在办理退休的整个流程里，几乎所有办理过的人都有一个共同感受：材料比嘴说的管用，档案比证件管用。很多人临近退休才发现，明明社保交够了年限，身份证年龄也到了，却因为档案里一份材料出问题，被卡住无法办理，甚至工龄少算、退休时间延后，给自己的晚年生活带来不必要的麻烦。而这份决定退休年限、工龄认定、养老金核算的核心材料，就是我们常说的首次参加工作的招工登记表、录用审批表或分配报到证，它是人事档案中最具法律效力的原始依据，也是退休审批中第一顺位的参考凭证。
在我国现行的退休审核制度中，有一条不可动摇的原则：当身份证、户口本信息与档案最早记载信息不一致时，以档案原始记录为准。这条政策适用于全国所有地区、所有参保人员，没有例外。而绝大多数人的档案中，最早记录出生年月、参加工作时间、用工形式的文件，就是入职时的录用、招工或分配材料。它不是后期补办的，不是单位证明，也不是社保系统记录，而是当年劳动部门、主管单位盖章确认的原始文书，是人社部门核定退休资格的“第一铁证”。
这份材料最直接的作用，就是锁定你的工龄起点。对于1992年—1996年养老保险个人缴费制度实施前参加工作的人群，国家规定，正式的连续工龄可以视同缴费年限，直接计入养老金计算总额。视同缴费年限越长，基础养老金和过渡性养老金就越高，每个月到手的养老金差距可能达到几百元甚至上千元。而认定视同缴费年限的唯一核心凭证，就是档案里的原始招工或录用材料，没有这份文件，早期工作经历无法被认可，即便实际在岗多年，也无法折算成有效工龄。
同时，它直接决定你的法定退休时间。男性60岁、女工人50岁、女干部55岁的退休年龄，最终以档案记载为准。如果档案里的关键材料缺失、信息涂改、出生年月模糊，退休审核系统就无法通过，必须补充材料、重新认定，短则耽误数月，长则直接延迟退休。对于从事井下、高空、高温、特别繁重体力劳动或其他有害身体健康的特殊工种人员，这份材料更是认定提前5年退休资格的基础，缺少它，提前退休的政策就无法享受。
除此之外，这份材料还关系到工龄连续计算。很多人经历过单位调动、企业改制、破产重组、跨地区就业，工龄能否连续衔接，直接影响累计缴费年限是否达标。而招工登记表、录用审批表可以证明你的初始就业身份、入职时间，配合调动函、工资审批表、转正定级表等材料，形成完整的档案证据链。如果核心材料缺失，后续的工作经历就会出现“断档”，造成累计年限不足，最终影响退休办理和待遇核算。
现实生活中，之所以大量人群忽视这份材料，主要是因为档案由单位或公共服务机构保管，个人平时无法接触，也不了解退休审核的具体标准。很多人误以为“只要社保缴满15年，到年龄就能退”，直到审核被退回，才知道档案材料的重要性。更有一部分人，早年入职时信息填写不规范、姓名用字与身份证不符、出生年月填写简略，单位保管不当造成材料破损、遗失，等到退休时再想补救，原单位已注销、经办人已退休、历史资料已销毁，补办难度极大。
想要避免退休时遇到这类问题，最稳妥的方式就是提前自查、提前确认。建议大家在退休前1—2年，本人携带身份证，到档案存放机构申请查阅核对。重点确认三项内容：一是核心录用、招工、分配材料是否齐全完整；二是出生年月、参加工作时间、姓名等关键信息是否清晰无涂改；三是档案内各材料信息是否统一，不存在前后矛盾。
如果发现材料缺失或信息有误，可以通过三种途径补救：向原单位人事或主管部门申请查找当年招工备案名册；到当地人社部门档案室、档案馆调取同期录用审批文件；提供同期工资发放表、工作证、劳动合同、社保缴费记录等辅助材料，申请工龄和年龄认定。
养老是民生大事，我们辛苦工作数十年，依法缴纳社保，就是为了晚年生活安稳有保障。档案里一张薄薄的表格，承载的是几十年的工作履历，更是我们应享受的养老权益。与其临退休四处奔波补材料，不如早了解、早核对、早处理，把风险化解在前面。
最后，我们不妨认真问自己一句：你清楚自己的档案现在存放在哪里吗？除了这份关键材料，你知道档案中还有哪些内容会直接影响你的退休待遇吗？那些平时被我们忽略的细节，往往在人生关键阶段起到决定性作用，多一分了解，就少一分麻烦，多一分准备，就多一分安心。
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