方飞机完整，保证机组人员安全，为飞机和机组人员立即返回美国提供便利条件，而对中方飞机被撞后坠毁、人员失踪，只字未提。
4月2日、3日，美国总统布什连续发表讲话，表示美国的优先考虑是机组人员尽快返美，以及侦察机须在未经“破坏或摆弄”的情况下完整归还美国，他还声称，这一事件可能破坏两国建立卓有成效关系的期望。与此同时，美海军3艘驱逐舰前往海南岛附近游弋。
美方的态度和做法引起中国公众强烈反应，也遭到国际社会强烈谴责。4月3日上午，江泽民在会见来访的卡塔尔首相阿卜杜拉时，有意识地提及“撞机事件”，他指出：“飞机碰撞责任完全在美方，美方应向中国人民道歉，并立即停止一切在中国沿海空域的侦察飞行。”
时任外交部长的唐家璇感到有必要再给美国人加加码，让他们认清形势，做出明智决定。4月4日下午5点30分，唐家璇亲自召见了美国驻华大使普理赫。
通常情况下，两国外交人员在外交场合见面，总要先握手寒暄几句，之后才转入正题，以便双方在轻松愉快的气氛中交换意见。但此次会见情况不同，双方彼此心照不宣，见面时神情都很严肃。
普理赫刚一落座，唐家璇就直奔主题对他说：“‘撞机事件’发生后，周文重部长助理已两次与你见面提出严正交涉。今天，我要就‘撞机事件’更加深入、全面地向你表明中方的严正立场：第一，美方应当为这次事件负全责；第二，事件发生后，美方采取的态度和做法是错误的，我们很不满意；第三，要想中方放人，美方必须先道歉；第四，美方应当立即停止在中国沿海的侦察活动。”
唐家璇还指出，在中美关系的历史中，中方从没有做任何挑衅美方的事，如果说有人总向对方进行挑衅，那不是别人，正是美国自己。两年前，美国轰炸中国驻南联盟使馆，这次又撞毁中方军用飞机。多年来，是美国不断派飞机到中国沿海进行军事侦察活动，而中国从未派任何飞机到美国西海岸或东海岸进行侦察。
最后唐家璇特别加重语气对普理赫说：“对于美方的上述行径，我们的态度一是反对，二是不怕。多年来的事实证明，美方愈是施压，就愈会激起中国人民的愤慨。请你将我方上述交涉和你在中国实地了解到的情况如实向华盛顿报告，希望你在解决这一问题的过程中发挥建设性作用。”
普理赫听后表示：“我会把中方的要求原原本本地报告给美国政府。”
在中方压力下，美方开始让步了，但步子迈得很不情愿，其道歉信先后经过6次易稿。
4月5日晚，普理赫给中国外交部送来了一份以他个人名义写的信，仅对中国飞行员的失踪表示“关切”，并没有对中方飞行员和飞机损失及美机未经许可进入中国领空并降落进行道歉。我方拒绝接受。
美方不得不软化立场，修改道歉措辞，于4月6日上午向中方递交了道歉信第二稿。美方在信中对中国失踪飞行员王伟的家属、朋友和战友表达了遗憾，但称美国政府不能对此“事故”道歉。我方再次坚决打回。
4月6日晚，美方又递交道歉信的第三稿，并称该稿已经过布什总统批准，不能再修改了。但我方看过后，认为道歉内容仍不符合要求，再次提出修改意见。
4月7日中午，美方第四次递交了道歉信，这次他们虽然向中国人民表示了道歉，却同时附加了一个条件，称中方应允许美方在不迟于5月7日前，将美机运离中国。对美方提要求的做法，我方坚决不能接受。
唐家璇后来回忆说：“在这次围绕‘撞机事件’的斗争中，焦点是道歉问题。因此，‘道歉’一词变得重要、敏感。这不单纯是修辞问题，而是一个是否对历史负责的政治问题。”
为了让美方把道歉的意思表达清楚，外交部美大司专门征求了资深英文专家的意见。专家经过认真研究后认为，“道歉”一词在汉语中的语义是明确的，但在英语中有这样几种表示方法：“apologize”“sorry”“regret”。其中最正式的是“apologize”，其次是“sorry”，语气最弱的是“regret”，如果一国政府对另一国政府说“sorry”，则肯定是“道歉”，如需加重语气，要在前面加“very”等修饰词。
4月8日晚，美方向中方提交了道歉信第五稿，这一稿按照中方的要求，将歉意的相关表述改用“very sorry”（深表歉意），并去掉了前一封信中所提的条件内容。
这一稿基本符合了中方的要求，在应中方要求对一些措辞进一步修改后，美方提交了一份最终让中方接受的道歉信。而这是美方向中方提交的道歉信第六稿。
中美双方就道歉信内容达成一致后，普理赫代表美国政府将道歉信正式递交中方，唐家璇则代表中国政府接受了道歉。
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