大会的时间地点分布，一句话就能说清楚：全部13天会期（8月9日至8月21日），所有核心活动的主场都在北京怀柔区内，唯一离开怀柔的只有8月15日的清华日专场，去了清华大学海淀区。
8月9日，大会在北京怀柔雁栖湖国际会展中心开幕，当天上午10:20到下午5点，先后完成开幕式、基础科学奖章颁奖和前沿科学奖三个领域的颁奖。这是整个大会唯一的非怀柔科学城核心场地，但仍在怀柔行政区内。
北京怀柔雁栖湖国际会展中心，大会在此举办开幕仪式
8月10日至12日，每天上午8:30到11:50，9位基础科学奖章得主轮番登场，每人主讲一场，地点全在北京雁栖湖应用数学研究院的BIMSA-A2报告厅。这三天上午是整个大会学术浓度最高的时段。
500多场分学科平行会议分布在两个大片区间：8月10日至14日，以及8月16日至21日，绝大部分都塞在BIMSA各报告厅里。大学生海报展放在BIMSA-A2的展示区，时间是8月10日到14日；高中生海报展则放在8月17日到21日。
基础科学创新学者演讲在8月13日和14日，位置换到了BIMSA-A3报告厅。
你可能想问：那8月15日算什么？答案是清华日专场。这一天大会从怀柔切到清华大学海淀区，上午办数学与物理前沿论坛，下午做科普之旅。这是唯一离开怀柔的官方活动。
三场学科专场沙龙全在BIMSA-A2报告厅，且都安排在傍晚到晚上，不占白天学术报告时间——“数学之夜”在8月10日17:00到21:30，“物理之夜”在8月11日16:30到21:30，“工程之夜”同样在8月10日，但时间稍短，16:30到21:00。三场沙龙都同步对外直播。
“走进怀柔”参访活动穿插在会期内，面向参会的海外专家，参访点位全部在怀柔行政区内——怀柔科学城科研设施集群、雁栖湖国际会都、慕田峪长城、长城国际动漫谷、博士农场。没有跨区行程。
闭幕式安排在8月21日下午，地点回到BIMSA-A2报告厅。至此，整个大会的时空闭环落在怀柔科学城。
再拉一个时间占比：500多场分学科平行会议占了11天，覆盖总会期的85%左右；顶级科学家主旨报告集中在3个上午；沙龙和参访全部塞进晚间或非集中报告时段，没有挤占核心学术时间的白天档。
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