很多新人入行制作标书时，最容易掉进一个自我感动的陷阱：拿到招标文件就埋头苦干，试图一个人搞定整本标书。但结果常常是手忙脚乱、漏这错那、效率低下。
‼️记住：标书是“整合”出来的，不是“写”出来的。想要不废标、高效率，你必须学会我的这份分工协作指南。
一、为什么分工是中标的前提？
一份完整的投标文件通常包含商务资信、技术方案、报价等部分，这些资料分散在行政、财务、技术、市场等各个部门。还涉及到诸多细节，如打款、签字等。
如果没有一个合理的分工，会导致：
- 责任不清：比较经典场景，如，我以为…、你以为…
- 准备不充分：临近开标发现漏这漏那材料
- 效率低下： 所有人都在等你安排任务，而你还在自管自埋头苦干
二、那么如何科学分工？
有个关键点，分工的核心一定不是只发口头通知，切记！！而是拟定一份诸如《应标分工表》的任务清单。
它主要有两个目标：
- 整理招标文件关键要点；
- 谁在什么时候做什么？
一份清晰的 Excel 分工表，包含任务总体分工、招标基本信息、保证金要求、废标项要求、标书组成要求、评分标准、打印封装要求等。
1. 任务总体分工
包含了投标文件编制的各个环节、事项、责任人和完成时间等要求。你也可以结合实际情况，调整任务颗粒度。
2. 关键信息要传对人
将以下信息，在项目会上务必传达到位。除了会上传达，还必须完整、准确的摘抄到分工表中，以便后续复核。
- 招标基本信息
【全员必须完全知悉】
主要包括项目名称、招标编号、招标人、投标截止时间、开标时间、投标保证金、服务费、递交地址、有效期等基本信息。
- 保证金要求
【财务必须完全知悉】
主要包括投标保证金、履约保证金、服务代理费等要求。尤其是投标保证金，务必根据投标保证金要求，打款到相应的银行账号。
- 废标项要求
【全员必须完全知悉】
将招标文件里的“废标条件”逐项列出来！同时，后续作为投标文件编制和检查的重要依据。
- 投标文件组成要求
【全员必须完全知悉】
通常招标文件的《前附表》中，会列出投标文件组成的概要，可以作为投标文件目录编制的依据。其中可能会有一些“星号”内容必须遵循，否则会导致废标。
- 评分标准要求
评委对打分标准，重要程度就不多做阐述了。应做到所有得分点“全覆盖、无遗漏”。
- 打印封装要求
除了按招标文件的“打印封装”要求，如果你是电子标，那么你需要注意以下事项：
- 线上账号申请维护、数字证书、加密优盘等事项必须预留出充足的准备时间。
- 各项具体准备内容，也可以落实给具体的“责任人”，明确进度和要求，多人协作办理。
三、分工后的落地更关键
光有计划不够，执行才是关键。
1）责任人明确：坚持“谁的任务谁负责”。不能有模糊地带。
2）明确截止日期：千万别卡着时间交付！留出冗余时间应对突发状况。
比如投标截止是9月20日，建议：
- 资质核对：9月5日前完成（留出补材料时间）；
- 技术方案：9月10日前初稿，9月15日前定稿（留出修改时间）；
- 打印封装：9月18日前完成（留出检查密封、签字的时间）。
3）标书检查清单：
- 任务完成后，责任人在《标书检查清单》对应选项（打勾）确定。
- 《标书检查清单》的信息，应包括先前摘抄的关键信息。参考如下
- 建立一个临时协同群，每完成一个重要节点，责任人在群内“打卡”并同步文件。
四、数字化时代的协作新思考
传统的计划表很有价值，让投标人从手忙脚乱到有条不紊。但也存在一些问题。
本质上，分工是“用计划对抗混乱”。但，计划本身也是人工梳理、人工填写的，这本身就会引入新的错误和效率损耗。
在数字化标书时代，我建议将以下两个最繁琐、低价值的环节交给 AI 处理：
- 提取招标文件的关键信息
客观地说，从上百页招标文件中人工摘抄关键点，耗时易漏看错看。
这本质上是结构化文本的解析工作，AI非常擅长。有些专业的 AI 标书工具，内置了海量的招投标核心关键词库。从解读招标文件到提取关键信息，只需要1分钟。
这里，我特意找了款支持免费解析的AI标书工具，作为演示：
- 建立企业数据库
在收集整理各类资质、材料时，最怕的就是证件过期、快速检索历史案例。
目前专业的AI标书工具，往往都具备企业知识库模块，除了监控资质有效期，还能在撰写标书时参考你上传的文档资料。
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