库存物资 盘点差异 财务合规
6.3.4 宗教活动场所库存物资发生损耗怎么办？
盘点库房，账上还有100箱香烛，现场只找到98箱。
少了2箱，财务是不是直接把账减掉2箱？
先不要这样处理。
邹凌瀚律师长期为全国各地寺院、道观、教会、清真寺等宗教活动场所提供常年法律顾问和财务合规服务。在帮助场所做库存盘点和历史账务梳理时，发现账实不符以后，第一件事通常不是调账，而是查这批东西到底去了哪里。
同样是少了2箱香烛，原因可能完全不同，后面的处理也就不同。
一、账上有、库房没有，先查物资去了哪里
比如账上100箱香烛，现场只有98箱。
有可能是宗教活动已经领用了2箱，只是当时忘记办理出库；
也可能是在搬运、储存过程中发生了正常损耗；
还可能是库房进水造成损坏，或者保管过程中发生了丢失。
米面粮油等物资还可能因为存放时间过长，出现过期、变质等情况。
所以盘点发现差异以后，可以先形成盘点记录，把物资名称、账面数量、实际数量以及差异数量写清楚，再由库管或者保管人员说明相关情况。
二、正常损耗和保管不当造成的损失，处理不能一样
如果经过核实，属于物资在正常储存、搬运或者使用过程中产生的合理损耗，可以按照会计制度和场所内部管理规定办理后续手续并进行账务处理。
如果是库房进水、保管不当导致香烛等物资损坏，或者食品长期无人管理造成大批过期变质，就需要进一步查清原因。
是谁负责保管，为什么没有及时发现，场所的库存管理制度有没有落实，都可以结合实际情况核查。
涉及个人责任的，还要根据具体情况以及场所内部制度，确定是否需要承担相应责任或者赔偿。
邹凌瀚律师团队在为宗教活动场所开展财务制度建设、库存管理和资产损失整改时，也会把损失原因和责任问题分开处理。库存减少只是盘点结果，最终怎么处理，要建立在事实核实的基础上。
还有一种情况在实际盘点中很常见。
东西并没有丢，也没有损坏，而是早就正常使用了。
比如庙会期间领用了2箱香烛，当时比较忙，库房把东西发出去了，但没有填写出库单，财务也一直没有收到领用记录。
到了年底盘点，就表现为账上100箱、实际98箱。
这种情况下，应当根据实际业务情况补充相应的领用、出库等材料，再按照物资的真实用途进行会计处理。
如果确实用于宗教活动，就按照宗教活动实际领用处理；如果用于日常办公或者其他业务，也根据相应用途核算。
不能把这种单纯“漏做出库”的情况直接作为资产损失处理。
四、盘点差异处理完以后，要留下完整的处理依据
邹凌瀚律师在帮助宗教活动场所进行库存盘点、历史账务清理和财务合规整改时，会比较关注盘点差异最后有没有处理依据。
比较完整的资料通常能够说明：
账面有多少、实际盘点多少、差异多少；
差异是什么原因形成的；
由谁进行了说明和核实；
按照内部制度是否需要履行审批程序；
最终财务按照什么依据进行了账务处理。
如果涉及报损、责任赔偿等事项，相应的审批、赔偿以及入账资料也应当一并保存。
这样以后再看这笔账，不会只看到“库存减少5000元”，而能够知道这5000元为什么减少、经过什么程序处理。
发现差异 → 查明原因 → 完善手续 → 履行审批 → 账务处理
所以库存盘点发现少了东西，先把原因查清楚。
已经领用的，按照实际用途补充处理；属于正常损耗的，按规定处理；因保管不当等原因造成损失的，查清原因和责任。不能盘点少了5000元，就直接把账减掉5000元。
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