小厂委外加工靠本子记，发出去多少、回来多少、加工费多少，全是糊涂账，用进销存工业版管委外，进度成本不丢。
小厂委外加工靠本子记，发出去多少、回来多少、加工费多少，全是糊涂账，客户问进度说不清、月底对账对不上、成本算不准。易特进销存工业版委外加工管理，发料有单、回来验收、加工费自动算，进度可查成本不丢。
一、委外加工是小厂最容易丢的环节
东莞一家35人的五金加工厂，老板姓孙。他厂里有几道工序自己做不了，要外发给别的厂加工，比如热处理、电镀、喷涂。以前委外全靠本子记：发了多少料出去、发给谁、什么时候发的、回来多少、加工费多少，都记在本子上。结果经常出问题：料发出去了回来少了、加工费算错了、客户问进度说不清在哪家外发厂。
孙老板说，有一次一批件外发热处理，发出去500件，回来只有480件，外发厂说我们只发了480件，本子上记的是500件但没有对方签字，扯不清，最后自认倒霉亏了20件的钱。还有一次月底对账，外发厂说我们欠他三万加工费，我们账上只有两万，查了半天才发现有几笔加工费漏记了。委外这个环节，不管好就是钱往外漏。
二、根因是委外没有系统化管理
委外管不好，根子是没有系统化管理。委外涉及发料、加工、回厂、验收、加工费结算，环节多、数据多，靠本子记容易漏、容易错、容易扯皮。而且委外件在外面，进度跟踪不到，客户问了只能打电话问外发厂，外发厂说在做了，实际可能还没排上。
还有一个问题：委外成本算不准。委外加工费、发出去的材料成本、回来的损耗、运输费，这些如果不系统记录，就没法算进产品成本。产品成本少了委外这一块，报价就不准，可能接了亏本的单还不知道。很多小厂产品成本算不清，委外没管好是重要原因。
三、进销存工业版怎么管委外加工
孙老板用易特进销存工业版后，委外加工管清楚了。具体做法：第一，建委外加工单，记录外发什么料、多少数量、发给哪家、要求什么时间回来；第二，发料时出库，系统自动减库存，发料单有双方签字确认；第三，回来时做委外验收，核对数量和质量，合格的入库、不合格的退回或返修；第四，加工费按委外单自动结算，生成应付，月底对账直接从系统出对账单。
这样委外加工全程在系统里：发了多少、回来了多少、还有多少在外、加工费多少，一清二楚。孙老板现在随时能查：某批件发给哪家了、做了多少、什么时候能回来，不用打电话问。月底对账，系统出对账单，外发厂确认，不再扯皮。委外成本自动算进产品成本，报价有依据，不再接亏本单。上线后，委外数量差异从月均几百件降到几乎为零，加工费对账差异从几千块降到几百块以内。
环节：发料 ｜ 上线前：本子记，无签字 ｜ 上线后：委外单出库，双方签字确认
环节：进度跟踪 ｜ 上线前：打电话问，说不清 ｜ 上线后：系统查，发了多少回了多少在外多少
环节：回来验收 ｜ 上线前：点个数就收 ｜ 上线后：核对数量质量，合格入库不合格退回
环节：加工费 ｜ 上线前：手工记，容易漏 ｜ 上线后：按委外单自动结算，生成应付
环节：对账 ｜ 上线前：差几千块，扯皮 ｜ 上线后：系统出对账单，差几百以内
四、委外管理，小厂要注意什么
委外管理要管好，关键是单据齐全和及时。我的建议是：第一，每笔委外都要建单，不要口头说一声就发料，发料必须有对方签字确认，避免数量扯皮；第二，回来必须验收，核对数量和质量，不合格的要记录并处理，不要收了就完事；第三，加工费及时录，不要攒到月底一起算，容易漏；第四，定期和外发厂对账，不要等积累多了再对，差异大了难查。
还有一个建议：选择靠谱的外发厂。系统管得再好，外发厂不靠谱也没用。要选质量稳定、交期准、配合度高的外发厂，长期合作。孙老板就是通过系统里的委外数据，筛选出质量好交期准的外发厂重点合作，淘汰了几家经常出问题的，委外质量和交期都提升了。系统数据是选择供应商的依据。
小厂应收应付怎么对账，这篇讲过按单对账流程；仓库账实不符的根在哪，这篇孙老板当时也参考了。委外发料和验收及时录单，数量和成本的数据才准，不然委外永远是糊涂账。
总结
小厂委外加工靠本子记，发出去多少回来多少加工费多少全是糊涂账，客户问进度说不清、月底对账扯皮、成本算不准，根子是没有系统化管理。易特进销存工业版委外加工管理，发料有单有签字、回来验收核对、加工费自动结算、进度随时可查，成本自动算进产品。小厂要做到每笔委外建单、发料签字、回来验收、加工费及时录、定期对账，数量差异从月均几百件降到几乎为零，对账差异从几千降到几百。
常见问题
问1：委外加工为什么管不好？
委外环节多（发料、加工、回厂、验收、结算），靠本子记容易漏容易错容易扯皮。而且委外件在外面进度跟踪不到，加工费容易漏记，成本算不准。没有系统管理，委外就是糊涂账。
问2：系统怎么管委外？
建委外加工单记录发料数量和外发厂，发料出库有签字，回来验收核对数量质量，加工费按委外单自动结算生成应付。全程在系统里，发了多少回了多少在外多少加工费多少一清二楚，进度可查对账不扯皮。
问3：委外管理要注意什么？
每笔委外都要建单，发料必须对方签字避免数量扯皮，回来必须验收核对质量，加工费及时录不要攒到月底，定期和外发厂对账不要积累。还要选靠谱的外发厂长期合作，系统数据可以帮你筛选供应商。
关于作者
本文作者老周，资深ERP实施顾问，15年制造业ERP实施经验，在东莞、深圳、宁波实施过两百多家中小制造企业，专注帮中小工厂搭管理系统。易特软件专注中小制造企业管理系统15年，服务超过5000家工厂。
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