原创文章，作者：坚持飞翔的鱼
很多公司会议都存在这样的问题：（1）会上争吵已成习惯，会议效率低下，缺乏高效的会议机制和文化，往往“议而难决、决而不行”；（2）部门/流程职责划分不清，一旦出现问题，各部门之间相互推卸责任；（3）相同的问题重复发生，问题得不到彻底解决，缺乏长效的解决方案；（4）该公司总经理领导能力明显不足、不作为，默认、纵容会议上的“吵架”行为；（5）员工缺乏执行意识，公司缺乏良好的协同文化和沟通机制。以下关于组织会议的几点看法，希望对本案例中的作者有所借鉴。
明确会议目的——总结回顾、解决问题、达成共识
一般来说，会议的目的主要有三个：（1）总结回顾。回顾工作的进展状况，总结成功经验和教训，进一步改进工作方法与提升工作效率；（2）解决问题。集众人之智慧，群策群力，系统全面分析出现的问题，提出科学合理的问题解决方法；（3）达成共识。通过会议的形式，公布决议或事项，统一大家的思想，以达成共识。因此，开会也要“以终为始”，就是要从会议的目的/结果来召开会议，不要为了开会而开会，更不应让会场成为“吵架”的战场，否则只能是劳民伤财、适得其反。
会前沟通准备——确定议题、安排议程、发布通知
1、确定会议议题。作为会议的组织者，首先就要明确会议的目的、确定会议的议题。然后收集参会者（参会领导及各主要参会人员）的问题，对问题进行初步分析，并对问题的轻重缓急进行排序，确定哪些问题需要请示公司领导或需要领导之间进行沟通，哪些问题需要列入会议议程，哪些问题需要会前做好沟通，哪些问题需要专项讨论，哪些问题不要讨论等等。确定好会议议题后，按照议题内容与相关人员进行沟通，让议题相关人员了解议题并达成初步的解决方案。
2、安排会议议程。会议议程就是确定会议议题和事项的先后顺序及注意事项，会议议程安排至关重要，会直接影响会议的秩序、纪律和效果。因此，会议前要做好充分的会议策划，准备好会议所需要的一切事项，包括会议主题确定、会议议题排序、参会人员确定、会议材料准备、会议时间安排、会议室预订、会议事前沟通及其他会议设备、工具等准备。
3、发布会议通知。会议通知一般包括会议的目的、主题、时间、地点、参会人员、会议要求、会议纪律及注意事项等。会议通知要视会议的类型提前发布，一般越重要的会议应越早提前发布，会议一般是提前三天发布，让参会人员提前做好会议的相关准备，同时在会议前一天应再次邮件或短信提醒。
会中引导掌控——适当引导会议议题，掌控会议的议程、时间和秩序
作为会议的组织者或主持人，需要掌控好会议的议程、时间和秩序，适当引导会议议题和会场氛围，避免出现会议失控的情况。本案例中出现的情况，很重要的一个原因就是作为会议的组织者/主持人未能掌控好会议的议程和秩序，特别是该案例中公司的总经理，从某种程度上说，是该公司总经理默认（不作为）和纵容了会议上的“吵架”行为，从侧面也可以看出该公司总经理的领导能力明显不足，使得会议吵架成为习惯，甚至成为该公司的会议文化，而每次会议吵完之后问题依然存在，大家该干嘛还干嘛，没有从根本上解决问题，使得问题反复出现，会议吵架每天上演，这样的会议不开也罢。
开会也是一门学问，一定要把握好开会的原则，即能不开会的坚决不开会，能会前解决的问题会前解决，会议议程中的问题果断解决，会议上不能解决的问题会后解决，会议不能解决的问题可专项解决。同时，营造就事论事、简单高效、自我反思的会议文化，坚持从自己出发，摆出事实，客观分析原因，反对推卸责任的行为。如果能够把握这些原则，我相信本案例中的问题应该不会发生。
会后落实跟进——确定会中决议事项，会后落实跟进
会议结束后，通常会达成一系列会议决议，需要会议组织者形成会议纪要，将会议中的决议事项列为公司的重点工作任务进行督办，明确决议事项的具体内容、工作要求、责任人、协助人员、监督人、要求时限以及资源配备和协助等，并由相关人员签字确认。对于会议决定的事项，责任人不得无故拒签，否则将按照公司制度进行处理，从而形成“会前有准备、会中有决议，会后有跟进”的会议文化。
善用系统方法——只有找到问题的根源，才能从根本上解决问题
同样的问题反复出现、老生常谈，会上反复争吵。究其原因，就是“头痛医头，脚痛医脚”，没有找到问题的本质，没有从系统上去解决问题，就像人的身体一样，没有找到病症的根源，吃再好再多的药只会使病情更复杂。因此，在企业管理中要善用系统思维和方法，要从整体上来看待企业的各种问题，处理好整体与部分之间的关系，有时对于部分有利的方法对整体未必有利，要从根本上提出解决问题的方法，这样才能够彻底解决病根。善用系统方法，事前做好整体和系统规划，把问题在萌芽时期就解决掉，对于复杂的问题可以专门立项处理，从而减少问题的发生和不必要的会议。
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