一个做了五年食材配送的老板上周在群里问了一句话，下面跟了十几条回复，说的都是同一件事：我们的进销存数据永远要靠后期校正，根本出不来当天的真实毛利。
有人说是采购录入不及时，有人怪分拣没按单称重，还有人觉得是系统不好用。理由各不相同，但结果一样：每天下班以后，财务和运营要对半天账，把当天漏录的、错录的、重复录的一条条找出来改掉。改完以后的数据才勉强能看，但那时候已经来不及做任何判断了。
为什么你的数据永远”慢半拍”
黄彬在观麦科技负责过大量配送企业的系统落地，他见过的情况很直接：大部分配送公司都能够每天出真实的毛利数据，但也确实有一些公司一直做不到。
原因通常不是系统不行，也不是人不够细心。是业务流程本身就没理顺。
有些配送公司的实际操作是这样的：货到了仓库，卸下来直接上分拣线，分拣完装车，司机拉走送客户。整个过程中没有人做系统录入，或者只在脑子里记了一下。等车走了，再回头补采购入库、补分拣出库、补配送签收。
问题就出在这个”回头补”上。货已经分出去了，你补的数据是不是准确，没人能验证。采购说进了五百斤，库房说只收到四百八十斤，中间二十斤去哪了？分拣按四百七十斤出的单，那十斤是损耗还是记错了？每一笔”回头补”的数据都带着问号，财务拿到手以后只能反复校正，越校越不确定。
这不是个别现象。下面这张表把几种常见情况列出来，你可以对照看看自己家属于哪一种：
表格里的每一个”表面原因”都能找到对应的人去背锅，但真正的问题全在最后一列：业务流程没有把数据采集嵌进去。
能每天出真实毛利的公司做对了什么
黄彬说得清楚：这跟配送公司实际的业务流程有关。能把数据做准的公司，做对了一件事，让数据采集跟着业务动作走，而不是等业务做完再回头补。
具体来说就是三件事：
第一，采购入库必须当时录。 货到仓库，验收、称重、核对单据、录入系统，这四个动作是一个连续的整体。不是”先卸货有空再录”，而是不录完不能进入下一环节。很多公司做不到这一点，不是因为难，是因为验收和录入被当成了两个独立的事，中间留了空档。
第二，分拣环节实时扣减。 分拣员每拿出一批货，系统里对应的库存就应该同步减少。不是等分拣全部结束以后统一导出一个总数来冲减，而是边分拣边扣。这样分拣过程中任何异常，比如某样商品不够了或者多了，当场就能看到。
第三，配送签收回传即更新。 司机送到客户那里，签收单据或照片回传的那一刻，这一单的状态就应该从”在途”变成”已交付”，同时触发应收确认。如果客户有拒收或短少，现场就能记录，不用等到回来以后再凭记忆补录。
这三件事听起来都不复杂，但放在一起就是一个完整的闭环：采购进来的时候数据就对了，中间每一步操作都在更新数据，送到客户手上的时候毛利已经算出来了。 不需要事后校正，因为每个环节的数据都是当时产生的。
数据不准不只是”看着不舒服”
很多老板觉得数据不准也就是看着不舒服，反正大概齐知道赚没赚就行了。这个想法会带来三个实实在在的代价：
代价一，你不知道哪笔订单在亏钱。 表面上看每单都有毛利，但把漏录的损耗、没及时更新的采购价差、没扣掉的退赔加进去，有些订单其实是负毛利。你一直在接这种单子，因为你看不到。
代价二，你做不了及时的采购决策。 今天的毛利数据要明天下午才能出来，那今天该不该调整采购量、该不该跟供应商重新谈价，你只能凭感觉。感觉有时候准，但大部分时候不准。
代价三，你和团队之间缺一个共同的语言。 运营说”我们效率没问题”，财务说”毛利在往下掉”，两个人说的可能都是真话，但他们用的不是同一套数据。没有一套大家都认可的真实数据，内部讨论最后都会变成各说各话。
如果你也在被”数据永远要靠后期校正”这件事困扰，不妨先停下来看一看，你们公司的业务流程里，哪些环节是在做事的同时就把数据记下来的，哪些环节是做完以后再回头补的。把后面那些环节往前移，移到业务动作发生的那一刻，数据自然就准了。
做完欢迎来交流，看看你家的进销存到底卡在哪个环节。
热门跟贴