办过大型会议、跨省论坛、企业年会的人都懂，会务接待是最容易出状况的环节。
接待员人多了信息不同步，嘉宾到场找不到对接的人；接送安排全靠表格、微信群喊，经常出现漏接、错接，要么就是嘉宾等半天没人对接，体验特别差，事后复盘还容易理不清责任。
其实用会务系统的接待模块，就能把接待团队、对接嘉宾、接送状态全都统一管起来，信息实时同步，不用来回传话。下面就一步步讲清楚怎么设置，都是后台点几下的操作，很容易上手。
第一步：添加接待员，搭建接待团队
进入后台找到【会务接待】-【接待人员】，就能看到接待员管理总列表。
添加接待员有两种常用方式，根据接待团队规模选择就行。
如果是接待人数少、角色分工不一样的小型会议，可以单个添加，设置更灵活。
操作起来很简单：点击页面右侧的【添加接待员】按钮；
在「接待员类型」里可以自定义角色，比如联络员、司机、签到接待、酒店对接等，按实际分工填就行；
填好接待员的姓名、手机号，有需要也可以上传头像；
接着选「接待数据来源」：如果大家统一走报名通道报名，就选「报名表单」，直接从报名名单里分配嘉宾；如果是分不同渠道报名的会议，就选「推广渠道」，按渠道对应分配接待员。
按实际需求选要不要开启「显示接送」功能；
全部填完点保存就行，后面想改信息、删人员，都能在列表里直接操作。
如果是大型会议，接待团队有十几甚至几十个人，更推荐批量导入，效率更高。
操作按顺序来就行：先下载导入模板→填好信息导入接待员名单→需要头像就再导入照片。
这里有两个注意点别踩坑：顺序别乱：先导名单，再导照片；名字要对上：
照片的文件名必须和表格里的姓名完全一样，系统才能匹配成功；
另外照片不是必选项，不需要的话可以直接跳过这步。
按模板填完上传，一次性就能把全部接待员加进去。
第二步：为接待员分配对接的嘉宾
接待员都添加好之后，就可以给每个人分配对应的对接嘉宾了。回到接待人员列表，点对应接待员后面的【添加接待用户】；
弹出来的窗口里，从「待加入用户」里选对应的嘉宾；右边有搜索框，可以按单位、姓名、手机号快速查找，人多也不用一个个翻。
选完确认添加，分配就完成了。
第三步：设置登录权限，给接待员开通工作入口
进入后台路径：【会务接待】-【接待员登录】
先获取登录入口：在「登录地址」这里，能拿到好几种登录方式，有小程序码、二维码、电脑端链接，接待员在现场用手机、回办公室用电脑都能登。
还可以自定义登录页：
在「页面设置」里，可以改登录页的标题、换顶部的banner图，也能选要不要开手机号短信验证。说下登录规则：不开短信验证的话，接待员输手机号就能登，用着方便；开短信验证的话，要收验证码登录，安全性更高；
不管开不开验证，接待员在第一次登上去之后，下次再打开链接不用重复输信息的啦，直接就能进接待页面，不用反复麻烦。
第四步：接待员登录后的核心实用功能
接待员登进去之后，就能在线完成全流程接待工作，核心是三个实用功能。
接待员端看到的页面：
第一个功能，查看自己的嘉宾名单，支持搜索筛选。登录就能看到自己负责的全部嘉宾，能按姓名、手机号搜，也能按状态筛，找嘉宾很快，不用翻聊天记录。
第二个功能，点开看嘉宾全部详情。点嘉宾名字就能看到完整报名信息、对应票证、门票二维码，嘉宾到场验票、处理入场问题都很方便，不用再找后台查。
第三个功能，标记接送状态，进度一目了然。接上人了就标「已接」，送走了就标「已送」，页面顶上会实时显示总人数、已接人数、已送人数，接待进度清清楚楚，不容易漏人。
不管是企业年会、行业论坛、商务考察还是团建活动，只要需要专人对接接待的场景，这套方法都能用。比起传统的Excel表格+微信群通知的方式，系统统一管理信息，实时同步，不用来回传话核对，能少很多漏接、错接的问题，接待效率和嘉宾体验都能提上来。
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