办会的人最怕一个场景：会议当天，现场发现少了一样东西。不是做得不好看，是漏了。
会议物料单看都不复杂，难就难在种类多、时间紧、还不能出错。与其开会前一天对着现场干着急，不如提前按位置把清单列一遍。
图1 · 会议现场
01
入口与签到区
参会的人最先接触的就是这里。常见物料包括：
签到背景墙 会议欢迎牌 活动主题展架 参会证、嘉宾证、工作证
舞台两侧展示画面
胸牌、挂绳
这块的作用只有一个—— 让人一进门就知道往哪儿走。
02
主会场
主会场是整场会议的视觉重点。常见物料包括：
舞台主题背景板 大屏主视觉 会议主题字 讲台包装 两侧展示画面 合影背景
03
桌面与参会资料
这一部分东西比较零散，也最容易漏。常见物料包括：
席卡桌牌 议程单 会议手册 企业画册
资料袋
笔记本和笔
证书奖牌
其中席卡最要当心—— 姓名、单位、职务必须反复核对。 东西不大， 名字错了，台上台下都难看。
04
导视与氛围
场地大、分会场多的时候少不了：
入口指示牌 楼层导视 分会场指引 洗手间和茶歇区指引 企业展示板 打卡拍照背景
05
会后还要用的
有些会议结束以后，还会涉及：
合影照片输出 纪念册 活动回顾展板
这几样 提前说一声, 就能和会前物料一起排，不用会后单独再赶。
这五处不用样样都做，按场地大小和流程挑就行——但清单一定要一次列全，不做的可以划掉，漏了的补都来不及。
图2 · 五处清单 + 下单前三件核对
下单前，三件事先核清楚
一是尺寸和数量，多大、多少套，落到数字上；
二是设计文件，图片清晰度、出血、格式是否符合制作要求；
三是交付时间，哪些提前送到，哪些必须在开会前装完，分开定。
齐河这边年会、招商会、培训会不少，档期一挤就越往后越难安排。把清单先列出来，做哪几样慢慢定，比临时补单从容得多。
图3 · 会场布置
图4 · 会议活动场景
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