外贸公司巧用免费开源软件防范企业经营风险的真实案例|163

引言

日前拜访老客户“上海欣昌减震器厂”，得知他们厂最近发生了外贸业务员飞单的事情，被老板报警处理了。欣昌减震器厂生产各种橡胶减震器件，产品有一半是外销。孙经理是外贸部负责人，手下有十几个外贸业务员。欣昌减震器厂是Odoo的老用户了，五年前就开始使用Odoo ERP系统。使用的模块包括生产、库存、采购、销售、CRM等，销售包括外销和内销两个部门。

欣昌减震器厂ERP系统界面

Odoo是欧洲开发的，世界排名第一的开源ERP软件，开源智造是Odoo在中国最大的技术服务商。

孙经理手下发生飞单事件，孙经理自然也脱不了干系。老板要孙经理写出整改报告，并且要举一反三，未雨绸缪，制定措施，预防外贸中各种风险情况。孙经理是老外贸人，熟知外贸中各种风险情况，之前也制定了各种防范措施，无奈制度容易，落地执行难。听到孙经理的叹息，我来兴趣了。企业如何加强内控，防范风险，尤其是中小企业，岗位配置不齐，人手缺乏情况下，如何内控，一直是我感兴趣的问题。

接着孙经理的问题，和孙经理一边喝茶，一边听孙经理细述外贸骗局风险。总结起来，有这么几种情况：飞单、阴阳合同、带走客户、连环骗局。

外贸企业经营风险详解

飞单

飞单，又叫半SOHO，是外贸行业最常见的问题。业务员开发的客户，见客户好说话，价格好，业务员私下联系别的工厂，从别的工厂拿货发给客户，业务员赚差价。相比提成，赚差价肯定是更多的，因而业务员才会铤而走险。

阴阳合同

业务员在外面（通常是香港）开设私人账户。和客户谈妥订单后，做阴阳合同，和客人签订的合同价格高，自己伪造一份价格低的合同交给公司。客人打款的时候，让客人打入自己在香港开设的私人账户，再从私人账户打款给公司。价格差价留在自己的私人账户。

带走客户

外贸业务员干了几年，干出成绩了，想飞出去单干，做全职SOHO。有一些不良业务员，在SOHO之前，会苦心积虑，将公司一些优质客户发展为个人客户，离职时候将客户一并带走。

连环骗局

这个有点复杂，孙经理自己没被骗过，但同行中好几家被骗过，教训很惨重。孙经理的朋友，张经理就中过这个招，损失惨重。

一位尼日利亚的商人，看好了张经理公司生产的工业阀门，很迅速的下了单。然后就通知上家（注意，打进货款的另有其人）打了10万美金到张经理公司香港的账上，可真实货值才不到一万美金（高出越多，一旦上当，外贸企业赔得就越多）。

此时这位尼日利亚朋友说，他的另一位中国供应商没有美金账户，让张经理转换成人民币代付一下。当时因为接单心切张经理就答应了，将除货款外的将近60万转到了他指定的账户（找借口转移剩余货款）。

钱转了之后，另一个骗子去香港报案，说这笔钱是他因为受骗才转到了张经理的账户上，然后警方就封了张经理的账户，以诈骗罪指控他。此时尼日利亚商人也消失了，联系不上。

当该骗局露出真面目，张经理去报警，这时内地的警方会说，“案件的始发地是香港，应该去香港报警”。但当张经理去香港处理时，因为是骗子先报的案，所以被当做犯罪嫌疑人控制了起来。经过保释后出来的张经理，还要每个月去香港报到，直到把钱退给骗子才可以。

免费开源的Odoo ERP软件大发神威

听完张经理的描述，我大概有些主意了。飞单和带走客户，问题出在客户只知道业务员，不知道公司。客户只认业务员，不认公司。解决办法是，从一开始就应该以公司行为去开发客户，严禁以业务员个人名义去开发客户。阴阳合同和连环骗局，应该加强财务把控。这两种情况都有一个特点，就是打款方和合同方不一致。财务应该增加一道审核，当发觉打款方和合同方不一致，财务必须邮件与打款方及合同方核实，确保款项是来自客户的货款，核实清楚之前，该笔款项不可乱动。

具体到孙经理的欣昌公司，客户开发环节：

1) 公司信息发布（产品介绍、软文等），必须有公司邮箱和电话，严禁只留业务员个人联系方式。发现有业务员只留个人联系方式，及时警告，屡教不改，劝退。

2) 开发信、报价等发给客户的邮件，必须从Odoo ERP系统发送，严禁用业务员个人邮箱发送。Odoo ERP集成了邮件功能，从系统发送的开发信、报价，客户回复了，系统会自动抓入到ERP。因而和客户的来往邮件记录，都记录在ERP了。如果业务员离职，换一个业务员，客户的历史沟通，历史交易都在系统中，很容易接手。

3) ERP系统的报价单、PI、CI 等单据模板上，增加公司打款账号，单据上特别提醒客户，请按单据上的账号付款，其他账号都不要付款。此三条措施下去，飞单、阴阳合同、带走客户的情况就难以发生。

Odoo销售平台的智慧型PI推送单

财务内控环节，欣昌的财务已经用了几年的Odoo ERP，到款登帐是直接从网银下载的银行流水Excel导入。流水导入时候，系统不仅会导入时间、金额等信息，也会自动关联打款人信息。正常情况，如果打款人和合同方是同一个，流水导入时候，系统可以自动关联ERP中的打款人。如果不是同一人，则导入时候，系统关联不到打款人。财务内控审核增加一道要求，如果打款人未在ERP中登记过（导入时候关联不到打款人），财务必须邮件核实合同方和打款人是一起的，且支付的是货款。此措施下去，连环骗局就可以避免了，阴阳合同也能在财务内控环节发现。