2026年3月20日，香港委托公证制度迎来一项里程碑式的重大调整。中国委托公证人协会有限公司发布的第1599号通告，明确收紧了“获授权人士”签署书面确认的适用方式，并进一步加强公司董事/股东决议类公证的审查标准。这意味着，对于绝大多数企业而言，办理相关公证业务时，董事本人必须亲赴香港面签。
政策背景：为何要收紧？
此次新规的出台，是香港方面为维护委托公证制度的权威与安全，打击不法分子利用制度漏洞骗取公证文书的必要举措。近年来，有不法分子假冒国企/央企在香港设立公司，通过“获授权人士”签署书面确认的方式骗取《公司董事决议证明》等公证文书，甚至出现同一人多次代理不同涉案公司的情况。为从源头堵塞风险，协会与中国法律服务(香港)有限公司一致同意修订指引，要求实质签署人（董事/股东）回归当面签署原则，并强化身份核验与印章管理。
新规核心要点
1.“获授权人士”签署受限：
- 豁免机构： 仅香港法定机构、香港持牌银行、香港持牌保险公司、香港持牌证券公司、香港交易所的上市公司，在“获授权人士”为该机构受雇职员并载明职衔的前提下，可继续使用“获授权人士”签署。
- 非豁免机构： 其他所有公司/机构，如拟采用“获授权人士”签署，必须事先致函中国法律服务(香港)有限公司提出申请，并经中法及协会共同审议批准，门槛极高，仅属例外情形。
2.董事亲赴香港面签成常态： 对于绝大多数内地背景的香港公司及非豁免商业机构，今后办理董事决议、股东决议类公证，已无法再委派非董事的“获授权人士”代签。董事本人必须亲赴香港中环，在中国委托公证人面前完成面签。
3.身份核验与印章管理强化： 面签当日，董事须携带有效身份证件原件到场核验，并一并携带公司印章（小圆章或长条章均可）用于盖印确认。
影响分析
挑战：
- 成本增加： 董事赴港面签将直接增加企业的时间成本、差旅费用和人力投入。
- 效率降低： 预约面签、协调董事行程等环节可能拉长办理周期，影响业务效率。
- 合规压力： 企业需重新审视内部流程，确保符合新规要求。
机遇：
- 提升公信力： 新规有助于提升香港公证文书的真实性和法律效力，增强香港作为国际商业中心的吸引力。
- 净化市场环境： 有效遏制虚假文书和非法活动，保护合法企业的权益。
- 专业服务需求增长： 预计对专业的法律咨询、公证服务需求将有所增加。
企业应对策略
1.提前规划与预约： 涉及董事决议公证的业务，务必提前协调董事时间，预留充足的赴港面签及预约窗口（建议至少提前5～7个工作日）。
2.备齐材料，确保无误： 董事有效身份证件原件、公司印章（小圆章或长条章均可，确保名称一致且无磨损）、公司章程及董事会决议草稿等，均需提前准备并核对。
3.区分业务类型： 纯资料性证明（如公司存续证明、注册证书、董事名册、股东名册等）暂不受新规约束，仍可按原有简易流程办理。但若该证明需要背书公司决议内容，则需参照新规处理。
4.寻求专业咨询： 及时与专业的中国委托公证人或法律顾问沟通，获取最新、最准确的政策解读和操作指引，确保合规高效办理。
结语
香港公证制度的此次调整，是其在维护金融秩序、保障商业安全方面的重要一步。虽然短期内可能给企业带来一定的适应期，但从长远来看，将有助于构建一个更加健康、透明、可信赖的营商环境。企业应积极拥抱变化，做好充分准备，以应对“董事面签时代”的到来。
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