原创会展BEN的许锋会展BEN2026年3月6日 08:15北京
会议论坛的演讲嘉宾、主持人清楚自己的工作任务吗？
未必，甚至可以说一直都是懵圈的，因为他们太忙了，
在哪个会议室、几点、要不要准备PPT、PPT讲几分钟...
都不了解，也记不住（即使工作人员发微信发了5次6次）
他们到了酒店、会议中心、会展中心后就开始不停问。
那就给他们一个工作任务清单。
演讲嘉宾、主持人不是不上心
说实话，演讲嘉宾、主持人不是不重视，不是不上心，而是实在太忙了，记不住。
只是记得哪天要在哪个城市（好一点的话能记住哪个会展中心、哪个酒店）干个什么活，至于具体的，比如要不要准备PPT、PPT独立演讲多少分钟、在哪个会议室、还有哪几个任务是必须要参加必须要完成的，就更不清楚了。
我们的工作人员发微信给演讲嘉宾、主持人，他也不回，这是常有的事。
而到了该出发了，嘉宾就问我的飞机/高铁是几点的呀。
这里有个小问题，就是工作人员往往是“新人”，演讲人不记得他的名字，微信里找都找不到。
嘉宾到了酒店、会议中心，就着急问，几点，会议室在几楼...怎么还有合影、视频采访？TA有点儿不悦。
你看，沟通、联系挺多的，就是信息没能烙在演讲人、主持人的脑子里，他还埋怨我们工作不力。这种情况很常见，怎么办呢？
给个工作任务清单
这里介绍我经历过的两次参会经历。
01 美迪康合作伙伴大会，2019年2月
我一直保留着2019年2月美迪康合作伙伴大会给我打印出来的“学术任务”单。
因为美迪康主要是为医学、科技学术会议服务，因此他们内置的给讲者的任务都是“学术任务”。
2019年2月美迪康合作伙伴大会给演讲嘉宾、主持人的“学术任务”清单。
上面的截图很清楚，显示我必须做的两件事，即：一个是主持，几点到几点，话题是什么；一个是演讲，几点到几点，主题是什么。
其他的时间，主办方的意思是“欢迎参加”，自愿参加，不强迫，你爱干嘛就干嘛去，但这两个活儿，你老人家必须按时完成，不要掉链子。
这就挺好，演讲人、主持人一看这个白纸黑字，就知道这是“契约”啊，都会配合的。
02 MEEM觅目出海大会，2025年12月
2025MEEM觅目出海大会12月1-2日在上海举办。主办方苦瓜科技的同学为我拉了个群，给我发了个PDF文件“觅目出海大会嘉宾专属议程安排”，详细交代了我必须要完成的动作，一目了然，几点几分在哪里、干什么活儿。
我看到这个文件，就老老实实地一一执行，不敢怠慢，悄悄给自己手机设定闹钟。
这就是工作任务清单的好处。
关键词：演讲嘉宾管理｜主持人管理｜会务执行｜嘉宾沟通｜议程信息传达｜任务清单（Task Sheet）｜嘉宾专属议程｜签到物料｜会务SOP｜嘉宾体验
打印出来，交给演讲人、主持人
给会展活动公司、MICE企业的同仁们加一个小建议：
给演讲嘉宾、主持人的工作任务清单，一定要打印出来，在他签到时交给他，他可以时时翻看，加强记忆，勾勾画画，也方便他从中找出时间段干些别的事，比如约女弟子、前女同事聊聊风花雪月啥的。
来源：会展BEN
本文作者：许锋（锋哥）| 会展BEN主理人
“会展BEN”公众号ID：HZBEN2020
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