我多年交情的老友之中有位林总, 此人是凭借从事贸易开始创业的人士, 经营企业长达二十年时间, 其手下管理着诸多业务线。去年那家公司开展库房整治整顿的时候, 他于后院的角落位置翻找出一堆呈现泛黄色泽的旧账册，这些账册堆叠起来的高度超过了人, 占据了整整两个房间的角落之处。
讲真的, 头一回瞧见他对着那一堆账册发愁的模样, 我还蛮诧异的。他这人做事爽利, 啥事儿都弄得清清楚楚, 偏偏遇上这种“历史遗留问题”, 居然不知咋办才好。
要不扔掉, 因为担忧会出现泄密情况, 林总皱着眉头讲道, 要是留着, 却又十分占空间, 光是看着就会让人心里烦躁。
这使我联想到一个问题, 在生活当中, 类似这类的情形实际上并非少见。好多人手中持有的旧账册、过期档案, 根本不清楚究竟该如何去处理, 只是随意找个地方堆叠放置, 或者干脆直接丢进垃圾桶就算了事。却不知道, 这里面蕴含着大学问呢。
今日的这一篇文章, 所要探讨的便是过期账册这一事情。当你阅读完毕之后, 就会明白过来，看上去好像并不起眼的废旧账册, 要是处置的方式不恰当, 那么所产生的后果将会极为严重, 然而要是处理的方式得当, 反而能够为环境保护贡献出一份力量。千万别直接划走, 看完之后其对于你而言是具有作用的。
什么是过期账册？它从哪来？
首先, 账册, 大家能理解为那都是企业经营活动所对应的“账本子”。接着, 这里面所记录的内容涵盖了每一笔收支情况, 还包括每一张凭证以及每一份合同, 它可是企业财务为核心的资料。然后, 依据《会计档案管理办法》当中的规定, 像会计凭证、账簿、财务报告等等这些, 都有着法定的保存期限, 期限少则3年, 多则30年, 一旦到期之后, 它们就变成了所谓的“过期账册”。
来源广泛的过期账册, 多数出自中小企业, 特别是贸易、服务等轻资产行业, 其每年堆积起来的票据、凭证数量颇为可观。如今, 除纸质账册外, 众多企业还留存有大量电子账册，硬盘、光盘、U盘里存有各类财务数据, 这些也属于过期账册范畴，只是呈现形式有所不同。
许许多多的人觉得账册不过是几张纸张而已, 没什么了不起的。然而你千万别小瞧这些泛着黄色的纸页, 它们所承载的不光是数字, 更是企业的历史留下的印记。
为什么过期账册必须妥善处理？
这个问题，我想讲个真实的案例。
之前有个从事物流行业的友人, 为图简便省事，将一批已过期的账册当作废纸卖给了从事废品回收的人员。然而没过多久, 有客户拿着其中某张合同的复印件前来寻上门来, 称公司当时把核心业务方面的数据泄露给了处于竞争关系的对手, 导致出现了几百万的损失。尽管终证实这是一场误会, 可这件事情还是把他们折腾得疲惫不堪、狼狈至极。
就这般是那已过时账册为极大的隐患所在之处——此为信息安全范畴，账册之中并非仅仅存有财务方面的数据呵, 其另外还极有可能关联涉及到了客户的相关信息, 还有员工们各自的资料, 以及商业合同这一类的敏感成分内容, 一旦此账册不慎掉落被不法之徒占为己有, 那所引发出来的后果简直是用言语难以形容想象的。
再一次来讲讲环境问题, 过期的账册大量地堆积着, 从自身角度而言就占据了空间；要是随意地进行丢弃, 纸张之中的化学涂层以及油墨成分有可能渗透到土壤以及水源里面。更不要提及那些电子存储设备, 也就是硬盘和磁带里含有的重金属以及有害材料, 填埋处理所造成的危害比你所想象的要大出许多得多。
所以，过期账册绝不能一丢了之。
过期账册是怎么"变废为宝"的？
很多人好奇，这些废纸堆后都去哪了？其实流程并不复杂。
先的是信息销毁的环节, 纸质的账册得经由那般的专业粉碎处理, 进而变为纸浆原料这边；针对电子存储设备而言, 则是必须经过消磁阶段以及物理拆解方面, 以此确保数据能全面清除, 根本就无法恢复。这里的这一步可是为关键重要的, 是和信息安全有着关联关系的。
接下来步入分类回收环节, 被销毁后的纸张会被运送至造纸厂, 历经脱墨、漂白等一系列工序, 再度转变为再生纸, 这些再生纸能够被制作成牛皮纸袋、复印纸, 甚至是包装填充物, 硬盘内的金属与塑料也各自进行回收, 其中金属能够重新予以冶炼, 塑料能够被制造成日用品。
整件事情的实质来说, 它是一个资源循环的封闭回路。你随意处理掉的那一堆纸张, 也许终会以另外一种形态返回到你的办公桌上, 进而成为全新的一次性笔记本。这难道不是有些让人觉得奇妙吗?
回收过期账册，到底能省多少资源？
这个话题，说大了关乎地球，说小了关乎你我。
造纸这一行业属于资源消耗量大的行业, 生产一吨原生纸呢, 那就需要砍掉大概17棵长到成年阶段的树木, 水要消耗20立方米, 电力消耗数量也很多, 而要是运用再生纸浆去造纸, 这样一来就能节省差不多74%的能源, 空气污染能减少35%，水污染这方面也能减少35%。
那换算一下, 要是有个规模处于中等状态的企业, 它每年会产出2吨过期账册, 并且能依规去进行回收, 这就等同于少砍伐了34棵树, 还节约了大概1.5万度电, 而这1.5万度电足够一个寻常家庭得以使用一年多呢。
换个更具宏观视角去看, 纸张回收能够极大程度地削减温室气体排放。每一回回收一吨废纸, 便能够减少大概1吨二氧化碳当量的排放。虽说听起来数量不算多, 但是全国范围内企业全部加起来, 这个数字着实相当惊人。
并且, 对电子设备规范回收这件事而言, 其重要性可不是说说而已。话说一台旧硬盘所含内容中有好多能进行回收的金属, 通过正规的拆解处理方式, 方可避免出现重金属泄漏的情况, 与此同时, 还能节省稀土资源在开采方面所需承担的成本。
普通人怎么处理过期账册？三个实操建议
阐述完原理之后, 来谈谈实际情况。身为企业负责人或者身为普通上班族, 当面临过期账册时该如何去进行处理呢? 为你提供三个建议。
进行分类整理, 从而心中有数, 首先要将账册依据年份、类型予以分类, 明确哪些属于纸质的, 哪些属于电子版的, 以此心里有个确切的底数, 这一步骤看上去极为基础, 然而众多人由于未曾提前实施分类行动, 致使后续处理之时手忙脚乱。
寻正规路径, 勿贪简便省事。于市面之上, 存在诸多具备专业资质的档案销毁机构, 其能够在切实保证信息被销毁之际, 同步达成资源回收之成效。千万不要只因贪图价格低廉, 便将账册售予那些无需收取门票费用的废品收购站点。
促使企业构建起长期有效的机制。与其在每年将至关键节点时才匆忙应对, 还不如从制度层面去规范档案管理的制度, 明确划分界定好账册的归档方式、保存方式以及到达规定期限后的处理方式。预先行动做好准备，始终是要比事情发生糟糕局面后再去补救要好得多。
在末尾再说一下, 信息安全以及环境保护向来都不属于小事。每一本已然过期的账册之合理妥善处置, 对企业而言是尽责, 对地球而言又是尽责。下次碰到相近的问题时, 不要再发愁了。去想想这篇文章之中所阐述的, 正确进行处置, 便是具备着大的价值。
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