办公室5S管理|工位|抽屉|文件柜|桌椅

办公室5S管理

办公室 5S 管理是提升办公效率、改善工作环境、塑造企业形象的基础管理方法，核心是通过整理（Seiri）、整顿（Seiton）、清扫（Seiso）、清洁（Seiketsu）、素养（Shitsuke） 五个步骤，实现办公区域的整洁、有序、高效。以下是针对性的落地方法：

一、整理（Seiri）—— 区分 “要” 与 “不要”，清理冗余

核心目标：腾出办公空间，消除无用物品的干扰

划分物品分类标准
类别判定标准处理方式必需品日常工作高频使用（每日 / 每周用到），如正在处理的文件、常用文具、电脑设备留在办公区域非必需品低频使用（每月少于 1 次），如存档文件、备用耗材、闲置设备转移至仓库 / 储物间集中存放无用物品无使用价值，如过期文件、损坏文具、废弃包装盒、旧名片直接丢弃或回收
执行整理动作全员参与，逐个工位、逐个抽屉、逐个文件柜排查。过期文件、通知、宣传册等统一销毁或碎纸处理；废弃办公用品集中回收。公共区域（会议室、茶水间、走廊）同步清理，移除闲置桌椅、杂物。

二、整顿（Seiton）—— 定置定位，快速取用

核心目标：物品摆放有序，30 秒内找到所需物品

办公区域定置规划个人工位：桌面只放置当前使用的电脑、电话、水杯、笔筒等必需品，其他物品入柜。抽屉分区：上层放常用文具（笔、便利贴、订书机），下层放低频用品（备用 U 盘、票据），贴标签标注分区内容。电线整理：电脑、显示器、充电器电线用理线带捆扎，避免杂乱缠绕。文件资料：电子文件：按 “部门 - 项目 - 时间” 建立文件夹层级，命名统一（如 “市场部 - 2024 年 Q3 活动方案”），定期备份。纸质文件：使用不同颜色文件夹区分类型（红色 - 紧急文件、蓝色 - 合同文件、黄色 - 参考资料），文件柜贴标签标明存放区域。公共区域：会议室：桌椅固定位置，投影仪、麦克风等设备用完归位，会议资料会后及时清理。茶水间：茶具、清洁用品放在指定区域，垃圾桶每日清空。
统一标识标准所有储物柜、抽屉、文件盒都张贴清晰标签，注明物品名称、责任人、更新日期。办公区域划分行走动线，用地面标识标出通道，禁止物品占用。

三、清扫（Seiso）—— 彻底清洁，消除脏乱

核心目标：保持办公环境干净整洁，减少卫生死角

划分清扫责任区建立 “个人工位个人负责，公共区域分区负责” 制度，明确各区域的清扫责任人。制定清扫清单，明确清扫内容和频次：
区域清扫内容频次个人工位桌面擦拭、键盘鼠标清洁、抽屉除尘每日下班前 10 分钟公共区域地面拖地、窗台擦拭、垃圾桶清理每日一次设备设施打印机、复印机、空调滤网清洁每周一次储物间 / 文件柜除尘、整理物品每月一次
清扫注意事项清洁工具（抹布、拖把、清洁剂）集中存放，用完清洁干净后归位。发现设备故障（如漏水、电器异响）及时上报行政部门维修，避免问题扩大。

四、清洁（Seiketsu）—— 固化标准，维持成果

核心目标：将整理、整顿、清扫的成果制度化、标准化，避免反弹

制定 5S 管理标准文件明确各环节的操作规范，如《办公室物品定置标准》《清扫作业指导书》《文件管理规范》。制作可视化的 5S 管理看板，张贴在办公区域显眼位置，标注检查标准和责任人。
建立检查监督机制成立 5S 检查小组（由行政部门 + 各部门代表组成），每周进行一次抽查，每月进行一次全面检查。检查结果公开公示，对达标工位 / 部门给予表扬，对不达标区域限期整改。

五、素养（Shitsuke）—— 养成习惯，形成文化

核心目标：让员工自觉遵守 5S 规范，内化为工作习惯

开展培训宣导新员工入职时，将 5S 管理纳入岗前培训内容；定期组织全员 5S 知识学习和经验分享会。
建立激励机制设立 “5S 优秀工位”“5S 先进部门” 等奖项，对表现突出的个人和团队给予小奖励（如办公用品、荣誉证书）。将 5S 执行情况纳入员工日常考核，与绩效挂钩，倒逼全员重视。
营造 5S 文化氛围鼓励员工提出 5S 改善建议，对合理建议给予采纳和奖励。领导带头执行 5S 标准，发挥示范作用，带动全员参与。

办公室 5S 管理的核心原则