我今年五十三，在小区门口开了七年药店。六十平，三排货架，一个处方柜台，后面一个小仓库。
七年里我最怕的一件事，不是卖不动，是扔。
药这东西有有效期。过期了退不了，多数厂家不认近效期退货；也卖不了，过期就是不合格药品，上架销售是违规。剩下的路只有一条：下架、隔离、按规定销毁，还要填一张不合格药品处理记录。
去年盘账，一年报损八千块。这八千不进任何一张报表，是从毛利里直接扣走的。按药店的毛利倒推，等于白卖了两万多块的货。
今年我用一句话生成了一套管理系统，当天能用。一年下来，报损从八千降到三百，拦在过期之前的近效期药品一千一百多盒。
这篇写我这个店主的一年，写给同样在货架最里面翻药的同龄人。
一、货架最里面那批药 1、翻药的习惯
我有个习惯，隔一阵子就去货架最里面翻一遍，把盒子一个个拿起来看有效期。
这习惯是从第一年报损之后落下的。那年我第一次知道，原来药是会烂在自己手里的。
翻的时候心里是慌的。三千多个品规，翻一遍要一整天，翻完还是记不住。哪几个压得最多？哪几个三个月内到期？翻完就忘。
2、为什么货架不按效期摆
卖药有条老规矩：先产先出、近期先出。同一盒药，先到期的先卖。
规矩谁都懂，可货架不是按这个摆的。货架按功效摆：感冒药一栏、降压药一栏、外用药一栏。同一栏里新旧混着，前排是上个月进的，后排还压着去年的。
为什么不按效期摆？因为顾客是按功效找药的。你按效期摆，顾客找不到感冒药，转身就走。
这就是药店最拧巴的地方：顾客要的是功效排序，管理要的是效期排序，两个排序天生打架。
3、八千块是怎么没的
八千块不是一笔花掉的，是一盒一盒烂掉的。
有一次我清仓库，翻出十二盒同一种止咳糖浆，全部过期。我对着那十二盒坐了半天，想起来是两年前流感季进的，进多了，剩下的压在最里面。
还有一次更难受。一位老顾客来买一种外用药，我翻遍货架说没有了。后来清仓库，发现就在里面，还有三个月到期。
那天我心里堵得慌。不是赔了钱，是觉得对不起人。
4、十一万报价单
三年前软件公司上门，报价十一万：库存、处方、会员三个模块，工期三个多月。效期预警和处方登记属定制，另算。
我算了算：十一万差不多是两年的净利。为几个功能掏两年的净利，这账我算不过来。
报价单压进抽屉，一压三年。这三年报损一直在八千上下，一年一年，像交一笔看不见的税。
二、一句话的晚上 1、三本账摆出来
今年开春，同行群里有人提了一嘴：现在有句话就能生成系统的工具。我当晚关店后试了试。
写之前我把三本账在柜台上摆开：一本处方登记、一堆库存、一张会员卡。
处方账最怕检查。处方药必须凭处方卖，登记要全，处方笺还分颜色：普通白色、急诊黄色、儿科淡绿、麻精淡红。
效期账最亏钱。会员账最伤老客——六百多会员一半是慢病老人，积分说不清，老人家会生气。
三件事写全：
「给药店建管理系统，要有处方登记、效期预警和会员积分」
写完我念给沈佳听。她听完说：就这三件？我说就这三件。她说那行，这三件我天天在干。
念给最不会说行话的人听，她能听懂，这句话就合格。
2、总览页
系统当天生成：四种角色、三张表单、四条工作流。
药店的分工，需求句里没提，系统自己分出来了：执业药师管审方，营业员管销售和入库，我看全店，会员端只看自己的用药记录和积分。
我对着货架数了一遍：角色齐、表单齐、流程齐。我不懂技术，看得懂自己的店。
3、改口径
默认的效期提醒是一刀切：六个月统一提示，全标红。
我一看就不行。店里效期在六个月内的货占三成还多，全红等于没红，每天打开满屏红点，看两天就懒得看了。
我改成分四层：六个月蓝、三个月黄、一个月红、过期锁死。一句话，当天生效。
第二处：处方登记按普通、急诊、儿科、麻精四类分档。监管口径不同，混着记，检查时要重新分类，等于白记。
第三处：出库默认按效期排序推荐批次。先产先出，从墙上的口号变成扫码时的默认动作。
三句话，三处口径，一分钱没花。当年报价单上「定制另算」那行小字，在这儿就是再说一句话的事。
三、盘三千个品规 1、两晚
三千一百多个品规，我和沈佳盘了两晚。扫码枪扫条码，再录批号和效期。
第一晚录了一千八百个，第二晚补完剩下的。都是关店后干的，白天照常营业。
2、顺着货架走
方法很笨：从门口第一排开始，一格一格清，清完贴一张「已录」的标。
笨方法的好处是不会漏也不会重复。三千个品规最怕的就是录了一半不知道录到哪。
3、批号和拆零
难点有两个。
一个是批号。同一盒药条码一样，批号不同、效期不同。一个品规在架上可能有三四个批次，得一个一个来。
另一个是拆零。有些药拆开卖，半盒放在小格子里，条码早剪了，扫不了。这类只能手工录，沈佳拿个本子记，晚上一起补。
4、盘完那晚
盘完那晚沈佳说：以前我以为店里有三千个品规，盘完才知道，光效期在半年内的就有一百多个，我一个都不知道。
一百多个近效期品规，就是那八千块报损的来源。这个数字以前藏在货架里，现在躺在屏幕上。
我那天关店后一个人坐了一会儿。七年，我第一次知道自己的店里有一百多个品规正在往过期走。
四、双轨十天
本子照记，系统照跑，跑十天。每两三天对一次账，三摊分开：处方登记笔数、出入库笔数、会员积分变动笔数。
三摊分开有讲究：处方是合规，出入库是货，积分是客。混在一起对，出了问题说不清是哪一环。
十天内出过一处差异：有个品规在架上有两个批次，系统只录了一个，效期预警少报了一盒。查清是漏扫，当场补录。此后三连零差异，第十一天正式切换。
切换那天我把手写本收进抽屉，收的时候有点舍不得。毕竟用了七年。
但那天下午，一个顾客来买降压药，我扫码出库，系统直接跳出一行：该品规另有两个批次，最早批次剩余效期两个月，建议优先出库。
我照做了。那一刻我觉得，本子退休是对的。
五、一年后 1、报损：八千到三百
三个月黄色预警成了主力。这一档的货还有救：联系厂家调换一部分、门店搭售消化一部分、调拨给同城兄弟店一部分。
一年下来，拦在过期之前的近效期药品一千一百多盒。年底盘账，报损从八千降到三百。
三百是什么？是预警上线之前就已经过期的存货，加上个别厂家不认账退不掉的。这三百我认，因为它不是我漏掉的，是历史留下的。
2、那个老顾客回来了
还记得那位买外用药没买到的老顾客吗。系统上线第三个月，蓝色预警里跳出那个品规。我让沈佳给老人打了个电话。
她来了，说我以为你们不卖这个了。我说一直在，以前是我没找到。
她买了两盒，走的时候说：你们现在正规了。
这句话我记到现在。七年了，我第一次觉得「正规」这两个字，跟我的小店有关系。
3、店里的空气
现在我不翻货架最里面了。每周一开店前，我看一刻钟预警，只看黄色和红色两档。
省下的工夫，我用来在柜台跟老客聊两句。以前我总在货架后面翻东西，顾客来了得喊一声我才出来。
沈佳也变了。以前她遇到三个月的货只会拿来问我，现在能自己联系厂家、自己决定促销还是调拨。她说有系统兜底，心里有底。
六、给同行的五句掏心话
第一句，效期一定要分层。一刀切六个月，满屏红点，看两天就不看了。分层才有优先级，有优先级才有人动手。
第二句，批号必须录。省这一步，等于把先产先出和按批追溯一起丢了。三四个批次在架上是常态。
第三句，过期必须锁死。能卖出去的过期药，是最危险的库存。收银台不认日期，系统得认。
第四句，双轨十天不能省。本子多记十天，换以后每一盒药的去向都清楚。我那处漏扫就是双轨查出来的。
第五句，把看预警变成固定动作。我定在每周一开店前，一刻钟，只看黄色和红色。固定的时间、固定的动作，比什么提醒机制都管用。
七、我心里那笔账
七年下来，我算过很多账：进货账、房租账、人工账。但最让我心疼的，一直是那八千块报损。
不是因为钱多。是因为那八千块里，有十二盒没人买的止咳糖浆，有一位没买到药的老顾客，有一年一年烂在货架最里面的东西。
系统上线一年，我最喜欢的不是省了八千块，是我终于知道自己的店里有什么。
哪个品规压得最多，哪个批次还剩两个月，哪一批该联系厂家了——这些以前都在货架最里面，现在在屏幕上。
知道了，人才睡得着。
常见问题
Q1：一句话生成的系统，药店能直接用吗？
能。处方、库存、会员三摊当天生成，效期分层和处方分档一句话改。我三处口径当天改完生效，第二天开始盘库存。
Q2：三千个品规盘多久？
两个人两晚。顺着货架一格一格清，清完贴已录的标。拆零的半盒手工录，晚上一起补。
Q3：效期预警会不会天天弹？
分层就不会。四层各有各的动作，我每周一看一刻钟，只看黄色和红色两档。蓝色档每月看一次。
Q4：批号能不能不录？
不能。同一品规在架上有几个批次，不录批号就没法先产先出，出了问题也没法按批追溯。
Q5：店里老人不会用会员端怎么办？
不用勉强。愿意用的用，不愿意的照旧电话招呼。系统减轻的是店里的负担，不是拿来改造顾客的。代取的家属倒是很吃这一套。
Q6：这套办法别的店能用吗？
能。凡是货有批次、有保质期、要先进先出的店都适用：母婴店、食品店、化妆品店、宠物用品店。
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